حتى يمكن أن يقوم الفريق في الاجتماع بمهمته بشكل جيد، يجب أن يكون لديه الحافز للقيام بالمهمة كفريق واحد، كذلك يجب على المشاركين أن يكون لديهم الحافز الضروري لهم كأفراد.
الحافر لدى الفريق في الاجتماع الإداري:
المجموعات تكون متشوقة للأهداف أكثر من تشوقهم لها كأفراد، ومن خلال المنافسات يعرفون على الأقل تمامًا ما يهدفون له، وعلى وجه عام فإن مشاكلهم لا تبدأ إلا عندما يبدو أنه ليس لديهم فرصة لتحقيق هذا الهدف؛ أي إذا كان الفريق في الاجتماعات يبدو في وضع غير متفوّق والمشاركون يواجهون هذه المشكلة لكن ليس بطريقة متكررة، كما أن المجموعات قد يكون لديها إدراك في بعض الأوقات أنها تحارب مشكلة أكبر ممّا يمكنها مواجهته.
والأكثر انتشارًا من ذلك هي الصعوبة التي يشعر بها المشاركون في الاجتماعات الذين لا يعرفون بالفعل الأشياء التي يمكن أن تعتبر أهداف وغايات، وما يسعى الاجتماع إلى تحقيقه. وفي مثل هذا الموقف، تكون الفرصة ضئيلة أمام إيجاد الحافز بشكل فعّال، وقد تتجزأ المجموعة وتنحل.
إيجاد الحافز الفردي في الاجتماعات الإدارية:
قد يبدو فريق في الاجتماع وكأنه يقوم بمهامه جيدًا، ولكن جهوده الهجومية قد تتحطم على يد رئيس الاجتماع أو الفريق المنافس له، والأفراد هنا بحاجة إلى دوافع خاصة بهم، وربما تكون مختلفة عن دوافع الفريق كوحدة واحدة وبعض المشاركين في أي اجتماع قد لا يكون لديهم رغبة في أن يكونوا فيه.
وقد يشعر بعضهم أنه لا يمتلك المهارة أو المعرفة الضرورية للإسهام في الفعاليات، وحتى الذين كان لديهم الحماس في البداية قد يفقدون الحافز، وقد يشعرون أن مساهمتهم دون قيمة، أو أنهم منتمون إلى الفريق الخطأ سواء كانت أعلى أم أدني ممّا يجب. وقد يكون لدهم شعرور بأن لا أحد يهتم بآرائهم، وقد تتولد لديهم الأنانية أو الإحباط أو التعب لديهم.
فالحاجة المُلحّة للتخلص على المشاكل واستغلال الطاقة الأهداف يجب أن يتم تنشيطها وتغذيتها بشكل مستمر، وإذا أرادت المجموعة في الاجتماع أن يكون لديها دور فعّال. وأي كانت المشكلة فلا بُدّ من وجود قائد باستطاعته استخلاص الأفضل من كل مشارك في الاجتماع عن طريق التحفيز.
