يجب أن يكون رئيس الاجتماع مستعد لتلقّي أي هجمة خلال الاجتماع، وأن يقوم بتجهيز قائمة بأسماء المشاركين الذين سوف يبدون أفكارهم، وهذا يساعد على تركيز الانتباه للمشاركين.
المعوقون والثرثارون ومبذرو الوقت في الاجتماعات في منظمات الأعمال:
أولاً: المعوِّقون:
الإعاقة يقصد بها استخدام الخطابات الشخصية بهدف إطالة الأحداث، وهي تكتيك يمكن أن يتم استخدامه في كل مكان له علاقة بالوقت، ويخرج رئيس الاجتماع من هذه الحالة، حيث أنه يقوم ببذل جهده حتى يتقدم في الاجتماع في حل المشاكل، ويوجد طرق لمكافحة المعوِّقون يمكن أن يتسلّح بها رئيس الاجتماع وهي:
- قائمة المتحدثين وهو أن يتم منح كل متحدث لإبداء رأيه بخصوص كل موضوع لمدة خمس دقائق.
- أن يوضّح للمشاركين أنه لم يبحث عن كل النواحي التي يتم مناقشتها، وأنه من المتوقع أن يؤجلها إلى وقت آخر وتاريخ آخر محدد، وهنا بإمكانه أن يوقف المعوِّق.
- إعلان أنه لا يهم بأن الجميع يبدي رأيه؛ لأن اتخاذ القرار سوف يكون بالتصويت، وهذا يحقق للمعوِّق بوجود تقدم لكنه لا يزال رابح؛ لأن من المحتمل أن لا يسمح لبعض المؤيدين بإبداء رأيهم.
ثانيًا: الثرثارون:
يستطيع المشارك المعيق للاجتماع أن يتحدث في مواضيع أخرى؛ لأنه من الصعب أن يتحدث في موضوع واحد، فالثرثارون يخرجون عن الموضوع الرئيس ويمكن أن يلجأ بعض المشاركين في الاجتماع إلى هذا الأسلوب لإضاعة الوقت أو لفت الانتباه إلى جدول أعمال خفي أو إلى أهدافهم الخاصة، أو إبعاد النظر عن بند محدد في جدول الأعمال إذا كان المشارك لا يرغب بمناقشة هذا البند.
ثالثًا: مبذر الوقت:
هنا مهدر الوقت مختلف عن المعوِّقون والثرثارون، حيث إنه يتصرف بشكل سلبي ليس لفت الانتباه لموضوع آخر ولا لكي يظهر أن الوقت المخصص لمناقشة الموضوع مقسم بأسلوب خاطئ، بل حتى يفعل هذا لإرضاء أنفسهم. فمبذر الوقت يعتبر الاجتماع لعبة جماعية وليس لديه اقتناع بأن للاجتماع أهداف ونتائج يجب أن يتم تحقيقها، فهو يهمل كل النواحي الاجتماعية.
وبالتالي آرائه لا تكون واقعية وبعيدة عن الموضوع الرئيسي، فيحتاج رئيس الاجتماع لإعادة مبذر الوقت إلى الموضوع الرئيسي كي لا يطلع عنه، وقد يطرح عليه سؤال هل يرغب في البقاء والمشاركة في الاجتماع.
