في الفترة الأخيرة اهتم المفكرون بدراسة تصميم المكتب بعد أن كان التركيز يدور حول تصميم المباني؛ وذلك تماشياً مع ما نادى به فردريك تايلور باتباع الأسلوب العلمي في الإدارة. وقام المهتمون بعلم الإدارة بإدخال المبادئ والإرشادات التي نجحت في التصميم بعد تعديلها بما يناسب مع ظروف المكتب.
مفهوم تصميم المكتب:
هو ترتيب الآلات في المساحة المتوفرة في أرضية المكتب، وهذا التعريف يقوم بالتركيز على ترتيب الآلات في المكتب. والتصميم يحتوي على عناصر أخرى مهمة عدا الآلات، فهو يحتوي على مواقع عمل الموظفين والأثاث وغيرها.
إرشادات ومبادئ في تصميم المكاتب:
- يجب ترتيب المكاتب حيث يكون سير العمل في خط مستقيم وباتجاه واحد، ويجب أن لا يكون مجال للف والدوران في المعاملات والانتقال غير المهم للموظفين.
- يجب ترتيب المكاتب للموظفين، بحيث لا تكون قريبة من مصدر التدفئة أو مصدر التبريد ولا تكون في مجرى التيار الهوائي القوي، ولا تكون قريبة من الشبابيك المُطلّة على أماكن مزدحمة.
- يجب تجميع الموظفين الذين تربطهم بعض روابط العمل الوثيقة ووضعهم جانب بعضهم البعض وبطريقة متقاربة.
- يجب أن يتم تزويد المكاتب بالإضاءة والتهوية والتدفئة والتبريد المناسبة.
- يجب توزيع مساحة المكتب بناءً على متطلبات العمل وراحة الموظفين، لذلك يجب أن يتم تحديد مكان هادئ تتواجد فيه أفضل إضاءة وتهوية للأعمال التي تحتاج الكثير من التركيز والاهتمام.
- من الأفضل أن يكون الأثاث والأجهزة والأدوات التي تستخدم في المكاتب لها نفس القياسات وذات النوع؛ لأن التوحيد يعطي مظهر أرتب للمكتب ويوفر المزيد من المرونة عند الاستخدام.
- يجب أن يتم ترتيب المكاتب بحيث يكون الكل ينظرون إلى اتجاه واحد، وأن لا يكون الموظفين مواجهين لبعضهم البعض أثناء العمل.
- يتوجب أن تكون الممرات الجانبية بين المكاتب واسعة، حيث تسمح بالمرور دون أن يحدث تصادم بين الموظفين.
- من الأفضل وضع مكاتب للمشرفين والرؤساء الإداريين وراء مكاتب المرؤوسين؛ حتى تسهل مهمة الرقابة للموظفين في مكان العمل وتقليل لفت النظر الموظفين نحو مكتب المشرف؛ لمعرفة الاشخاص الزائرين وعدم التركيز في الأعمال.
- يجب أن يكون مصدر الماء والمشروبات قريب من مكاتب الموظفين وكذلك الحمامات.
- وضع الملفات التي يستخدمها الموظفون ويحتاجونها بالقرب منهم.
