المنظّمات والشركات الكبيرة تحتاج إلى من يرحّب بضيوفها والمستفيدين منها وينظّم أمور الدخول والخروج منها، ولهذا تنشئ المنظّمات ما يُسمَّى بغرفة الاستقبال.
مفهوم غرفة الاستقبال:
تقوم بعض المنظّمات بتخصيص غرفة لاستقبال الضيوف القادمين إليها والمستفيدين منها، وتُسمَّى في بعض الأوقات غرفة الانتظار، حيث تقوم المنظّمات بتقديم العناية والاهتمام بهذه الغرفة؛ لأنها أول ما يشاهده الضيوف ومنها يأخذ الانطباع الأول عن المنظمة، ولنفس السبب تقوم المنظّمات بالاهتمام بتزويدها بالأثاث الجيد وتوفير كل وسائل الراحة التي يحتاج لها الضيف.
غرفة الاستقبال كوسيلة إعلان:
تستخدم المنظّمات غرفة الاستقبال كوسيلة إعلانية لتوضّح نشاطات وأعمال المنظّمة، فتقوم بعرض بعض الخرائط وبعض الصور عن المنظّمة. ويجب أن تكون غرفة الاستقبال أقرب ما يمكن من مدخل مبنى المنظّمة، حيث يتمكن الضيف من الوصول إليها في أسرع وقت وبدون تعب.
من هو موظف الاستقبال؟
هو الموظف المتواجد في غرفة الاستقبال، يقوم بإنجاز مهامه فيها يقوم باستقبال أي ضيف قادم للمنظّمة، ومن وظائفه هو الاستجابة عن أي استفسار من ضيوف المنظّمة وعن الخدمات والمنتجات التي تقوم بعرضها، ويساعد الضيوف بتحديد وجهتهم للحصول على ما يريدون من داخل المنظّمة، وهو الذي يقوم باستلام البريد الوارد والرّد على المكالمات الهاتفية والقيام ببعض المهام البريدية، مثل إرسال الفاكسات أو البريد الإلكتروني.
ويجب أن يقوم بتقديم الضيافة للضيوف في بعض الأحيان وأن يبقي غرفة الاستقبال نظيفة ومرتبة، وفي بعض المنظّمات هو من يتأكد من هوية الضيف وهو من يقوم بإعطائه التصريح للدخول إلى المنظّمة. ويجب أن يتصف موظف الاستقبال بالهدوء والنُضج والحنكة والسرعة البديهة في الرّد، وأن يكون لديه إجابات متوفرة عن أسئلة الضيوف.
