إن واجبات ومسؤوليات السكرتاية التنفيذية تعتبر قالب الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي، وهذا قابل للتخصيص وجاهز للنشر على لوحات الوظائف، وعند استخدام الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي، فهو قادر على توفير الوقت، وجذب المرشحين المؤهلين، وتوظيف أفضل الموظفين.
مهام السكرتارية التنفيذية
يتمثل دور السكرتير في دعم الرئيس لضمان حسن سير عمل لجنة الإدارة. باختصار، السكرتير مسؤول عن ضمان تنظيم الاجتماعات بشكل فعال، وتدوين محاضرها.
1- الاحتفاظ بسجلات وإدارة فعالة
- التمسك بالمتطلبات القانونية للوثائق الحاكمة وقانون العمل الخيري وقانون الشركات وما إلى ذلك (عند الاقتضاء).
- التواصل والمراسلات.
- من المهم ملاحظة أن السكرتير يضمن الوفاء بهذه المسؤوليات، فقد يتم تفويض الكثير من العمل للموظفين أو المتطوعين بأجر.
- بالإضافة إلى هذه المسؤولية يعمل السكرتير غالبًا كمركز معلومات، ونقطة مرجعية للرئيس وأعضاء اللجنة.
- توضيح الممارسات والقرارات السابقة، وتأكيد المتطلبات القانونية.
2- يعتبر عمل السكرتير غالباً نقطة مرجعية للرئيس وأعضاء اللجنة
- الاحتفاظ بتفاصيل اتصال محدثة (مثل الأسماء والعناوين وأرقام الهواتف) للجنة الإدارة و (عند الاقتضاء) الأعضاء.
- إيداع المحاضر والتقارير.
- تجميع قوائم الأسماء والعناوين التي تفيد المنظمة، بما في ذلك تلك الخاصة بالمسؤولين أو المسؤولين المناسبين في المنظمات التطوعية.
- الاحتفاظ بسجل لأنشطة المنظمة.
- الاحتفاظ بمذكرات الأنشطة المستقبلية والتمسك بالمتطلبات القانونية.
- العمل كوصي على وثائق المنظمة الحاكمة.
- التحقق من النصاب (الحد الأدنى لعدد الأعضاء الذين ينبغي أن يكونوا حاضرين) حاضر في الاجتماعات.
- التأكد من أن الانتخابات تتماشى مع الإجراءات المنصوص عليها.
- التأكد من أن أنشطة المنظمة تتماشى مع أهدافها.
- ضمان استيفاء متطلبات قانون الشركات والمؤسسات الخيرية (عند الاقتضاء، ما لم يكن هناك سكرتير منفصل للشركة).
- الجلوس في لجان التقييم والتوظيف والتأديب، حسب الاقتضاء.
- ضمان عقد الاجتماعات شخصيًا أو عبر الإنترنت بما يتماشى مع وثيقة النظام الأساسي للشركة.
3- التواصل والمراسلات
- الرد على جميع مراسلات اللجان.
- حفظ جميع مراسلات اللجان الواردة وإرسال نسخ من الردود عليها.
- الاحتفاظ بسجل لأي من منشورات المنظمة (مثل النشرات أو الرسائل الإخبارية).
- الإبلاغ عن أنشطة المنظمة والبرامج المستقبلية للأعضاء والصحافة والجمهور.
لم يعد مطلوبًا من الشركات الخاصة أن يكون لها سكرتير للشركة، ولكن يجب إبلاغ Companies House إذا لم يتم تعيين سكرتير للشركة، ويجب عليك التأكد أن هذا يتوافق مع النظام الأساسي الخاص بك.
بعض النصائح لكي تصبح سكرتيرا تنفيذيا ناجحا
- كن منظمًا:
- استخدم أدوات تنظيمية مثل التقويمات وقوائم المهام.
- حافظ على بيئة عمل منظمة.
- نظم وقتك بشكل فعال.
- كن دقيقًا:
- انتبه للتفاصيل.
- تأكد من صحة المعلومات التي تقدمها.
- أعد قراءة عملك قبل إرساله.
- كن متعاونًا:
- ساعد زملاء العمل عند الحاجة.
- كن لاعبًا في الفريق.
- حافظ على علاقات إيجابية مع زملاء العمل.
- كن مبادراً:
- ابحث عن طرق لتحسين عملك.
- قدم أفكارًا جديدة.
- كن مستعدًا لتحمل المزيد من المسؤولية.
- كن محترفًا:
- حافظ على مظهر احترافي.
- تصرف بسلوك لائق.
- حافظ على سرية المعلومات.
من خلال اتباع هذه النصائح، يمكنك أن تصبح سكرتيرًا تنفيذيًا ناجحًا وتساهم في تحقيق أهداف الشركة.
