يتم استخدام كلمة مؤتمر لوصف اجتماع كبير يحضره المئات وربما الآلاف، ويتعاقب عليه عدد من المتحدثين لفترات زمنية قد تكون يوم واحد أو عدة أيام، وفي العادة يتم تنظيمها سنويًا من قِبل مختلف المنظمات.
مفهوم المؤتمرات في منظمات الأعمال:
- هو اجتماع يتباحث فيه المشاركين أو المجموعات مع بعضهم البعض للوصول إلى قرار ما، ولا تزال هذه الكلمة يتم استعمالها في أوصاف أخرى مثل مؤتمر السلام وغيره، حيث يكون هناك مقابلات لأطراف محددة للحديث والاتفاق على قرار ما.
- أصبحت كلمة مؤتمر تعني بشكل متزايد جمع كبير من المشاركين لهم اهتمامات ورغبات مشتركة، يتحدث فيه عدد من الخبراء في موضوع عام.
- تستخدم كلمة المؤتمر بشكل مرادف لكلمة النقاش نقاش جاد على مستوى عال؛ أي أن المؤتمر هو اجتماع يتقابل في إطاره المشاركون الذي يفترض أنهم أصحاب خبرة، ومتكافئين من حيث وضعهم لتنمية المعرفة لبعضهم البعض في موضوع محدد.
- تعقد مؤتمرات عديدة في شكل مناسبات دورية، ففي العادة تكون سنوية، وتتقابل فيها مجموعات كبيرة من الأعضاء لعدة أيام، حيث إن إعداد المؤتمرات الكبيرة قد يتطلب مهمة رئيسية ومعرفة متخصصة ولكنه ليس مخيف.
كيفية التخطيط للمؤتمرات في منظمات الأعمال:
ترتيبات التخطيط المثالي للمؤتمرات تتمثل في وجود مجموعة عمل يقوم بدعمها إداري أو أكثر. ومجموعة العمل تهتم في العادة بالسياسات العامة للمؤتمر وميزانية موضوعة وبرنامج الخطوط العامة واختيار المتحدثين والرؤساء، مع تكليف المتخصصين بتفاصيل التنظيم والإدارة. وبعض المنظمات تلجأ إلى منظمين خارجيين للمؤتمرات تتولى جزء أو كل العمل المندرج تحت الفئة الثانية. ويكون التخطيط للمؤتمر كما يلي:
- إعداد الميزانية: عقد المؤتمرات يمكن أن تنطوي على إنفاق مبالغ مالية كبيرة، فيجب على المنظمين معرفة المبلغ المرصود وعلى المنظمة أن تقوم بتحديده بناءً على قدراتها المالية، فيجب التركيز على رسوم المؤتمرات، التكاليف، التدفق النقدي ورعاية المؤتمرات.
- اختيار التاريخ: هذا الأمر ليس سهل، الجدول الزمني للمؤتمر يكون مزدحم، واختيار التاريخ يمكن أن يكون له تأثير كبير على نجاحه أو فشله.
- اختيار الخدمات: تتوقف صعوبة هذا على حجم المؤتمر ومدته، وعلى الوقت الذي يعقد به من السنة. وإذا كان المؤتمر يتكرر بانتظام يسهل تقدير الحجم المتوقع، لكن إذا كان يعقد مرة واحدة فقط من الصعب التنبؤ. ومن الأفضل اختيار الخدمات التي تتيح المرونة إذا أمكن.
- اختيار الموضوع الرئيسي والموضوعات الفرعية: أهمية الموضوع تختلف باختلاف طبيعة المؤتمرات، فالمؤتمرات التي تعقد لمرة واحدة لن تنظم عادة إلا إذا كان هناك بالفعل موضوع مناسب يدور التخطيط حوله منذ البداية. أما المؤتمر السنوي يكون أقل أهمية بكثير وتكون أهميته فقط من ناحية الدعاية والعلاقات العامة.
- وضع الخطوط العريضة للبرنامج: لن يتضح الجدول الزمني للمؤتمر بالكامل إلا بعد الانتهاء من النواحي الأخرى ويجب وضع الخطوط العريضة الخاصة بأساس ما هو مزمع في وقت مبكر، حيث يمكن تحديد مدى توافر الخدمات المطلوبة والمتحدثين.
- اختيار المتحدثين والرؤساء: احتيار متحدثين لهم أسماء معروفة يكون صعب، هذا يعتبر جانب من جوانب تخطيط المؤتمر الذي تتمتع به مجموعات العمل بميزة خاصة، فيجب أن تتوفر لديه الخبرة التي تتيح له معرفة المتحدثين وخبراتهم وقدراتهم.
- الترويج والإعلان: إن إدارة الترويج المعتادة سوف تكون مطلوبة بالنسبة للمؤتمر الموجه نحو الجمهور الخارجي، والترويج يكون عن طريق البريد المباشر وإعلانات وأوراق إعلانية مطبوعة في الصحف والمواد الإخبارية وغيرها.
- معاملة الحجوزات: قبول ومعاملة الحجوزات الخاصة بالمؤتمرات تعتبر مهمة صعبة، وخاصة إذا كانت الخيارات المتاحة عديدة من عدد أيام الحضور ومكان الإقامة والقاعات وغيرها.
- العرض وإعداد المسرح: الإخراج المسرحي للمؤتمرات أصبح يميل للتعقيد وارتفاع التكلفة، وأصبح عنصر رئيسي من عناصر تنظيم المؤتمرات. وهناك عدد من المنظمات المتخصصة في العرض وإعداد المسرح تتفاوت خبرتها والرسوم التي تتقاضاها إلى حد كبير.
- طباعة الأوراق: المؤتمرات ليست كلها في حاجة لطباعة الأوراق، ويوجد دلائل على أن مندوبين محدودين يحبون تلقي الأوراق بعد المؤتمر، والمندوبين الذين يرغبون بقراءة الأوراق سوف يكون لديهم شهور بأنهم خدعوا إذا لم يحصلوا على هذه الأوراق.
- الترتيب: بعد انتهاء المؤتمر بنجاح سوف يكون هناك فواتير يجب أن تدفع، وأشياء فقدت يجب إرجاعها إلى أصحابها، ومخلفات يجب التخلص منها، فعلى الرغم من التعليمات الواضحة سوف يكشف المندوبين بأنهم لم يقوموا بتسديد حساب الطلبات التي طلبوها في غرفهم والمكالمات الدولية وغيرها.
