من هم المشاركون في عملية المتابعة والتقييم للخطة المالية؟

عملية المتابعة والتقييم من الأعمال والخطوات والمراحل التي يتم القيام بها بعد عملية تنفيذ الخطة؛ وعادةً ما تقوم بها المؤسسات لغايات التحقق من أن الأعمال التي تقوم بها المؤسسة تسير بالشكل الصحيح.

أهمية المتابعة والتقييم للخطة المالية:

تُعتبر عملية المتابعة والتقييم من أحد المراحل التي يتم القيام بها من قِبل مجموعة معينة من الإدارة، وعادةً ما تتم بعد القيام بتنفيذ الخطة أو في المراحل النهائية من مراحل تنفيذ الخطة. ويتم الحصول من خلالها على معلومات ونتائج خاصة بالعمل الذي تقوم به المؤسسة، وكذلك يتم التأكد من أن كل فرد من أفراد المؤسسة يقوم بالأعمال الموكلة إليه. ولا يمكننا التقليل من أهمية المتابعة والتقييم؛ لأنها جزء لا يتجزأ من أعمال المؤسسة ومُكمّل للوظائف والمهام التي يتم القيام بها من قِبل الموظفين.

مسؤوليات المتابعة والتقييم:

تحتاج عملية المتابعة والتقييم إلى تحديد وتقسيم المسؤوليات وتحديد كل جهة من الجهات التي تقم بالأعمال، أي تقسيم الأعمال بين الأفراد المتخصصين بها. ومن أهم هذه التقسيمات ما يلي:

• تحديد من هي الجهة المسؤولة عن عملية التقييم؟

• تحديد عدد الأفراد الذين يقومون بالتقييم والمتابعة في كل قسم.

• تحديد وتقسيم الأفراد الذين سيقومون بجمع المعلومات.

• تحديد الأعمال التي سوف يتم القيام بها من كل فريق من الأفرقة المقسمة.

• تحديد الأعمال المطلوبة من كل فريق من الأفرقة.

• تحديد طريقة التواصل بين الأفراد المتخصصين بعملة التقييم والمتابعة وبين الجهات لمسؤولة عنهم.

• تحديد كيفية القيام بعملية تدفق المعلومات من فرع إلى آخر في فروع المؤسسة.

المشاركون في عملية المتابعة والتقييم للخطة المالية:

عادةً ما يتم المشاركة في عملية المتابعة والتقييم للخطة المالية العديد من الأطراف والجهات. ومن أهم هذه الجهات ما يلي:

• جميع الإدارات المسؤولة عن عملية تنفيذ البرامج.

• جميع الأفراد والجهات والأطراف العاملون في المؤسسة والمستفيدون منها.

• جميع الجهات المالية التي تعمل على تمويل المؤسسة والأشخاص أصحاب القروض التي تقدمت لها المؤسسة.

• الأفراد أصحاب المؤسسة والمساهمين في شراء الأسهم والمالكين الأصليين للمؤسسة.

• المجتمع بشكل عام؛حيث يُعتبر الرأي العام من أهم الأراء التي تُشارك في عملية التقييم والمتابعة.

ما هي أهم القضايا التي تخضع لعملية التقييم؟

العديد من القضايا الرئيسية التي يتم تحديدها وتوضيحها ودراستها من خلال عملية المتابعة والتقييم؛ حيث تسعى المؤسسة دائماً إلى معرفة الأعمال المرجوة هل تسير بالشكل الصحيح أم لا، وكذلك الحصول على تجارب فعلية وواقعية متخصصة بالأعمال التي تقوم بها المؤسسة واستخدامها كمراجع لعمليات المقارنة مستقبلاً. ومن أهم هذه العمليات والقضايا ما يلي:

• تقييم العمليات: السبب الأساسي نتيجة التقييم لمرحلة العمليات، هو التأكد من أن الأفراد المسؤولين عن هذه المرحلة قد قاموا بعملهم بالشكل الصحيح وبالوقت المحدد، وكذلك القيام بالتأكد من أن الموازنة المالية التي تم رصدها للمشروع قد استهلكت كما يجب أنها ملائمة ومناسبة.

• تقييم المخرجات: من خلال هذه المرحلة يتم معرفة مدى التطور الذي وصلت له المؤسسة في عملية تنفيذ الخطة المالية الموضوعة، على سبيل المثال يتم دراسة وتوضيح عدد المراحل التي أنجزتها وقطعتها وما عو عدد المراحل المتبقية للإنتهاء.

• تقييم النتائج: من خلال مرحلة تقييم النتائج، يتم الوقوف على جميع الأمور التي تم تحقيقها، والتأكد من عدد الأمور المُنجزة، وكذلك يتم تقييم مستوى النجاح الذي حققته المؤسسة والشركة. وغالباً ما يواجه هذا التقييم العديد من الصعوبات؛ نتيجة تعرضه للعديد من العوامل التي ربما تكون خارج السيطرة وبعضها الآخر تحت السيطرة مثل العاوامل البيئية والآثار الخارجية، وكذلك العديد من الصعوبات مثل الاضطراب الاقتصادي وغيرها.

ما هي أساليب التقييم الخاصة بالخطة المالية؟

يوجد مجموعة متنوعة من الأساليب المستخدمة لعملية التقييم المالي. ومن أهم هذه الأساليب ما يلي:

• أسلوب التقييم الذاتي: وهو من أحد أساليب التقييم الذي يقع على عاتق المؤسسة نفسها.

• أسلوب التقييم المشترك: وهو من أحد أساليب التقييم الذي يقع على عاتق المؤسسة نفسها، بالإضافة إلى المساهمين والمستثمرين وجميع الشركاء للمؤسسة.

• أسلوب التقييم السريع: وهو من أحد أساليب التقييم الذي يتم بناءً على حالة طارئة أو حالة مستعجلة.

• أسلوب التقييم الخارجي: وهو من أحد أساليب التقييم الذي يتم القيام به من خارج المؤسسة أي من جهة رقابة خارجية.

• أسلوب التقييم المتقاطع: وهو من أحد أساليب التقييم الذي يتم القيام به من قِبل فريق خارجي، بالإضافة إلى الإدارة الداخلية.