يساعد الأمناء والمسؤولون في الحفاظ على عمل المؤسسة بسلاسة، مع الاهتمام بالمهام الإدارية والتنظيمية التي تجعل المنظمة تعمل ويمكن استخدام المسمى الوظيفي “المسؤول” و “السكرتير” بتبادل الوصف لنفس الدور، ويمكن أن يكون “السكرتير” اسمًا لشخص ظاهري.
شروط نجاح السكرتاريا
1- الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
قد يكون الأمناء مسؤولين عن الرد على خطوط هاتف المكتب وتوجيه كل مكالمة إلى الشخص المناسب، في كثير من الأحيان، حيث أن من أهم مهام السكرتير هو التعامل مع مكالمات الاستجداء ومكالمات العملاء وتلقي الرسائل، فقد يتلقى السكرتير القانوني مكالمات منتظمة من العملاء بشأن القضايا أو المعلومات الأخرى، ويجب أن يكونوا قادرين على توجيه كل مكالمة مع العميل إلى المحامي المناسب، وتلقي وتوزيع الرسائل والمراسلات الأخرى.
2. تنظيم وتوزيع الرسائل
يؤدي السكرتارية مهمة أساسية أخرى هي تنظيم وتوزيع المذكرات والملاحظات والرسائل وغيرها من الاتصالات المكتوبة، بالإضافة إلى ذلك، قد يتمتع السكرتارية بمهارات اتصال وتحليلية استثنائية للقيام بمهام اتصال، فقد يُتوقع من السكرتير التنفيذي الذي يعمل مع الرئيس التنفيذي لشركة تكنولوجيا كبيرة أن ينظم وينشر مختلف الرسائل أو المذكرات لتقديم الاتصالات الأكثر إلحاحًا فقط إلى الرئيس التنفيذي.
3. المحافظة على جداول الشركة
الأمناء عادة ما يكونوا مسؤولون عن الحفاظ على جداول وأجندات المهنيين في شركاتهم على سبيل المثال، قد ينظم سكرتير شركة تسويق كبيرة جداول الفريق لكل قسم من أقسام الشركة بالإضافة إلى جداول أعمال المديرين التنفيذيين من خلال تحديد مواعيد مع العملاء والبائعين والمساهمين.
4. تنظيم الوثائق والملفات
أن الاحتفاظ بالوثائق والسجلات والملفات منظمة مهمة أخرى مهمة يمكن توقع قيام الأمناء بأدائها، قد يتولى السكرتير الطبي عادة مسؤولية الحفاظ على نظام حفظ السجلات الطبية للمرضى، وتقارير النفقات الخاصة بالإمدادات الطبية والأدوية، والوثائق الإجرائية وغيرها من المستندات المهمة.
5. تحية رجال الأعمال والضيوف
يتولى الأمناء أيضًا واجبات الاستقبال بالإضافة إلى مسؤولياتهم الإدارية، فقد يعمل المساعد التنفيذي كموظف استقبال للترحيب بالعملاء الذين يصلون لحضور مؤتمرات أو اجتماعات، وقد يكون الفرد الذي يساعد الزائرين على الاستقرار، ويدون الملاحظات أثناء الاجتماعات مع العملاء، ويعمل بشكل عام على الحفاظ على الاحترافية وبشكل عام.
6. توثيق المعلومات المالية
يوجد أيضاً مهمة أخرى ضرورية للغاية قد يتولى السكرتارية هي توثيق النفقات والأرباح والمعلومات المالية الأخرى، قد يكون السكرتير في شركة مبيعات مسؤولاً عن توثيق أرقام الإيرادات والمبيعات من تقارير فريق المبيعات بالإضافة، إلى نفقات الشركة وتكاليف التشغيل.
7. صيانة وطلب اللوازم المكتبية
السكرتير مسؤول عن الاحتفاظ بسجلات الجرد والحفاظ على اللوازم المكتبية، قد يكون السكرتير مسؤولاً أيضًا عن تقديم الطلبات الخاصة بالإمدادات، فقد يقوم مسؤول المكتب بإعداد جدول بيانات شهري للاحتفاظ بسجل قيد التشغيل لعدد المستلزمات مثل ورق النسخ والحبر والأقلام ومجلدات الملفات والإمدادات المخزنة بشكل كافٍ.
8. تنظيم وعقد الاجتماعات
إلى جانب جدولة الاجتماعات والمؤتمرات، قد يتولى السكرتارية أيضًا مسؤولية تنظيم الاجتماعات وإدارتها على سبيل المثال، قد ينظم السكرتير التنفيذي لرئيس تنفيذي لشركة بيع بالتجزئة اجتماعًا مع مصممي الملابس أو ماركات الأزياء أو غيرهم من المهنيين في هذه الصناعة، فقد يعقد السكرتير الاجتماع من خلال مناقشة النقاط المهمة في المؤتمر وتدوين الملاحظات للمدير التنفيذي وصناع القرار الآخرين في الشركة.
9. مساعدة المديرين التنفيذيين في مهام المشروع
يمكن أن يكون السكرتير لا يقدر بثمن في مساعدة المشرفين على إكمال المهام الصغيرة كجزء من المشاريع الأكبر، فقد يساعد سكرتير مدير تسويق رئيسي من خلال تنظيم التقارير أو طباعة المستندات أو إعداد عرض تقديمي، يجب أن يمتلك هذا النوع من المحترفين مجموعة واسعة من المهارات اللينة والصعبة للنجاح في هذا الدور.
10. الإشراف على الموظفين الجدد
قد يكون الأمناء أيضًا الموجهين الذين يعملون مع الموظفين عند تنفيذ الإجراءات وعند تدريب الموظفين الجدد، نظرًا لمعرفتهم وخبراتهم مع شركاتهم، يساعد العديد من الأمناء في قيادة الموظفين والتعيينات الجديدة في تطوير مهاراتهم، واتباع بروتوكول الشركة والتعرف على البيئة العامة للشركة.
11. التنسيق مع المنظمات الأخرى
يعمل سكرتير الشركة على التنسيق وتكوين العلاقات مع الشركات والمؤسسات الأخرى، قد يكون سكرتير شركة هندسية هو المسؤول عن الاتصال الذي يتصل بالمقاولين والمصممين والمنظمات الهندسية الأخرى لإعداد المؤتمرات أو شراء الموارد أو تكوين شراكات تجارية.
12. تنفيذ الإجراءات الإدارية
يلعب سكرتير الشركة دورًا فعالا في تطوير وتنفيذ سياسات الشركة والإجراءات الإدارية المختلفة، قد يقوم السكرتير الطبي بتطوير إجراء لتوثيق خطط علاج المريض التي تتضمن اتباع مجموعة من الخطوات لتوثيق المعلومات الطبية في قاعدة بيانات، ويقوم السكرتير بعد ذلك بتنفيذ هذا الإجراء الجديد من خلال تدريب الممرضات والموظفين على كيفية تنفيذ توجيهات السياسة.
يستخدم السكرتير بعد ذلك برنامج جداول البيانات لتنظيم البيانات المالية في تقارير مالية محددة ليقوم الرئيس التنفيذي للشركة بتحليلها والموافقة عليها.
