غالبًا ما تبحث وكالات التوظيف المؤقت عن العمال لملء وظائف السكرتارية وذلك من خلال تسجيل الدخول والاختبار مع وكالة واحدة أو أكثر، يمكن لموظفي التوظيف مطابقة مهاراتهم وقدراتهم مع عملائهم الذين يبحثون عن متخصصين في السكرتارية حيث تقوم هذه الوكالات بتدريبهم على الكمبيوتر.
المؤهلات العامة لوظائف السكرتارية
- دبلوم المدرسة الثانوية أو تطوير التعليم العام (General Educational Development).
- مؤهل رسمي في إدارة المكاتب أو أعمال السكرتارية أو التدريب ذي الصلة.
- 1-2 سنوات من الخبرة كسكرتير إداري ستكون مفيدة.
- إجادة متقدمة في إدارة المستندات وجداول البيانات وقواعد البيانات.
- القدرة على الاتصال داخليًا وخارجيًا في الأمور الإدارية.
- مهارات حفظ الملفات وحفظ السجلات والتنظيمية استثنائية.
- معرفة عملية بالطابعات، وآلات التصوير والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس.
- الكفاءة في جدولة المواعيد وأنظمة تحويل المكالمات.
- مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية.
- مهارات شخصية استثنائية.
- تقديم التقارير إلى الإدارة وأداء واجبات السكرتارية.
- معالجة التقارير والمستندات وكتابتها وتحريرها وتنسيقها.
- حفظ المستندات وإدخال البيانات وصيانة قواعد البيانات.
- التنسيق مع الإدارات الداخلية والتواصل مع الجمهور.
- توجيه المكالمات الداخلية والخارجية ورسائل البريد الإلكتروني والفاكسات إلى الإدارات المختصة.
- ترتيب وجدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث.
- مراقبة اللوازم المكتبية وطلب البدائل.
- تجهيز المرافق وترتيب المرطبات للمناسبات إذا لزم الأمر.
- الالتزام بأفضل ممارسات وآداب العمل.
- المساعدة في النسخ والمسح الضوئي وإرسال الفاكسات والبريد الإلكتروني وتدوين الملاحظات وحجوزات السفر.
- يقوم الأمناء بأداء المهام الإدارية والكتابية وحتى الإدارية.
- إرسال مكالمات هاتفية يحيون ويوجهون الزوار ويكتبون المراسلات المكتبية والمذكرات وجداول الأعمال ومحاضر اجتماعات مجلس الإدارة.
- التخطيط للاجتماعات وجدولة المواعيد وتنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وإدارة المشاريع الخاصة.
- يمكنك أيضًا الاتصال بالعملاء أو الشركات الأخرى عن طريق الهاتف والبريد والإنترنت والبريد الإلكتروني.
- استخدام برامج معالجة الكلمات والمحاسبة وأجهزة الفاكس وآلات التصوير والماسحات الضوئية وعقد المؤتمرات عبر الفيديو وأنظمة الهاتف متعددة الخطوط.
- الدعم الإداري لجميع أنواع المنظمات ولهم دور محوري في مساعدة عمليات المكتب على العمل بسلاسة.
- جدولة المواعيد والأحداث والتواصل بين الموظفين والعملاء.
- أن تكون مسؤولاً عن تنظيم الملفات واللوازم المكتبية وإدارة المشاريع.
- تسجيل المحاضر أثناء الاجتماعات، سوف تحتاج إلى مهارات جيدة في الاتصال والحاسوب.
لذلك يجب أن تتوافر في السكرتير الكفاءة اللازمة لإنجاز وإتمام الأعمال بأفل وقت ممكن وسرعة أكثر ويجب أن يكون السكرتير عنده القدرة على امتصاص غضب الجميع.
