السكرتاريا الحديثة: جميع الأعمال الوظيفية التي يقوم بها السكرتير للقيام بمجموعة الأعمال الهامة التي تقوم بإنجاز سير العمل، والتي تعمل بدورها على دعم وتحسين البيئة العملية ودعمها، والعمل على تقليص وتنظيم الأعمال المتراكمة.
السكرتارية الحديثة
السكرتير يأتي في المقام الأول من ناحية المسؤولية عن تنفيذ وتفقد العمل، والتنظيم بين الإدارات المتعددة في الشركة.
وتعتبر السكرتارية عنصراً إدارياً منفرد وهي كالفن، وتسعى إلى ترسيخ نواحي الاحتراف في العمل الإداري بشكل عام والسكرتارية بشكل خاص، وذلك من خلال الارتقاء بتقديم الأعمال، والقيام بتطوير الأعمال من خلال مراكز لتحسين وتطوير العمل وتحقيق أفضل النتائج، دون تضيع للوقت المستغرق والجهد في إتمام جميع المهام.
والسكرتارية الحديثة تسعى دومًا لابتكار وسائل حديثة لأداء مهامها على أفضل وجه، ويجب على السكرتير الحديث أن يتقن اللغات العربية والانجليزية وغيرها، ويقوم بمتابعة كل جديد يدخل في إطار سير العمل، وأن يكون مُلمّاً بجميع الأنظمة والقوانين.
وإن مفتاح الدخول للمدراء هو السكرتير، بل هو يعتبر عنصرًا أساسياً لإنجاز كافة الأهداف ونجاح أو فشل المنظمة.
والمدير وأهل الخبرة يعلمون ذلك جيداً، ويتميز السكرتير بميزة عالية من المدير، حيث يُكنّ له المدير الاحترام والحب، ومعرفة السكرتير بأدق تفاصيل المدير سواء كانت شخصية وغيره من الاهتمامات.
يعتبر السكرتير الحديث محط الاسرار في وحدة العمل والمؤسسة، حيث يقوم السكرتير بالاطلاع عليها وتدقيقها ومن ثم عرضها على مديره.
لذلك فإن المدراء الذين يدركون حقيقة وحساسية هذه الوظيفة، فإنهم يقومون بوضع أسس تقييم واختبارات تكون في غاية الدقة والأهمية لجميع المتقدمين للمقابلات الشخصية، حيث أنها تحظى بأكبر اهتمامات في المؤسسة.
المقصود بالاحتراف في إدارة المكاتب الحديثة
إن أي معرفة مستمرة التحديث خبرة إيجابية متراكمة وأداء متميز ومتطور لنتائج إيجابية يدعى احتراف، ويجب متابعة واستيعاب جميع أحدث النظريات والأفكار والتجارب والخبرات والآليات العصرية في العمل الإداري في مجال العمل، وأخذ ما نحتاجه من الخبرات والتجارب الحياتية، وذلك لتحسين حاضر ومستقبل زاهر ومميز للعمل يجب ممارسة العمل الإداري وذلك لتحسين مزايا المعرفة والخبرة الإيجابية وبمستوى أداء إبداعي متطور مع العصر.
وإن منظومة العصر الحالي تحتاج إلى إنشاء مراكز تدريب متخصصة بتدريب وتخريج فوج من محترفين مُلمّين بكافة العمل الإداري في مجال السكرتارية الحديثة.
والفن العصري الهام يحتاج إلى إقامة مراكز تدريبية متخصصة تقوم على تأهيل وتخريج أفواج ذوي خبرة ومعرفة بأمور السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب العصرية.
وأخيرا فإن السكرتارية الحديثة تعتبر فن وذوق وسرية تامة ومهمة جداً لسير العمل والأعمال، حيث أنه في محيط العمل الإداري إن الكل مُكمل لبعضه؛ لإتمام وإنجاز العمل داخل الشركة.
