اقرأ في هذا المقال
- وظائف السكرتارية المتخصصة
- الواجبات المشتركة لإمناء السر في السكرتارية المتخصصة
- المسؤوليات النموذجية لوظيفة السكرتارية المتخصصة
- أهم مهارات السكرتارية المتخصصة
يعتمد الأمناء على مجموعة متنوعة من المهارات لمساعدتهم على النجاح في وظائفهم حيث أنه في كثير من الأحيان، قد تكون السكرتارية هم الأفراد المسؤولين عن الحفاظ على إدارة المكتب والعمليات بسلاسة.
وظائف السكرتارية المتخصصة
- الإشراف على الأعمال الكتابية للمنظمة وتنسيقها ومراقبتها.
- اختيار وتعيين الأعمال المكتبية للموظفين ومكتب الانضباط.
- كتابة واستلام الرسائل نيابة عن الإدارة.
- الاحتفاظ بسجل لأرقام الهواتف المهمة.
- طباعة التقارير وإعدادها ومقارنتها.
- تحديد أولويات أعباء العمل.
- تنظيم وخدمة الاجتماعات (إعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر) إدارة قواعد البيانات.
- حفظ اليوميات وترتيب المواعيد.
الواجبات المشتركة لإمناء السر في السكرتارية المتخصصة
- السكرتير هو الشخص الذي يقوم بأعمال إدارية مثل تحديد المواعيد وقبول أعضاء جدد وتنظيم الندوات والفعاليات الرسمية.
- يمكن للسكرتير أن يكون محترفًا إداريًا يلعب دورًا مهمًا في الأعمال التجارية وغيرها من الإعدادات التنظيمية.
- عادة ما يكون السكرتارية هم الأفراد الذين يحتفظون بوظائف مكتبية ويرتبونها، وينفذون البروتوكولات وينجزون واجبات إدارية إضافية، اعتمادًا على حالة الوصف الوظيفي الخاص بهم.
- الرد على المكالمات الهاتفية وتلقي الرسائل.
- تنسيق الملفات والوثائق والحفاظ على استراتيجية حفظ الملفات.
- تنسيق مشاريع ومهام الشركة.
المسؤوليات النموذجية لوظيفة السكرتارية المتخصصة
- حفظ اليوميات وترتيب المواعيد.
- طباعة التقارير وإعدادها ومقارنتها.
- تنظيم وخدمة الاجتماعات (إعداد جداول الأعمال وتدوين المحاضر).
- إدارة قواعد البيانات.
- تحديد أولويات أعباء العمل.
- تنفيذ إجراءات وأنظمة إدارية جديدة.
- الإتصال بالمنظمات والعملاء ذوي الصلة.
- تنسيق لقطات البريد ومهام الدعاية المماثلة.
- تسجيل أو معالجة الفواتير أو النفقات.
- العمل كموظف استقبال أو لقاء وتحية العملاء.
- التوظيف والتدريب والإشراف على الموظفين المبتدئين.
- الاجتماعات والعروض التقديمية.
- التواصل الجيد وخدمة العملاء ومهارات بناء العلاقات.
- مهارات العمل الجماعي.
- مهارات التنظيم وإدارة الوقت.
- مهارات التفاوض.
- المرونة اللباقة والتقدير والدبلوماسية.
- القدرة على استخدام حزم البرامج القياسية (مثل Microsoft Office) وتعلم الحزم المخصصة إذا لزم الأمر.
أهم مهارات السكرتارية المتخصصة
- المهارات التنظيمية وتتمثل بالقدرة القوية على التنظيم، والحفاظ على رأس واضح وتتبع كل شيء من المواعيد النهائية إلى الملفات الأساسية.
- مهارات الاتصال المهنية وذلك بوجود اتصال واضح وودود إلى جانب أسلوب الهاتف الأنيق.
- المهارات الأساسية لإمناء السر.
- التواصل الجيد، وخدمة العملاء ومهارات بناء العلاقات.
- مهارات العمل الجماعي.
- مهارات التنظيم وإدارة الوقت.
- مهارات التفاوض.
- اللباقة والتقدير والدبلوماسية.
- القدرة على أن تكون استباقيًا وذلك لمعرفة ما يجب القيام به.
- القدرة على استخدام حزم البرامج القياسية (مثل Microsoft Office) وتعلم الحزم المخصصة إذا لزم الأمر.
يحتفظ السكرتير بتفاصيل الاتصال محدثة، ويوثق المحاضر والتقارير، ويجمع سجلات الأسماء والعناوين المفيدة للمنظمة، والإبلاغ عن أنشطة المنظمة ويجب أن يتأكد السكرتير أن الاجتماعات تتبع طريقة محددة، مع مراعاة قواعد وأنظمة الشركة.
