إحاطة اجتماعات والمجموعات هي أحد الأنواع الخاصة في الاجتماعات التي يتم عقدها في منظمات الأعمال، ولهذه الاجتماعات فوائد وأهمية تسعى المنظمة لتحقيقها.
إحاطة الاجتماعات والمجموعات في منظمات الأعمال:
أولاً: اجتماعات الإحاطة:
يتم عقد هذه الاجتماعات لإيصال المعلومات إلى المشاركين في الاجتماع، وتكون معتمدة على المزايا الكبرى للاتصال المباشر أي وجهًا لوجه. واجتماعات الإحاطة ذات فائدة في مواقف عديدة. ومن أمثلة هذه المواقف ما يلي:
- إدخال تقنية جديدة.
- تغيير الوسائل أو الإجراءات التي تطبق في المنظمة.
- افتتاح مقر جديد للمنظمة.
- إدخال استراتيجية جديدة للمنظمة.
- تغيير الملكية.
وقد يكون الأمر أن المنظمات العديدة تحقق فوائد من وراء عقد اجتماعات الإحاطة بمعدل كبير، والطريقة الفنية التي تستخدمها اجتماعات الإحاطة تكون مختلفة بعض الشيء عن الطرق الفنية للاجتماعات العادية. ولكن لإتاحة أفضل فرصة للنجاح، هناك ثلاث نقاط مهمة يجب الانتباه لها بدقة، وهي:
- يجب دعوة كل فرد له علاقة مباشرة أو غير مباشرة بالاجتماع، فالاقتصار على مجموعة محددة لن يحقق الفائدة في شيء، وتفرعات أي ممارسة قد تكون في الغالب أكبر ممّا يعتقد.
- من الأفضل أن تتم الإحاطة بمعرفة الخبراء وصانعي القرار الفعليين. وإتاحة ذلك الفرصة لمعالجة المسائل الشائكة، وتلقي التغذية الاسترجاعية أو الملاحظات التي قد تثبت قيمتها، وإعطاء الجميع إحساس بالمشاركة.
- يجب تعزيز الإحاطة الشفهية من خلال وسائل بصرية مساندة ونشرات جيدة.
ثانيًا: إحاطة المجموعات:
يستخدم هذا المصطلح لوصف طريقة فنية للاتصال داخل منظمة معينة، بواسطة نظام معين من الاجتماعات التي تعقد وجهًا لوجه لتبادل المعلومات والآراء. ومثلما كان الحال بالنسبة لاجتماعات الإحاطة تتمثل قيمة هذه الطريقة الفنية في أنها تعتبر وسيلة سريعة للاتصال وجهًا لوجه، حيث تشرك كل من في المنظمة، وتسمع لهم من طرح الأسئلة وتلقّي التغذية الاسترجاعية وتعمّق روح الفريق وزيادة المشاركة. والفرق بينهما هو أن المجموعات تعتبر على أساس دائم وتجتمع إما بشكل منتظم وإما كلّما طلبت الحاجة إلى ذلك.
ويتم تشكيل المجموعات لتأخذ الهيكل التنظيمي في الاعتبار، فقد تتألف إحدى المجموعات مثلاً من كبير المدراء التنفيذيين ومن المدراء التنفيذيين، وهناك مجموعات أخرى قد تضم مدير تنفيذي ورؤساء الإدارات. أما الطبقة التالية، ربما تكون رئيس إدارة ورؤساء الأقسام التابعة للإدارة.
وتجتمع هذه المجموعات وفقًا لتسلسل طبقي، حيث تجتمع المجموعة التي في القمة أولاً، ثم يقوم كل واحد من أعضائها بنقل الإحاطة التي تلقاها بأسرع ما يمكن إلى المجموعة التي يرأسها، والسرعة هي الأساس حتى تكون الأخبار ساخنة، والاجتماعات يجب أن تكون مختصرة وفي صميم الموضوع. وهذه الاجتماعات ليست اجتماعات لصنع القرار، والعملية بكاملها يمكن إنجازها خلال نصف يوم.
