يقوم الأمناء بالعديد من المهام المكتبية في وظيفة واحدة ويقومون بمعالجة الكلمات وإدخال البيانات وقد يأخذون الاختزال وتقديم الأوراق والرد على الهواتف وجدولة المواعيد والتعامل مع البريد لأصحاب العمل، حيث يتم توظيف الأمناء من قبل المنظمات التجارية والمهنية والحكومية.
ما هي أنواع السكرتارية
- الفئات الرئيسية للسكرتير.
- السكرتير الخاص.
- سكرتير جمعية.
- سكرتير السفارة.
- أمين جمعية تعاونية.
- أمين الهيئة المحلية.
- سكرتير الدائرة الحكومية.
- سكرتير شركة.
تعريف طبيعة العمل ومستويات السكرتارية
ظروف العمل
- قد يعمل السكرتير التنفيذي في مكتب فسيح في مبنى مكاتب كبير.
- قد يعمل السكرتارية على مستوى المبتدئين في غرفة كبيرة كجزء من مجموعة.
- قد يعمل السكرتارية الطبية في مكاتب الأطباء المزدحمة.
- معظم السكرتيرات ويعملون مع مجموعة متنوعة من الأشخاص.
- يتعرض جميع الأمناء لضغوط على الأقل لبعض الوقت.
- يعمل معظم السكرتارية من خمسة وثلاثين إلى أربعين ساعة في الأسبوع.
- تسمح بعض المكاتب لأمناء السر بالعمل بجداول زمنية مرنة.
- السكرتير هو وظيفة بدوام كامل قد تتطلب العمل الإضافي وعطلات نهاية الأسبوع، حسب الشركة.
اتجاه نمو الوظيفة
- تنخفض فرص العمل لجميع السكرتارية والمساعدين الإداريين بنسبة 5% خلال العقد المقبل.
- يرجع في المقام الأول إلى التقنيات الحديثة التي يمكن أن تساعد الآخرين في إعداد الوثائق والمهام الأخرى التي كان يقوم بها الأمناء.
سكرتير على مستوى رفيع
- قد يكون لديك ما يلزم للحصول على وظيفة سكرتير رفيع المستوى مثل مشرف إداري.
- المحترفين يعتمدون بالتأكيد على مهارات ومهام السكرتارية الأساسية.
- الارتقاء بالحياة المهنية في مجال السكرتارية إلى أعلى مستوى.
- تنمية المهارات لأحد هذه المناصب الإدارية العليا.
قدرات التخطيط
- سيكون لديك المزيد من المهام للتوفيق بينها، وسيكون لديك فريق عمل صغير لإدارته أيضا.
- ستحتاج إلى أن يكون لديك إحساس قوي بأهداف شركتك وفهم الموارد التي لديك تحت تصرفك.
نهج استباقي
- بصفتك مشرفًا إداريًا، ستتعلم بسرعة أنك لا تتقدم من خلال انتظار حدوث الأشياء.
- سوف تحتاج إلى اتباع نهج استباقي لكل شيء في قائمة المهام الخاصة بك.
- توقع المشكلات التي يمكن أن تظهر واغتنم الفرصة لمعالجة هذه المشكلات بشكل مباشر.
الشعور بالتقدير
- يميل الأمناء رفيعو المستوى إلى التعامل مع المعلومات الحساسة مثل السجلات السرية والاتصالات الخاصة.
- ستحتاج إلى إحساس قوي بالسلطة التقديرية والقدرة على الحفاظ على السرية.
الوظائف المتعلقة بالسكرتير
- إدخال بيانات، مساعد افتراضي ومساعد مكتب.
- مساعد شخصي، مدير، ومساعد إداري.
- مدير مكتب وكاتب ملف ومساعد تنفيذي.
يقوم الأمناء أيضًا بتقديم الأوراق والرد على الهواتف وجدولة المواعيد والتعامل مع البريد لأصحاب العمل، حيث يتم توظيف الأمناء من قبل المنظمات التجارية والمهنية والحكومية. وغالباً ما يتم التنافس على هذه الوظيفة ضمن أسس ومعايير تقتضي مصلحة الشركة.
