اقرأ في هذا المقال
يوجد فرق واضح بين مرحلتين التعريف بالمشروع وانطلاق المشروع، فانطلاق المشروع هو عبارة عن نشاط ليتم جمع المعلومات عن المشروع، أمّا التعريف بالمشروع يأتي بعد مرحلة انطلاق المشروع.
ما المقصود بالتعريف بالمشروع؟
هو عملية تحويل المعلومات إلى شيء يتجاوز الأمنية والأمل، فلقد تمَّ قضاء وقت وجهد لا بأس بهما في جمع المعلومات التي لها علاقة بعملية اطلاق المشروع وهذا لوضع الأسس للمشروع، فعملية التعريف بالمشروع مدعمّة بالكثير من الوثائق التي تناسب المشروع، فالتقليل في الجهد والوقت لعملية جمع المعلومات اللازمة لوضع الأسس يسبب في ضعف التعريف بالمشروع، وهذا يقلّل إلى حدّ كبير من فرص تحقيق النتائج الإيجابية ونجاح المشروع.
ما الذي يلزم للتعريف بالمشروع؟
مرحلة التعريف بالمشروع التي تبدأ من عندها العديد من المشاريع بدايات خاطئة، وهذا يعود لوجود تعريف واضح أوبسبب بقائه غير واضح بسبب العديد من المعطيات المختلفة من جانب المستفيدين، لذلك التعريف الجيد هو التعريف الذي يجب أن يشرك جميع أعضاء الفريق في كل خطوة؛ وهذا ليتم الحصول على القبول والالتزام بالعمل بالمشروع، ويجب التعريف بأمور محدّدة، ومن الأمور التي يجب الجميع أن يكون لديهم علم بها ما يلي:
- ما تهدف إلى تقديمه من خلال المشروع.
- ما لا تهدف إلى تقديمه.
- الوقت المحدّد لتقديم النتائج.
- القيود التي تمَّ تحديدها.
- المخاطر المتضمنة.
الوثائق التي تستخدم للتعريف بالمشروع:
- وثيقة الجدول التنظيمي للمشروع: وهو جدول يتم فيه ذكر المشاركين في المشروع ويسجل فيه الاسم ومسمى الوظيفة، الموقع، هاتف الاتصال، تاريخ التعيين في المشروع، قائمة التوزيع.
- وثيقة بيان المتطلبات: أن تأخذ المعلومات اللازمة للوثيقة من الاحتياجات والتوقعات التي تمَّ تحديدها أثناء النقاش مع المستفيدين.
- وثيقة قائمة المستفيدين: التي تحتوي على ما يلي:
- اسم المستفيد ومسمى وظيفته.
- بيانات عن مكان العمل والاتصال به.
- هل المستفيد داخلي أو خارجي؟
- درجة أهميته في المشروع.
- اسم المستفيد ومسمى وظيفته.
- وثيقة بيان أهداف المشروع: يجب استخلاص المعلومات الواردة من هذه الوثيقة من عملك مع عميلك، وهي تحتوي ما يلي:
- بيان بالخلفية.
- الهدف من المشروع.
- الهدف الكلي من المشروع.
- النتائج الرئيسية للمشروع مع التواريخ المتوقعة لتسليمها.
- الفوائد الرئيسية المكتسبة.
- تكلفة المشروع.
- المهارات المطلوبة.
- بيان بالخلفية.
- وثيقة بيان بمجال العمل: هو المكان المناسب لتسجيل المعلومات الأخرى المنقولة من التقارير الماضية والمشاريع ذات الصلة.
- وثيقة تقييم المخاطر: كل المشاريع تنطوي على المخاطر وإدارة المخاطر، هي عملية تحديد المخاطر واحتوائها لتضمن نجاح مشروعك.
