الاجتماعات الرسمية تحتاج لتعليمات وإرشادات تكون مصاغة وموزعة بشكل مسبق، ومن الضروري الاستعداد والحصول على دعم من قبل مواجهة المعارضة، وتأمين كل المعلومات اللازمة وتقديمها لرئيس الاجتماع في تحقيق النتائج المرغوبة.
الاجتماعات الرسمية في منظمات الأعمال:
يُطلب من مختلف المنظمات عقد اجتماعات في أوقات محددة ومناقشة الأمور الملحة مع المالكين والمساهمين لوجود هذا المطلب العام، والنظر لهذه الاجتماعات أمر إجباري لمن يتحمل المسؤولية، وهي في الغالب تلمس المصالح العامة، فإن الإعداد السيء لمعطيات الاجتماع يمكن أن يقود لنتائج غير مرغوبة، وهذا يضع المنظمة في موقف محرج، وللابتعاد عن هذا يجب إجراء الأبحاث والتحريات والاستعداد بشكل جيد، فإذا كان الاستعداد كما يجب فيكون مقدرة للتحكم بمواقف الخطر وتوصل بالنهاية لنتيجة إيجابية.
مزايا الاجتماعات الرسمية في منظمات الأعمال:
هذه المزايا تتاح بالكامل إلى المشاركين الذين يعرفون القواعد الأساسية في الاجتماعات الرسمية ويستخدمونها بالطريقة الصحيحة، وقليلة هي الاجتماعات الرسمية التي لا تضم أشخاص يتمتعون بمعرفة تامة بكيفية التنظيم للاجتماعات، وعند المعرفة بهذه القواعد يتم تحقيق عدد من المزايا، وهي كالآتي:
- الشمولية: إن الإجراءات في الاجتماعات الرسمية هدفها ترك أقل قدر ممكن للصدف، والواقع أنها تتيح تجهيز قوائم مراجعة لمقارنة كل ما تم عمله أو ما لم يتم عمله قبل الاجتماع وأثناؤه ويعده.
- الانصاف: إن الإجراءات الموضوعة تعتبر وسيلة يمكن لأي مشارك في المجموعة أن يستعين بها؛ لكي يحصل على سماع منصف، وهذه الإجراءات مرتبطة بأقل قدر ممكن بطبع ومعتقدات أصحاب اجتماعات المكاتب، ولكن أي مشارك في المجموعة حتى ولو كان مستجد أو في وظيفة أدنى أو ليس لديه شعبية، سوف يجد أن له نفس الحقوق التي تكون لأكثر القادة قوة أو التي تكون لأقدم الموظفين.
- القابلية والتنبؤ: إن وجود قواعد تفيد في التأكد من أن نزوات المشاركين وذكرياتهم لن تقضي على فعالية الاجتماع، فهناك إطار يجب أن تدخل جميع الأمور المشروعة ضمنه.
- الاستمرارية: تفيد القواعد هنا في تأمين الاستمرارية بمرور الوقت، والإطار الذي تقدمه يعمل بأعلى قدر ممكن على أن يسير العمل في المسار الصحيح، وعلى أن يلقى الاهتمام الملائم برغم الحوادث المؤسفة، مثل التقدم في السن والتقاعد والاستقالات والهروب خارج البلاد أو الموت.
