المناخ التنظيمي له مجموعة من الأبعاد المختلفة التي لها دور في تهيئة مناخ تنظيمي مناسب للمنظمة، ومن هذه الأبعاد الهيكل التنظيمي ونظم الاتصال ونظم إجراءات العمل ونظام الحوافز وتكنولوجيا المعلومات.
أبعاد المناخ التنظيمي:
أولاً: الهيكل التنظيمي:
وهو الهيئة العامة للمنظمة الذي يقوم بتجديد اسم وشكل واختصاص ومسار عمل المنظمة، والتقسيمات الإدارية وتخصصات الموظفين فيها، وطبيعة العلاقات الوظيفية بين الموظفين وبين الرؤساء والمرؤوسين وبين الإدارات المتنوعة، وارتباطها الإداري بالمنظمات ذات المستوى العالي والمنظمات الموازية لها بنفس المستوى.
ويعتبر الهيكل التنظيمي من أهم عناصر المناخ التنظيمي من حيث:
- مدى ملائمته مع مجال عمل المنظمة وتخصصها.
- استيعاب حاجاتها من الوظائف والتخصصات.
- إمكانيته على الوفاء بحاجات العمل من العلاقات الوظيفية.
- مساهمته في تبسيط إجراءات العمل.
- تحقيق السلامة في ليونة القرارات وعملية التوجيه من الإدارة العليا للإدارات الوسطى والإدارات الإشرافية والتنفيذية.
- انسياب الآراء والأفكار من التنفيذيين والإدارات الوسطى والإشرافية إلى الإدارة العليا.
- المساهمة في تحقيق هذه الأهداف التي لها دور إيجابي في المناخ التنظيمي.
ويقوم هذا البعد بوصف مدى اعتقاد الموظفين بوضوح السياسات وتحديدها في المنظمة وبنائها التنظيمي بشكل ملائم، ويهتم بمدى تعامل المدير بشكل إنساني مع المرؤوسين التابعين له وتشجيعه لهم، ومدى مشاركته لهم في اتخاذ القرارات بالعمل، فضلاً عن نمط العلاقات المنتشرة بين الموظفين.
ثانيًا: نظم الاتصال:
الاتصالات تعتبر الوسيلة التي يتم عن طريقها نقل الأفكار، ونقل الأوامر والمعلومات بين المستويات الإدارية المختلفة في المنظمة سواء كانت صاعدة أو هابطة أو متوازية، فالاتصالات الصاعدة هي عبارة عن المقترحات والأفكار والآراء والشكاوى والمذكرات والتقارير التي يقوم برفعها المدراء في الإدارات الإشرافية والإدارات الوسطى إلى الإدارة العليا.
أما الاتصالات الهابطة فهي عبارة عن القرارات والتعليمات والتوجيهات التي تقوم الإدارة العليا بإصدارها إلى المستويات الإدارية الأدنى، ومن أشكال الاتصالات الهابطة الاتصالات مكتوبة أو الاتصالات الشفهية مع تنوع الوسائل التي تحصل بها، حيث يمكن أن تكون من خلال البريد أو من خلال التسليم باليد أو من خلال التبليغ بالهاتف أو الفاكس، وأحيانًا تكون من خلال الكلام الشفوي المباشر أو عبر شبكة المعلومات.
فالاتصالات لها دور فعّال في إنشاء المناخ التنظيمي وتحديد السمات الخاصة به، وفعالية الاتصالات توجد خاصية إيجابية تم إضافتها للمناخ التنظيمي، أما البطء في الاتصال وعدم فعالیته توضّح أن هناك خلل في المناخ التنظيمي، فالاتصالات تعتبر العمود الفقري للتنظيم، وتعتبر بذلك لها أثر كبير في تحديد الأبعاد النفسية والاجتماعية للمناخ التنظيمي، لذا بعد وجود الاتصالات الفعّالة مؤشراً مهم على وجود مناخ تنظیمي جید.
ولا يجب تجاهل نظم الاتصالات في تحديد مدى درجة الإيجابية أو السلبية للمناخ التنظيمي في منظمة، فالنظام المفتوح في التنظيم يسبب التفاعل الإيجابي مع الفعاليات المتنوعة في بيئة المنظمة، وبالتالي يُحقّق الاستجابات الإبداعية لمتطلبات البيئة المتغيرة.
أما غياب قنوات الاتصال الفاعلة بين المدراء والمرؤوسين، وما ينتج عنه غياب أسس موضوعية في التعامل مع الموظفين وعدم تثبيت العلاقات الناشئة على الثقة والتقدير، وكل هذا ينتج عنه أثر سلبي يولّد مشاعر من القلق والإحباط للموظفين، ويقلل من الإبداع لديهم، يعكس استعمال وسائل متعددة من الاتصالات ذات الكفاءة ترفع من كفاءة الموظف ودوره، وتعمل على تنمية روح التعاون والانسجام بين الموظفين.
ثالثًا: نظم بإجراءات العمل:
هي عدد من القرارات والأوامر والتعليمات الدائمة، التي تعمل على تنظيم وتنفيذ المهام المتنوعة التي تقع على مسؤولية المنظمة. ومثال ذلك فإن نظم العمل بإجراء أنه نوضّح طريقة استلام وتسليم المعاملات وطريقة المراجعة لها وبحثها وإنهائها. كما توضّح التسلسل الوظيفي وطريقة التي يتم فيها نقل المعاملات بین إدارات المنظمة المختلفة، وتُبيّن متى يبدأ الدوام ومتى ينتهي، وتقوم بتوضيح نظام الإجازات الأسبوعية، وشؤون الموظفين وكيفية التعامل مع مراجعين المنظمة، كما توضّح كيفية سير العمل أي الطريقة التي تمر بها المعاملات وطريقة مراجعة المنظمة من قبل العملاء، وغيرها من الإجراءات.
ويوضّح الكثير من الباحثين في علم الإدارة أن نظم العمل وإجراءاته في البيئة الإدارية بشكل عام تقوم بهدم المناخ التنظيمي قبل أن تتحول إلى وسيلة بناء. وأغلب العمل وإجراءاته تتحول من منهج مثالي يهدف إلى تنفيذ المنظمة لأهدافها على الوجه الأنسب، إلى وسيلة لتعقيد سير العمل ووضع العقبات أمام تحقيق المنظمة لأهدافها وتنفيذها لمهامها.
وبناءً على ما سبق، إن مرونة الأنظمة والإجراءات تنشئ مجال من الحرية يدعم الإبداع والابتكار وتولد مجال أمام الموظفين للبحث عن أساليب جديدة لمواجهة المناخ التنظيمي، والضغوط المهنية التغيرات البيئية ممّا يخلق مناخ للثقة في توسيع قدرات الموظفين وتحفيزهم للإبداع في التفاعل والتكامل لمقومات البيئة، ومع مستوجبات التطور الحضاري.
وبذلك تجعل كل فرد أن يقوم بتقديم أحسن الجهود والقدرات لشعوره، بأنه مشارك في كل النتائج الإيجابية التي تترتب على نجاح المنظمة، عكس الوضع حين ما ينتشر جو الروتين والإجراءات وجمود الأنظمة وتعقدها، فإن ذلك يقضي على الفكر الإبداعي، وجعل المنظمة غير قادرة على مواجهة المتغيرات البيئية ويركز سلطة اتخاذ القرارات، ممّا يسبب تعدد المستويات الإدارية، وطول الإجراءات التي تؤثر بدورها على الصفات والقدرات الإبداعية للموظفين على المستويات المتنوعة للوظيفية.
رابعًا: نظام الحوافز:
الحوافز هي النظام الذي تقوم الإدارة العليا والمدراء بتطبيقه ليتم تقديم المكافآت والدعم للموظفين؛ بهدف العمل على تحفيزهم نحو تفعيل الأداء والوصول إلى أقصى درجة إنتاجية ممكنة. كما تعد الحوافز مجموعة من العوامل والمؤثرات والأدوات التي تدفع الموظف وتعمل على تحفيزه للقيام بسلوك محدد، رغبة منه على أن يحقق نتائج إيجابية مترتبة على هذا السلوك.
فالموظف يهدف لتنفيذ عمله بأسلوب كفء وفعّال لكي يحصل على حافز مادي أو حافز معنوي، والحافز ينتج عنه إشباع حاجة نفسية أو حاجة اجتماعية، وأن أنواع الحوافز متعددة منها الإيجابية مثل: الترقية ورفع الأجور، والمشاركة في صنع القرار، ومنها غير الإيجابي التي تعمل على البعد عن التصرفات التي لا تتناسب مع التشريعات واللوائح المنتشرة للابتعاد عن العقوبة مثل: الإنذار أو الخصم من الراتب الشهري، إلغاء الترقية.
كما أن شعور الموظفين بموضوعية نظام الحوافز وارتباطها بمعدلات الأداء يزيد لديهم الثقة والانتماء للعمل، ويعمل على تشجيع الجهود المبدعة ويقلل من السلوكيات السلبية، ويعمل على تشجيعهم وكذلك على تحمل المسؤولية.
خامسًا: تكنولوجيا العمل:
تعتبر التكنولوجيا من الأبعاد الهامة في المناخ التنظيمي، فإذا كانت التكنولوجيا تقوم على العمل الآلي بطريقة كبيرة، فإن هذا سوف يؤدي إلى تكوين مناخ تنظیمي غير مشجّع على الإبداع واستنتاج أفكار جديدة، وهذا لا يعني أن العمل الإبداعي لا يكون إلا في العمل غير الآلي، بل أن المقصود هو أن يكون هناك مجال لتقديم الاقتراحات التي يمكن أن تسهم في التطوير، وهي إمكانية تواجد في التنظيمات التي لا تقوم كليًا على التشغيل الآلي.
