يوجد مجموعة من الأساسيات والمبادئ التي تخص أعمال المدير وواجباته، التي تتعلق في الإدارة المعاصرة التي تواكب التطورات والتغيرات التي نعيشها في الوقت الحالي.
الأسس والمبادئ الخاصة بأعمال وواجبات المدراء في الإدارات المعاصرة:
- الشخصية القيادية، فيجب على مدراء المكاتب وموظفي مكتب السكرتارية المعاصرة والتنفيذية أن يتصفوا ببعض الصفات القيادية مثل: القوة المادية والقوة العلمية والقوة الفكرية والذكاء والإبداع، والقدرة على التحمل والإمكانية على التخطيط والصبر والكرم والشجاعة والإقدام والعلم، والإخلاص والصدق والتواضع والتعامل بالحكمة الإدارية وبالعقل والتخلي عن التعامل بالعاطفة والمشاعر والأحاسيس والتأني والحزم.
- العمل على تكوين فريق عمل ملائم وبناء فريق عملي جيد، مكّون من العديد من الكوادر البشرية الملائمة، يتوجب على المدير أن يكون قادر على القيام ببناء وتكوين فريق عمل متكامل ومتعدد، ويتكون من الخبرات والموارد البشرية الجيدة والكفوءة والمتنوعة.
- الإبداع، فإن من أهم خصائص وواجبات السكرتير التنفيذي الذي يعمل في مكتب السكرتارية الحديثة والمعاصرة هو القدرة على الإبداع أن يخرج من المشاكل، وأن يقوم بتحليل المشاكل بطريقة صحيحة وأن يبدع في القضايا الإدارية، وأن يتوصل إلى الحل الملائم بإمكانيات متميزة وعالية، مع قدرته على أن يخرج بنتائج جديدة مختلفة عن الأنماط والأساليب والطرق والوسائل والأهداف والغايات والحل السابق والنتيجة الماضية.
- إتقان استخدام تطبيقات علم البرمجة اللغوية العصبية وعلم النفس، وأن يكون متمكّن من العلم الجديد والإبداع وطرق الإقناع والمعرفة وكيفية الإقناع، وكيفية الحوار والنقد البناء الإيجابي وكيف يمكن أن يؤثر في العقول والأساليب، ووسائل غسل الأدمغة البشرية والطرق الحديثة في الإقناع.
وتعلّم الوسائل وتطبيقات وأنماط وقواعد علم الإيحاء وعلم البرمجة اللغوية العصبية، حيث يُفضّل دخول دورات خاصة في مجال علم البرمجة اللغوية العصبية، وتعلم كيفية الإبداع من خلال علم البرمجة اللغوية العصبية وكيف يمكن الإقناع والتعامل مع العقل البشري، وكيفية التفكير بأيساليب علمية عميقة وكيفية التسويق القوي والمؤثر والمباشر، وكل هذا عن طريق التعلم وتطبيق أساليب وقواعد علم البرمجة اللغوية العصبية. - الإمكانية على التغيير والتعديل والمراجعة الحقيقة للأنظمة والقرارات، والإمكانية على تغيير المحتوى في الوقت الحالي والرقي بمستوى علمي وخدمي وتجاري للشركات أو المنظمات الإدارية.
- بعد التغيير إلى الأحسن وطريقة التطوير والبحث عن الأساليب الحديثة في التجديد والتحديث، وزيادة الدخل والعائد والأرباح وانتشار السمعة الطيبة للشركة والمنظمة، يُعتبر من أهم أعمال والواجبات والمهام لمكاتب السكرتارية المعاصرة والتنفيذية الفعّالة والمتقدمة.
- الالتزام بالمبادئ والقيم والقواعد الأخلاقية والالتزام بالأنظمة واللوائح والقوانين في شركة والإدارات العليا، فإن من أهم الواجبات والوظائف وأعمال السكرتير التنفيذي في مكاتب السكرتارية الحديثة والتنفيذية الفعّالة والمتطورة هو الالتزام بالأخلاق الإدارية العليا، والسمع والطاعة لكل أمر من رئيس مجلس الإدارة والمدير العام والمدير المالي والمدير التنفيذي ورؤساء الأقسام، وعدم إفشاء الأسرار و أن يكون هناك التزام بالقواعد الإدارية واللوائح، وحثّ الموظفين على اتباع الأنظمة واللوائح والقوانين الإدارية.
- استخدام مبادئ التقسيم الإداري للوحدات والأقسام، ووضع اللوائح التي تخص الترتيب الإداري والتنظيم العملي وتوضيح وتفصيل مبادئ التخصصات الوظيفية وكيفية عملها.
- الاهتمام بالجانب العلمي والحثّ على الرُقي في درجات العلم والمتابعة للمعلومات؛ للحصول على معلومات وتقارير متكاملة، والاعتماد على الخبراء أو المتخصيين من العلماء والمُفكّرين عند إعداد خطط العمل للشركة وتوضيح البرامج والأهداف.
- الاهتمام بالجانب البشري وبذل الجهد لإيجاد موارد بشرية جيدة وكفؤة ذو الخبرات العالية والقوية في المجال الإداري، والمجال العملي والمجال الحسابي والمجال التحليلي والمجال الإبداعي.
- تخصيص إدارة متخصصة بإدارة الموارد البشرية والعمل على تعيين مدير خاص بهذه الإدارة، والاهتمام بالموارد البشرية وهذا حتى يتم صقل المهارات والخبرات لدى الموظفين.
- تحديد قسم التدريب والتطوير والعمل على توفير مكان محدد، وقسم مختص بالتدريب وعمليات التطوير للموارد البشرية والسعي للرقي بمستوى الموظفين.
- وضع خطط علمية وتدريبية خاصة بالتدريب والتطوير، والعمل على إقامة الدورات المتخصصة وعقد الندوات والمؤتمرات االعلمية المتخصصة بمجال التدريب ومجال التطوير الإداري، والتطوير المالي والتطوير الوظيفي والتطوير العملي.
- التفويض الإداري الرسمي والعمل على إصدار القرارات الرسمية، التي تهدف إلى تفويض الموظفين ولأفراد للقيام بالأعمال الموكلة لهم، والعمل تعين نظام الرقابة والمتابعة الإدارية وتعديل السلوك الإداري وتعديل القرارات الوظيفية.
- أكثر ما يجب التركيز عليه في مهارات السكرتارية المعاصرة أثناء عمل الموظفين في مكاتب السكرتارية التنفيذية الفعّالة والمتطورة، هو الاهتمام بمجال القوة الإدارية والحزم الإداري في مجال الأعمال الإدارية.
- إن أكثر ما يهتم به مدراء المكاتب والمدراء الأقسام ومدراء الفروع والسكرتاريون التنفيذيون، هو مجال الأفكار وترتيبها والاهتمام بالمعلومات الجديدة والحرص على تلقي ومتابعة آخر المعلومات الإدارية.
