كيفية متابعة الخطة المالية بعد التنفيذ

التخطيط المالي أو الخطة المالية، هي من أحد الأعمال التي يتم القيام بها من قِبل المؤسسة ومجموعة متخصصة من الأفراد، وبذلك تُعتبر جزء حيوي ومهم من أعمال المؤسسة ولا يمكن الاتستغناء عنه. وفيما يخص عملية المتابعة والتقييم بتُعتبر من أفضل وأنجح الوسائل التي تُساعد الإدارة على معرفة مدى التقدم والتطور والاستمرار بالعمل، وكذلك مدى مشاركة الأفراد العاملين في المؤسسة، وكذلك تُعتبر عملية المتابعة مهمة ومفيدة لمعرفة مدى إقبال الأفراد المتبرعين بالأموال للمؤسسة.

مفهوم المتابعة والتقييم المالي:

قد يعتقد البعض أن عملية المتابعة والتقييم غير مهمة ومضيعة للوقت، ولكن في الواقع إنها عملية أساسية تُساعد على التأكد من أن العمل يجري بالشكل الصحيح، وكذلك تُعتبر ضرورة من ضروريات العمل للتحكم به وباتجاهاته، وكذلك التعرف على مدى الالتزام والمسؤولية في المؤسسة بشكل عام.

مفهوم المتابعة المالية:

تُعتبر المتابعة بأنها مهمة عملية مستمرة، يتم إنجازها بأي تاريخ تقوم المؤسسة أو الشركة بتحديده، والتي ترتكز بشكل أساسي على تقديم جميع المعلومات والبيانات والتقارير المالية وغير المالية الخاصة بالخطة التي تم تقديمها للمؤسسة، وكذلك تعمل على تزويد الإدارة بالمخرجات والنتائج التي تم تحقيقها الخاصة بتنفيذ الأهداف والفعاليات والبرامج الموضوعة.

وعادةً ما تتطلب عملية المتابعة جمع البيانات والمعلومات الخاصة بعملية التنفيذ للخطة، وكذلك القيام بعملية تحليل هذه البيانات؛ للوصول إلى المؤشرات والأدلة التي تُرشد وتدل المؤسسة إلى مستوى تنفيذ الأعمال التي تم الوصول إليها، وإلى أي مرحلة من المراحل الموجودة في الخطة تم الوصول بشكل فعلي؛ وذلك تمهيداً لعملية اتخاذ القرار الصحيح والمناسب.

مفهوم التقييم المالي:

تُعتبر عملية التقييم عملية دورية تحدث باستمرار، خلال فترات زمنية متعددة والتي تحدث في نهاية فترة تنفيذ العمل، فعادةً عند الانتهاء من أي أمر تتم عملية التأكد من أن هذا العمل كان يجري كما يجب أم لا، وكذلك من الممكن القيام بعملية التقييم في أحد المراحل المتقدمة من العمل. وتعتمد عملية التقييم على مجموعة من المعايير أهمها ما يلي:

• الكفاءة والفاعلية: يتم في عملية التقييم قياس مدى الكفاءة والفاعلية وكذلك الاستمرارية سواء كان قصير أم طويل الأجل، وكذلك الملائمة، والقيام بقياس مدى إنجازات المؤسسة.

• توضيح وبيان أسباب التقصير: في عملية التقييم يتم توضيح وبيان أسباب التقصير التي حدثت في أحد المراحل والتي تُشكل سبب الاختلاف بين المخطط الذي تم تنفيذه بداخل المؤسسة، وجميع هذه الأمور يتم توضيحها ودراستها؛ لغايات تحسين نوعية الأداء وكذلك للاستفادة وأخذ الدروس للقيام بالأعمال القادمة على أكمل وجه، وتحسين الخطط القادمة.

الفرق بين المتابعة المالية والتقييم المالي:

تُعتبر عملية التمييز بين المتابعة المالية والتقييم المالي عملية صعبة، ولا يمكن لأي شخص التمييز بينها؛ وذلك لأن هاتان العملياتان مترابطتان، ويُكمّل كل منهما الآخر، وبالرغم من عمليات التشابه الكبيرة بينهما إلا أنه يوجد العديد من الفروقات الأساسية وهذه الفروقات هي ما يلي: