المحلّل الإداري له مجموعة من المهام والوظائف المتعددة التي يقوم بها داخل المنظّمة، ليقوم بخدمة المنظّمة ويقوم أيضًا بإجراء الدراسات اللازمة حول طريقة استعمال الآلات والأجهزة المكتبية في المكاتب.
مفهوم الآلات المكتبية:
هي الأدوات والأجهزة التي تساعد في معالجة المعلومات الواردة والصادرة من المكتب، كما تساعد في حفظ الملفات والسجلات وفي كتابة التقارير وغيرها والتي تُدار مكانيكيًا أو كهربائيًا أو إلكترونيًا، فجهاز الهاتف لا يعتبر آلة من الآلات المكتبية، كذلك الآلات والأجهزة التي تقدّم الراحة للموظفين، مثل المكيفات وأجهزة التدفئة وغيرها من هذه الأجهزة لا تعتبر أجهزة وآلات مكتبية.
المحلّل الإداري وإدخال الآلات والأجهزة إلى المكتب:
يقوم المحلّل الإداري بالعديد من الدراسات اللازمة؛ لتحديد حول إمكانية استعمال الآلات والأجهزة المكتبية في المكاتب والتوصية باستخدام المناسب منها، وهذا مع ما تطلبه المنظّمة من وحدة التنظيم والإدارة، أو من المحلّل الإداري مباشرة القيام بدراسة تخص هذا النوع. والمحلّل الإداري ليس مهندس مكانيكي ولا مهندس الآلات وليس أيضًا خبير متخصص في أمورها، كما أنه لا يتمكّن من أن يكون لديه معرفة كافية عن الآلات المكتبية إلا بعد وقت من القيام بالدراسة يصرف أغلب وقته في الدراسة، والاطلاع على التطورات الحديثة في مجال الآلات المكتبية، وهذا فقط إذا أراد المحلّل أن يتخصص في مجال الآلات.
وفي بعض الأوقات يكون دور المحلّل الإداري بالقيام بدراسة عامة، ليتعرَّف على الآلات والأجهزة المكتبية؛ بهدف معرفة إمكانية إداخلها إلى المكاتب لأجل زيادة الإنتاج وتقليل التكاليف وتوفير الجهد وتبسيط سير العمل. وعنما يطلب من المحلّل الإداري إجراء دراسة حول إمكانية إدخال آلة من الآلات إلى المنظّمة، فالمحلّل يقوم بإجراء دراسة للعمل في المنظّمة التي تحتاج للآلة، فإذا وجد حاجة ماسة لشراء الآلة يقوم بعمل دراسة تفصيلية للآلة لمعرفة مزايا الآلة وعيوبها ومدى الفائدة من شرائها هذه الآلة وإدخالها المنظّمة.
ويحاول المحلّل الإداري أن يحصل على معلومات عن الآلات عن طريق كتالوجات الآلة، ثم يقوم بالاستفسار عنها من المنظّمات الأخرى التي تستخدم نفس النوع من الآلات لمعرفة المزايا والعيوب للآلات، حيث يضمن المحلّل الإداري نتائج دراسته وتوصياته في تقرير يقوم بتقديمه للمدير الإداري، أو إلى أي جهة طلبت منه القيام بالدراسة وهنا يقوم بتوفير المشقة والتعب على المدير من أن يقوم هو بنفسه بالقيام بالدراسة، وتكون في أغلب الأحيان التوصيات التي تخص الآلات تتصف بالموضوعية.
