حتى يحقق الاجتماع الإداري ما نريده يجب أن يتوفر فيه مجموعة من اللوازم التي لها دور كبير في الوصول للغاية المطلوبة، ومن هذه اللوازم الغرفة وموقعها، الوسائل البصرية والتحرر من الإزعاج ولوحات الأسماء.
لوازم الاجتماعات الإدارية في منظمات الأعمال:
1. الغرفة:
إن الاجتماعات التي تم التخطيط لها تميل إلى أن يتم عقدها في غرف ويوجد عدد محدود من الخيارات العملية المثيرة، لكن من المؤسف أنها قليلة ما تكون عملية، مثل الصالونات الخاصة في عربات السكك الحديدية أو الحدائق وغيرها، لذلك فإن الغرفة في البيئة الأقرب احتمال واختيارها مهم. وقد يبدو عدم وجود مجال للاختيار لكن من الجيد دائمًا أن يتم طرح السؤال قد تكون عادة معينة لاستخدام غرفة معينة لمجرد أنها تستخدم دائمًا، فإذا لم يكن لدينا اختیار فهناك على الأقل خطوات يمكننا اتخاذها لكي نجعلها تعمل بشكل أفضل.
وبعد أن يتم اختيار غرفة الاجتماعات بعناية يجب أن تتوافر فيها الحجم المناسب الشكل المعقول، وأن يكون ديكورها مبهج وملائم وأن تكون التدفئة والتهوية مناسبة أن يكون أثاثها مرتب بالشكل المطلوب، وأن يتوفر فيها المعدات اللازمة من أقلام وأوراق ومشروبات من ماء وعصائر.
2. التحرر من الإزعاج:
إن أسباب الإزعاج أو صرف الانتباه يمكن أن تحدث بشكل سهل، وبعض المشاركين في الاجتماع لديهم استعداد أكبر من اللازم حتى يصرفوا انتباههم عن اجتماع، ومن الأشياء التي تسبب الإزعاج في الاجتماع هي المكالمات الهاتفية، الزوار، النوافذ، الضوضاء، الأثاث وغيرها العديد.
3. لوحات الأسماء:
لوحات الأسماء للمشاركين في الاجتماع تقدم فائدة إذا لم يمن الجميع يعرف بعضهم البعض، فإذا كان رئيس الاجتماع يرغب في أن تكون طريقة ترتيب الجلوس يمكن أن يقوم بوضع طاولة بجانب الباب، أو في مكان دخول المشاركين للقاعة.
4. الوسائل البصرية المساعدة:
تقليد استخدام الوسائل البصرية المساعدة في مواقف معينة مثل التدريب يكون مطبق دائمًا، لكن هذه الوسائل في اجتماعات مجلس الإدارة ما يزال في التطور لكن الجميع سوف يستفيد من استخدام أكثر من قناة اتصال واحدة، ولا يوجد شيء غير مناسب بالنسبة لاجتماع يستخدم الوسائل البصرية المساعدة الملائمة. ويجب أن تكون الوسائل البصرية ملائمة لحجم الغرفة والتأكد من أنها تعمل قبل الاجتماع.
