دور سكرتير الشركة مهم للعمل السلس للمؤسسة، كما يمكن للمهارات المناسبة أن تساعد السكرتير في أداء عمل أفضل والحصول على أفضل وظائف في عالم الشركات.
دور سكرتير الشركة
يلعب سكرتير الشركة (CS)، المُعين من قبل مدير الشركة، دورًا مهمًا في تنظيم فعالية المنظمة ويتمثل دور سكرتير الشركة في أن يكون النظام الداعم للشركة، حيث أنه يدير جميع المهام القانونية والإدارية للشركة للحفاظ على استمراريتها، وتشمل بعض مسؤوليات سكرتير الشركة (cs) ما يلي:
1. إجراءات المراقبة وسياسات مجلس الإدارة.
2. تنسيق استكمال وإرسال المواد الإعلامية.
3. المحافظة على وجود الشركة.
4. تقديم الاستشارات القانونية والمالية والاستراتيجية عند الحاجة.
5. مواكبة التغييرات المنتظمة أو القانونية في السياسات التي قد تؤثر على المنظمة.
ما هي المهارات التي يحتاجها سكرتير الشركة
1- أن يكون حريصًا على التفاصيل
يمكن لسكرتير الشركة (CS) الذي يولي اهتمامًا كبيرًا بالتفاصيل التعامل بشكل أفضل مع خصوصيات وعموميات الأعمال التجارية، ويكون لديهم فهم قوي لجميع المشاريع التي تقوم بها المنظمة، حيث يسمح لهم بتحديد التفاصيل الدقيقة التي تشكل الصورة الكبيرة بشكل أفضل.
لذلك لن يواجه سكرتير الشركة الممتاز أي مشاكل في تقديم معلومات ذات صلة وقيمة حول أعمال المنظمة عند سؤاله، مع مراعاة متطلبات مجلس الإدارة في المؤسسة.
2- تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات
يجب أن تغطي هذه الاجتماعات عبر الإنترنت أو في الموقع أو خارج الموقع أيضًا تفاصيل اللوجستيات والسفر والإقامة بشكل مثالي، حيث يحتاج أمناء الشركة أيضًا إلى تنظيم الملاحظات والمعلومات وتفاصيل الاجتماعات، وتقديمها إلى الأشخاص المعنيين عند سؤاله.
3- تدوين الملاحظات والكتابة
أمناء الشركة هم محترفون إداريون يساعدون في كثير من الأحيان في توثيق الاجتماعات المهمة؛ لذلك يحتاجون إلى مهارات ممتازة في الكتابة وتدوين الملاحظات، حيث يسمح هذا لهم بتدوين ملاحظات حول الواجبات السريعة والمعلومات الأساسية خلال اجتماع مهم.
كما يجب معرفة كيفية تجميع هذه الملاحظات في تنسيق بريد إلكتروني واضح ومنظم يمكن مشاركته مع جميع الأطراف المعنية، ويمكن أن تكون معرفة كيفية استخدام الاختزال طريقة ممتازة لسكرتير الشركة لمواكبة المناقشة ومنع فقدان المعلومات المهمة.
4- معرفة الجوانب القانونية
يعتبر سكرتير الشركة (CS) مسؤولاً أساسياً عن ضمان أن المؤسسة تفي بجميع الالتزامات القانونية اللازمة. لذلك، فهم بحاجة إلى معرفة وفهم المتطلبات التنظيمية والقانونية التي تحددها الهيئات، مثل المحاسبة والسلطات التنظيمية للشركات، وتشمل هذه:
1- إيداع الحسابات السنوية حسب الجدول.
2- تغيير النظام الأساسي وعقد التأسيس.
3- التأكد من تحديث الأسهم والتحويلات والإشعارات وسجلات الشركة في الوقت المحدد.
5- مهارات التحليل المالي
يقوم أمناء الشركة بمراقبة وتنظيم عمل المنظمة. ومع ذلك، فهم مطالبون أيضًا بالحصول على معرفة فوق المتوسط بالتحليل المالي. لذلك، هناك عدد من المحاسبين العموميين المؤهلين لعمل منصب سكرتير الشركة، الذين يستخدمون مهارات التحليل المالي بشكل كبير عندما تكون مراجعة التفاصيل الخاصة بربط الضريبة.
6- مهارات التفكير الناقد
قد يحتاج أمناء الشركات أحيانًا إلى اتخاذ قرارات حاسمة في ظروف عصيبة. حيث أنهم قد يواجهون تحديات تتطلب حلولًا مبتكرة ومنطقية أثناء تطور المؤسسة. لذلك، يحتاج سكرتير الشركة إلى ابتكار حلول واستراتيجيات تصميم جديدة لتحسين وتبسيط كفاءة العمليات المختلفة بعد تحليل المشكلات بشكل نقدي.
7- مهارات خدمة العملاء
غالبًا ما يُطلب من أمناء الشركة التواصل مع العملاء والإجابة على أسئلة معينة، ونقل المعلومات المهمة لكي تكون قادرًا على العمل مع عملاء مختلفين، كما يحتاج سكرتير الشركة CS إلى التحلي بالصبر واللطف والمهنية.
