المشارك في الاجتماعات لا يجب أن يقبل الدعوة للحضور إلا إذا كان متأكد من أن حضوره مبني على نتائج، ويجب أن يقوم بدارسة جدول الأعمال وأي وثائق أخرى وأن يقوم ببحث الموضوعات مع المشاركين الآخرين.
من هم المشاركين في الاجتماع الإداري؟
هم الأفراد الذين يعتبرون أعضاء الاجتماع الذين يقدمون أفكار ويتلقون التعليمات والأنظمة للقيام بمهامهم وأعمالهم، على المشاركين في الاجتماع أن يصلوا في الوقت المناسب وأن يقدم المساهمة بالطريقة الأكثر فعالية حسب تقديره، وأن يسيطر على ردّة فعله التي من الممكن أن تقلل من فعاليته.
متى يفسد المشاركين الاجتماع؟
- حضورهم بلا سبب: عندما يتم دعوة المشارك لحضور الاجتماع، فيجب الاجابة على السؤال وهو هل الاجتماع فعلاً بحاجة إلى هذا المشارك؟ لأن هذا يُكلّف المشارك الوقت ويكلف المنظمة المال. وبالمقابل الاجتماعات التي فيها أعداد كبيرة من المشاركين تكون احتمالات نجاحها قليلة. ويجب أيضًا أن نسأل من قام بدعوة المشاركين فقد يكون هناك أسباب للدعوة لا يعرفها المشارك.
- سوء التكتيك: التكتيك الذي سوف يتم استخدامه لا يمكن تحديده أثناء المناقشة، لكن حتى ننجز بشكل جيد يجب أن ننصت جيدًا ليس فقط لِما يقال، ولكن لكيفية قوله والإنصات لِما لا يقال.
- المشاكل الشخصية: وتشمل هذه المشاكل الخجل والغرور والعدوانية والحساسية المفرطة والثرثرة، ويقصد بها الحديث المستمر الذي لا يتوقف.
- الاتصال غير الفعّال: الاتصال الفعّال يُعدّ أحد العناصر الرئيسية لفعالية الاجتماعات مهما كان دور المشارك فيها، ولتحقيق عملية الاتصال الفعّال يجب أن يتم الابتعاد عن الضوضاء، وهناك عاملان يجعلان الأمر أكثر صعوبة وهما اللاشعور وأن كل مشارك يقوم بعملية الإرسال في الاجتماعات.
- الأخطاء الإجرائية: تختلف الاجتماعات عن بعضها البعض اختلاف كبير وتتنوع الرسمية فيها، وهي تتراوح بين الاجتماعات الرسمية التي يتم عقدها بناءً على شروط قانونية وبعضها التي تعقد دون أي نوع من الإجراءات الدقيقة، وتكون بعض هذه الإجراءات قواعد مكتوبة، أو إجراءات أساسية. وهناك قواعد إجرائية يجب على الجميع اتباعها دون أن تكون مكتوبة، منها طاعة القائد وعدم الحديث إلا بطلب من قائد الاجتماع، والنقاش فقط من خلال رئيس الاجتماع وعدم المقاطعة إلا لأسباب إجرائية.
