بعض المشاركين في الاجتماعات يقومون بحديث مطوّل بعد انتهاء الاجتماع، وقد تكون هذه الأحاديث من غير فائدة وقد تسبب الإساءة لأطراف أخرى، ولكن قد يكون هناك تحليل بنّاء لموقف صعب يمكن أن يكون أحسن الطرق لتحسين الأداء في المستقبل.
ما يحدث بعد الاجتماع الإداري في منظمات الأعمال:
- الرئيس والسكرتير: من المهم أن تتم مناقشة التقرير بين رئيس الاجتماع والسكرتير؛ وهذا ليتم التأكد من أن هناك هدف مشترك لِما حدث وما تم إقراره في الاجتماع والإجراءات التي تم اتخاذها.
- التوقيت: عندما يحضر الزملاء اجتماعات مع بعضهم البعض، فإن عقد اجتماع قبل الاجتماع قد يكون مفيد، وعقد اجتماع بعد الاجتماع يكون مفيد أيضًا ولكن يكون متوقف على أسباب عقده وطريقة عقده، أمّا تجهيز تقرير عن الحدث بعد وقوعه بشكل مباشر لا يفيد كثيرًا ويكون فقط استرجاع معلومات الاجتماع أو الاستمرار فيه.
- العالم الحقيقي: هناك ضغوط حقيقية للهدف والعالم الخارجي للاجتماع والبريد الوارد المليء بالأوراق، وصوت الهاتف والزوار والمراجعين في المنظمة، فهذه الأشياء قد تم وضعها جانبًا خلال الاجتماع ولكن سوف تعود بعد الانتهاء من الاجتماع.
- انقسام الشخصية: عند عودة المشاركين للعالم الخارجي لا يجدون أي تغيير، فإنهم يعودون إلى قناعاتهم القديمة بشكل سريع وبشكل غير محسوس ولا يتذكرون الاجتماع وقراراته.
- التغذية الاسترجاعية: إن تقرير ما بعد الاجتماع سوف يغطي طبيعة الحال عدد من المواضيع، مثل الأمور التي سارت بشكل جيد والتي سارت بشكل سلبي وأسباب ذلك، بالإضافة إلى ردَّة الفعل للآخرين والأشخاص الذين ظهر عليهم الود والذين كانوا يتصفون بالعدواة، والأمور التي تم تحقيقها من النقاش، وسبب نجاح وفشل التكتيكات الجماعية أو التكتيكات الفردية سوف تكون محل تحليل ودراسة.
- الملاحظات: حيث يجب تدوين الملاحظات بأسرع وقت ممكن بعد الاجتماع، لكن من المؤسف إن هذا الأمر صعب، فالكثير من موظفي السكرتاريه يعودون من الاجتماع مرهقين، وقد يكونوا متوترين حتى يجدوا كم هائل من الأعمال الأخرى تكون في انتظارهم. وأيضًا تذكر كل شيء حدث في الاجتماع مباشرة يحتاج من سكرتير الاجتماع تصميم كبير، والتبكير في إعداد محضر الاجتماع وتوزيعه يساهم على إنجاز الأمور، حيث أنّ المشاركين لا يزالون مدفعوين بحافز التذكر ممّا جرى في الاجتماع.
