بسبب زيادة الأعباء في الإدارة واهتمام المدير بالأعمال ذات الأهمية بالغة في المنظمة، فقد يقوم بعملية التفويض الإداري حتى يقلل من هذه الأعباء ويقوم بالاهتمام بالأمور الاستراتيجية حتى يحقق التقدم والتطور للمنظمة.
مفهوم التفويض الإداري:
- يقصد بتفويض السلطة أن يقوم الرئيس الإداري ويطلق عليه اسم المُفوّض بجزء من اختصاصه التي يستمدها من القانون لأحد المدراء الآخرين في مستوى إداري أدنى منه ويطلق عليه بالمفوض إليه، وينتج عن ذلك على أن يحق للمفضوض إليه بأن يصدر قرارات فيما فوّض فيه دون أن يكون حاجة للرئيس المفوض.
- أن يقوم الرئيس الإداري ببعض الاختصاصات أو الواجبات التي يستمدها من القانون لأحد العاملين المرؤوسين في المستويات الإدارية التالية له في الدرجة.
- هي العملية التي يقوم بها المدير ويكون عن طريقها إسناد جزء من عمله الأصلي إلى أحد المرؤوسين ليقوم بالنيابة عنه.
- هو قيام المدير بإسناد بعض من اختصاصاته لمن ينوب عنه بمتابعة وتنفيذ المهام، مع تحمل المدير مسؤولية العمل جميعها وهذا من أجل تنفيذ الأعمال بكفاءة وأسلوب أفضل.
- قيام المدير بمنح موظف من الموظفين القدر الملائم للسلطة لتنفيذ مهمة محددة، مع إخبار الموظفين الآخرين المشتركين بالمهمة المفوضة؛ حتى يتم ضمان عدم التهرب من المسؤولية الإدارية مع احتفاظ المدراء بالمسؤولية الحقيقية الكاملة لها؛ باعتبار هذه المهمة جزء من العمل الذي يخص المدير وفي هذه الحالة يكون التفويض للسلطة وليس التفويض للمسؤولية.
أهداف التفويض الإداري:
تسعى عملية التفويض لتحقيق العديد من الأهداف التي تحقق للمنظمة فوائد عديدة، ومن الأهداف التي يسعى التفويض الإداري إلى تحقيقها ما يلی:
- الإصلاح الإداري: يقوم الإصلاح الإداري على التخطيط الجيد وكيفية جمع المعلومات وكيفية تحليلها وطريقة تفسيرها والمقدرة على التقييم ومتابعة التنفيذ وطرق القيادة، والصلاحيات الممنوحة لكل مستوى من مستويات الإدارية.
- التطوير الإداري: ويأتي التطوير الإداري من خلال تغيير أساليب الأداء الإداري المختلف، مثل التغيير في الهيكل التنظيمي الإداري والإجراءات التي تتّبع مع تطوير وتحسين وابتكار طرق جديدة في أداء العمل وكيفية تنفيذه، وتطوير أساليب العمل الحالية لكي تصل المنظمة لتحقيق المستوى الأمثل في أداء وتدفّق سير العمل. ويُعد تفويض الصلاحيات من الضروريات التي تلازم الإدارة، حيث أن التطوير يتطلب إلى مشاركة كل الموظفين بالمؤسسة أو المنظمة.
- توفير الكفاءة الإدارية: يعتبر أن التفويض يساهم في اكتشاف الكفاءة الإدارية ولمن لديه جاهزية للعمل والإنجاز.
- التخلص من المركزية: تُعتبر من السلبيات التي تنتج عنها عدم المقدرة على المتابعة الأعمال وتنفيذها، وعدم ظهور الأفكار في المستويات التي تكون أدنى من مستوى المدير.
- الصحة التنظيمية: تعتمد على تحقيق الأهداف العامة للمنظمة، ويلعب المدير هنا الدور الأساسي في الاستجابة لاحتياجات التغيير، وهذا يحتاج إلى المشاركة من الموظفين في المنظمة في عملية اتخاذ القرارات الإدارية.
- التنمية الإدارية: ويعتبر التفويض الإداري أحد وسائل التنمية الإدارية، حيث يتم من خلال التفويض الإداري إسناد بعض الاختصاصات إلى الموظفين، وتترك لهم حرية التصرف معها، هذا بالإضافة إلى أن مواجهة المشاكل والأزمات التي تكون مفاجئة وطارئة تولّد لدى المفوض إليه رؤية فكرية مع القدرة على اكتساب مهارات وخبرات جديدة.
- الانتماء الوظيفي: يسبب التفويض إلى رفع رغبة الموظفين في الإسهام في نجاح واستمرارية المنظمة، فيقومون ببذل أكبر جهد لتحقيق التقدم والتطوير والتحسين للمنظمة.
- تطوير عمليات الاتصالات: المدير يقوم بالتواصل مع من هم أدنى منه في الهيكل التنظيمي الإداري، ويتحاور مع أصحاب الكفاءة التي ترتبط بالعمل من أجل تطوير وتحسين الأداء له والأداء لمن معه، ومن أهم أهداف التفويض مساعدة المنظمة على مواكبة التطورات في الأعمال الإدارية، حيث أن العمل الإداري معقّد ومتشابك فإن دور التفويض هو القيام بتوزيع الاختصاصات بناءً على الكفاءات والمسؤوليات والسلطات، ويساهم التفويض العمل التعاوني بما يحقق للجميع المشاركة في تطوير وتحسين الأداء في المنظمة، ومن ثم يحدث تبادل للمنافع بين المدير والموظفين معه، وينتج عن ذلك فرص للنمو الإداري لدى كل الموظفين بالمنظمة.
- المساءلة الإدارية: ويتم هذا عن طريق نظام معلوماتي مع المتابعة الموضوعية؛ ممّا يساعد في النهوض بالإدارة، والمواكبة للتطورات العلمية، وهذا يضيف عبء جديد على المدير ممّا يجعل المدير في حاجة ضرورية إلى تفويض بعض من السلطات التي يمتلكها إلى من ينوب عنه ويكون ملائم للمهمة المفوضة.
