حتى يكون التقرير مميز ويحقق الغرض منه ويحقق النجاح المطلوب، يجب على المستشار الإداري أن يحقق متطلبات تقرير الاستشارة الإدارية عند قيامه بكتابة التقرير.
متطلبات تقرير الاستشارة الإدارية:
- أن يكون التقرير مختصر؛ بمعنى أن يحتوي التقرير على المعلومات الضرورية التي لها علاقة بالدراسة المطلوبة، كما يجب أن يحتوي على التوصيات والحلول المقترحة اللازمة لها، فيتطلب من المستشار أن يبتعد عن كتابة التقارير التي تحتوي على المعلومات غير الضرورية، التي يكون فيها خروج عن المحور الأساسي.
- أن يكون التقرير مُرتَّب؛ بمعنى تجزئة المواضيع التي يتضمنها التقرير إلى فقرات تُبيّن المواضيع المهمة في التقرير؛ حتى يكون سهل في القراءة وفهم ما يحتويه التقرير.
- أن يتصف التقرير بالوضوح والبساطة؛ أي أن يكون سهل فهمه واستيعابه لكل ما فيه من مقترحات وتوصيات، حيث يتحقق هذا بالابتعاد عن التعقيدات في كتابة الجمل، كذلك اختيار الجمل التي تتصف بالبساطة والألفاظ السهلة والجمل القصيرة.
- يجب أن يكون التقرير مقنع؛ فالتقرير هو نتيجة الدراسة ولا يمكن أن يحقق الغرض منه إذا لم يتم إقناع الرئيس الإداري، أو الجهة التي طلبت الاستشارة بضرورة ما تضمَّنه التقرير، وقيامها بتطبيق المقترحات التي ذكرت فيه، ويجب أن تكون هذه المقترحات تم توضيحها بشكل وافي، كما يجب أن يكون في التقرير خرائط وجداول بيانية ورسومات وغيرها.
