رئيس الاجتماع:
- تحمل مسؤولية تقدم الاجتماع إلى الاتجاه الذي يكون سبب في حل كل البنود، بشرط أن تكون بنود الاجتماع وأهدافه محدده.
- أن يستشعر النتيجة التي من الواجب الوصول لها في كل بند من بنود الاجتماع، وبالتالي تحقيق أهداف الاجتماع ككل.
- أن يكون رئيس الاجتماع واثق من مناقشة كل بند في جدول الأعمال خلال الاجتماع، وأنه قام بالاستماع إلى كل المشاركين بخصوص البند المطروح، وهذا يمنح المشاركين دفعة إيجابية باتجاه العمل، وليس الدافع السلبي ليبادروا بأنفسهم.
- إعادة الاجتماع نحو الوراء إذا ظهر أنه ابتعد عن الموضوع الأساسي.
- أن يكون واثق من القرارات المتخذة يتم تسجيلها.
- الإشراف على الحوار وعلى الاجتماع نفسه، فرئيس الاجتماع هو المشرف، والمشرف الفعّال هو الذي يسمح للأمر بالحدوث وللنتائج بالتحقق من خلال الأفراد.
سكرتير الاجتماع:
يجب أن يكون مرئي ولكن غير مسموع، فعليه أن يقوم بتقديم الدعم الإداري للاجتماع؛ حتى لا يكون الاجتماع عفوي، ومن أدوار السكرتير في الاجتماع ما يلي:
- تجهيز جدول الأعمال بالتعاون مع رئيس الاجتماع والدعوة للاجتماع.
- التأكد من تكامل العدد القانوني من المجتمعين لبدء الاجتماع وعدم إهدار الوقت في انتظار الآخرين.
- استلام اعتذارات الغياب عن الاجتماع ورفع التقارير بها وتسجيلها.
- تجهيز احتياطي للوثائق حتى يسلمها للمشاركين، والتأكد من حصول الجميع عليها.
- التأكد من الضروريات في مكانها من مشروبات وأدوات كتابة وأقلام ودفاتر وغيرها.