يوجد مكاتب وغرف من الضروري أن تتوفر في المنظّمات بسبب الحاجة الضرورية والملحّه لها، فغرفة الاجتماعات هي من إحدى هذه الغرف الضرورية للمنظّمات وخاصة المنظّمات الكبيرة.
ما هي غرفة الاجتماعات؟
هي غرفة كبيرة الحجم تُخصّصها الكثير من المنظّمات غرفة للاجتماعات، تقوم بتزويد هذه الغرفة بالأثاث الضروري مثل الكراسي وطاولة كبيرة، ويحدّد حجمها بناءً على عدد الموظفين الذين يحضرون الاجتماع، ووجود غرفة ليتم عقد الاجتماعات فيها أفضل من عقد الاجتماعات داخل غرف الموظفين، حيث يتوفر الجو المناسب للقيام بالمناقشة والبحث وأماكن مريحة يستطيعون الكتابة فيها وأخذ الملاحظات أثناء الاجتماعات.
أمّا بخصوص موقع غرفة الاجتماعات من الأفضل أن تكون في موقع منعزل وبعيد عن أماكن الدخول والخروج للموظفين؛ حتى لا يحصل إزعاج للموظفين أثناء الاجتماعات.
مكونات غرفة الاجتماعات:
- أثاث المكتب: وتتمثل في الطاولة والكراسي ويجب أن تكون الكراسي مناسبة لعدد المجتمعين والطاولة واسعة للعدد، خصوصًا في الاجتماعات الكبيرة. ومن حيث نوع الطاولة، فالطاولة المصنوعة من الزجاج تعطي شكل فخم للغرفة وأنيق، أمّا الطاولات المصنوعة من الخشب فهي عملية أكثر، والكراسي فيفضّل أن تكون مصنوعة من الجلد أو القماش السميك ليمنح الجالسين الراحة.
- شاشة لعرض الصور أو الفيديوهات:
في كل غرفة اجتماعات يجب أن تتوفر شاشة كبيرة لعرض التقارير المصوَّرة، أو الصور أو لتوضيح الأفكار المكتوبة وغيرها، وقد تكون شاشة تلفزيون كبيرة ويجب أن تكون شاشة عرض بواسطة الحاسوب. - القرطاسية:
يجب أن يتوفّر العناصر الأساسية في كل اجتماع، من ورق أبيض وأقلام حبر وأجهزة حاسوب وغيرها من ما يحتاج له الاجتماع، أمّا طرق تجهيزها عن طريق وضعها في ملف جلدي فخم، أو تأمين دفتر يحمل شعار المنظّمة مع قلم حبر تجدد في كل اجتماع. - الإنارة:
يجب تكون إنارة غرفة الإجتماعات واضحة، ومن طرق الإنارة القوية هي النوافذ الكبيرة التي يدخل من خلالها أشعة الشمس فتصبح الإضاءة طبيعية، فالإضاءة داخل الغرفة تكون بواسطة نيونات كبيرة معلقة في السقف الغرفة تسمح بتوزيع الضوء على المجتمعين.
ملاحظة: من الضروري توزيع عبوات مائية مع كاسات أمام كل فرد في الاجتماع، وأوراق المحارم في وسط الطاولة، وأيضًا بعض الحلوى أو قطع شوكولاتة صغيرة وسط الطاولة.
