بعد أن تقوم بإعداد التقارير في المشاريع يجب أن يكون هناك متابعة للتقارير، وهي العملية التي يتم عن طريقها التأكد والتحقّق من التقدّم وعدم وجود مشاكل.
فوائد متابعة تقارير المشاريع:
- ليتم فورًا معالجة التغييرات في الخطة التي يسببها العميل أو المشاكل.
- يتم استخدام معلومات التقدّم المعروضة لتحديث جداول الخطة وسجلات ملف المشروع.
كيفية متابعة تقارير المشروع:
لتقوم بذلك عليك أن تملك نقطة انطلاق أو قاعدة تحدّد بواسطتها الاختلافات، وتعتبر القاعدة التي تُبنى عليها جميع الأعمال المتابعة هي خطة المشروع التي وضعت قبل التنفيذ، حيث تظهر فيها كل المراحل الأساسية. وقاعدة المشروع يجب أن تبقى بلا تغيير طول فترة العمل على المشروع، وأثناء إنجاز العمل تشير إلى التقدّم على شكل جانت بالقيام بتظليل المستطيلات الموجودة لتوضّح مقدار العمل المُنجز.
وإذا تأخر البدء بمرحلة رئيسية ما أو أخذت وقتًا أطول لإنجازها أو حدث تاخر في غنهائها، فإن ذلك يُبيّن بوضوح على الشكل، بينما يبقى الموقع الأصلي للمستطيل في شكل جانت بلا تغيير كخط قاعدي. ويتم تسجيل التعديلات على الخطة حال حدوثها للاحتفاظ بالخبرة للاستفادة منها في المشاريع المستقبلية. وهذا قد يزيح نشاطًا أو أكثر من موقع الخط القاعدي الأصلي مسببًا تعديلاً في استراتيجية المشروع.
وعليه فإن محافظتك على عدم تغيير الخط القاعدي، يضطرك إلى أن تدوّن بالكامل أية تعديلات تطرأ على الخطة والجدول، ثم تقيّم لاحقًا نقاط التعلّم الرئيسية من جميع هذه التعديلات التي تحدث. وإذا تسببت هذه التعديلات في التأخر في مراحل رئيسية حاسمة فإن إنجاز المشروع سوف يتأخر. وعندئذٍ ستواجه المهمة الصعبة المتمثلة في التخطيط العلاجي، لاستعادة جدول المشروع الأصلي وإقناع العميل بقبول تاريخ الإنجاز الجديد.
