اقرأ في هذا المقال
- كيف تأتي الثقة بتقارير التقدّم؟
- أهداف مراقبة التقدّم في المشروع
- قرر عدد مرات المراقبة
- كيف تقيس التقدّم؟
لا يمكنك القيام بعملية المراقبة في مشروعك من دون أن تتحرَّك وتقوم بالحوارات، فيجب أن تقوم بجمع المعلومات وهذا لا يمكنك القيام به وأنت جالس في مكتبك وعلى كرسيك.
كيف تأتي الثقة بتقارير التقدّم؟
الثقة بتقارير التقدّم تأتي من خلال التثبت والتحقّق منها عمليًا من وقت لآخر، وهذا الشيء يتطلب منك أن تقوم بعملية الرقابة لما يلي:
- أعضاء فريق المشروع.
- المستفيدين من المشروع.
- الأداء.
أهداف مراقبة التقدّم في المشروع:
- التحدث لأعضاء الفريق للتعرّف مباشرة إلى كيفية سير الأمور.
- التأكد من أن المصار البشرية الموعودة تعمل بالفعل على مهام المشروع.
- تشجيع أعضاء الفريق وإظهار أنك تهتم بهم وبعملهم.
- التعرّف بسرعة إلى الاهتمامات والصعوبات التي يواجهها أعضاء الفريق.
ملاحظة: ربما يُنظر إلى الإكثار من الرقابة على أنها تدخل في شؤون الآخرين، لذلك يجب عليك أن تحافظ على التوازن الدقيق في مراقبتك.
قرر عدد مرات المراقبة:
لا تعتمد على الاجتماعات للفريق كأساس لعرض التقدّم في المشروع، بل يتوجب عليك أن تقرّر عدد المرات التي تهدف فيها إلى:
- القيام بجولة لملاحظة ما يحدث يوميًا.
- قياس التقدّم في مهام ومعالم المراحل الأساسية.
- عقد اجتماعات فردية مع العميل ومع راعي المشروع وأعضاء الفريق.
- تلقي تقارير شفوية ومكتوبة من أصحاب المراحل الرئيسية.
وإذا كان بإمكانك قُم بعقد اجتماعات قصيرة ومنتظمة لأعضاء الفريق في نفس الوقت واليوم كل أسبوع، فذلك يُشجّع أعضاء الفريق على تبادل المعلومات والحفاظ على التواصل الجيد بينهم. وإن المراقبة المنتظمة تظهر اهتمامك بنجاح المشروع وتؤكد على رسالة تفيد التنبه للمخاطر الجديدة أو توقع المشاكل المستقبلية.
كيف تقيس التقدّم؟
اسال أعضاء الفريق عن كيفية قياس التقدّم بسهولة، يتوجب عليهم أن يوافقوا على:
- كيفية وضع المعايير لنتائج (مخرجات) كل نشاط.
- عدد مرات القياس والتسجيل.
- مقاييس الأداء التي يستخدمونها ويتأكدون بها من الإنجاز.
- كيفية سرد التقدّم والانحرافات والاستثناءات.
وإذا ظهرت نتائج غير عادية وغير متوقعة فإنه يتوجب إعلامك فورًا بذلك؛ لكي يتم اتخاذ القرار التصحيحي بشأنها. واستمر دائمًا بتذكير أعضاء الفريق بالتنبه والتركيز على المخاطر التي تتعلق بشكل خاص بكل مرحلة من مراحل العمل.
