يعرّف قاموس العنوان المهني السكرتير على أنه الشخص الذي يحدد موعدًا يعطي معلومات للمتصلين، ويأخذ الإملاء باختصار أو على الجهاز ويخفف من صفقات العمل الكتابي مع رسائل البريد الواردة والصادرة، ويحدد ويربط المراسلات المناسبة بالملفات التي تعالج من قبل صاحب العمل، ويعتني بالتقارير، يحتفظ بالسجلات الشخصية ومحاضر الاجتماعات.
مشاكل السكرتارية
- توضح مشكلة السكرتارية سيناريو يتضمن نظرية التوقف المثلى التي تمت دراستها على نطاق واسع في مجالات الاحتمالات التطبيقية والإحصاء ونظرية القرار.
- يجب معرفة أن السكرتير هو اختصاصي أعمال متعدد الاستخدامات يفهم لغة الأعمال الحديثة وليس فقط مهارة الاختزال والطباعة وحدها.
- تكمن كفاءة السكرتارية في عرضه الذكي والأعمال بطريقة تعزز صورة المنظمة وأنه بسبب تنوع وظائف السكرتارية، يصبح سلك الحياة لأي منظمة.
- إن مهنة السكرتارية تمثل تحديًا للمطالبة بمعرفة المهارات المكتبية بحواس المبادرة والمسؤولية والقدرة الإدارية.
- إن السكرتير لديه وظيفة حيوية غير محددة للعب في كل جانب من جوانب أي مهنة.
التحديات التي يواجهها السكرتير في أداء وظيفته
- الافتقار إلى مرافق العصر الحديث، والمعدات غير الوظيفية.
- الحافز غير الكافي، والافتقار إلى التوحيد في الحوافز.
- نقص التدريب، وتوفير معدات الاتصال.
- إن الحل البسيط هو استخدام خوارزمية الاختيار القصوى لتتبع الحد الأقصى للتشغيل واختيار الحد الأقصى الإجمالي في النهاية.
- يجب اتخاذ القرار فور إجراء مقابلة مع أحد المرشحين.
- تتمثل الإستراتيجية الأفضل في اختيار عدد قليل من المرشحين كعينة لتعيين المعيار القياسي للمرشحين المتبقين. لذلك سيتم رفض العينة وسيتم استخدامها فقط لتحديد المعيار.
هناك مجموعة متنوعة من خبرات العمل التي يمكن تحقيقها في مجال الدعم الإداري، والتي تتراوح بين فترات التدريب الداخلي ومستوى المبتدئين والشركاء والمبتدئين والمتوسطين والعليا مع المناصب. ومع ذلك، لا ينبغي الخلط بين هذا الدور ودور السكرتير التنفيذي، وأمين مجلس الوزراء مثل أعضاء مجلس الوزراء الذين يحملون لقب “سكرتير” أو سكرتير الشركة وكلها تختلف عن مساعد إداري.
يوجد فترات يتكدس فيها العمل إلى مستويات مرهقة إلى حد ما، يجب توفير جميع سبل الراحة وجو مريح ونطاق لمسؤولية السكرتير العادي وذلك لتحقيق التوازن بين العمل والحياة ويجب توفير بيئة مناسبة للعمل وهذا بدوره يعمل على نجاح العمل داخل الشركة.
