كل شيء يعتبر ذو حدين له الفوائد وله سلبيات، وكذلك الآلات المكتبية ذو حدين يوجد لها فوائد تقدّمها للمنظّمات كذلك لها بعض العيوب التي تؤثّر على المنظّمات.
مفهوم الآلات المكتبية:
هي الأدوات والأجهزة التي تساعد في معالجة المعلومات الواردة والصادرة من المكتب، كما تساعد في حفظ الملفات والسجلات وفي كتابة التقارير وغيرها والتي تُدار مكانيكيًا أو كهربائيًا أو إلكترونيًا، فجهاز الهاتف لا يعتبر آلة من الآلات المكتبية، كذلك الآلات والأجهزة التي تقدّم الراحة للموظفين مثل المكيفات وأجهزة التدفئة وغيرها من هذه الأجهزة لا تعتبر أجهزة وآلات مكتبية.
الهدف من الآلات المكتبية:
تسعى الإدارة من شراء الآلات المكتبية لتحقيق عدد من الأهداف، مثل: الدقّة في إنجاز الكثير من الأعمال والعمل تحسين نوعية المنتجات والخدمات، بالإضافة إلى العمل على تقليل الجهد البشري المبذول والعمل على توفير الوقت والقيام بتقليل النفقات.
عيوب الآلات المكتبية:
- تعتبر الآلات المكتبية غير مرنة، فلكل آلة أو جهاز من الآلات والأجهزة المكتبية أعمال معينة لها وتقوم بها. وعندما لا يتوفر العمل في مجال اختصاص الآلة، فإنها تبقى متوقفة دون عمل عكس الموظف البشري الذي يستطيع أن يقوم بالكثير من الأعمال وأن يتدرَّب على أي نوع من أنواع العمل.
- إن الآلات تتطلب قرطاسية ولوازم خاصة بها وتحتاج إلى عمليات لصيانة الدائمة.
- الآلات المكتبية عرضة للكسر والتلف، وهذا العنصر هام يجب أن يتم أخذه بعين الاعتبار فقد يؤدي أي كسر أو أي تلف في الآلة إلى توقّف الأعمال، خصوصًا إذا لم يكن متوفر في المنظّمة سوى آلة واحدة.
- إن شراء الآلات المكتبية يتطلب إلى مصاريف كثيرة، فيتم إنفاق مبالغ كبيرة من رأس مال المنظّمة.
- الآلات المكتبية قدّ تحتاج إلى موظفين مدربين ومتخصّصين لتشغيل الآلات، وأن مصاريف الحصول على هؤلاء الموظفين المتخصّصين للآلات تكون مرتفعة في بعض الأوقات، كما أن تدريب الموظفين الموجودين في المنظّمة لاكتساب المهارات اللازمة لتشغيل تلك الآلات يكلّف المنظّمة الكثير من الناحية المادية، خاصة إذا كان التدريب يتم خارج المنظّمة أو خارج الدولة.
- إن الآلات المكتبية تصبح قديمة بشكل سريع وتحل محل الآلات المعروفة في الوقت الحاضر، بعد مدّة قصيرة آلات أحدث وأفضل.
