من يتحمَّل مسؤولية نجاح أو فشل المشروع؟ هل المسؤولية تكون جماعية أم فريدية؟ هل تكون المسؤولية موزّعة بشكل متساوي أم لا؟.
مسؤولية إدارة المشروع:
سوف تتم الإجابة عن من هو الذي يتحمل المسؤولية في المشروع وكيف يتحمَّلها، مدير المشروع يتحمل مسؤولية إعداد ملف للمشروع إما بشكل ورقي أو آلي ويشمل كل الوثائق والمستندات التي لها علاقة بالمشروع، وهذا الملف يعتبر هو السجل الدائم للمشروع، لذا يتطلب طريقة منظّمة لإدارته والتعامل معه. الأمر الذي يجعل توزيع المعلومات والوصول إليها واسترجاعها عملية سهلة نسبيًا، وبالطبع هناك صعوبة متوقعة في استخدام الحاسب الآلي لتخزين جميع المعلومات المتصلة بالمشروع، حيث أنه إذا لم تقيّد حرية الوصول إلى معلوماتك فقد يحدث الأفراد تغييرات فيها دون إعلامك؛ ممّا يسبب لك الفوضى والارتباك.
ولذلك إذا كان لديك قلق بشأن الموثوقية فاحتفظ دائمًا بنسخة أصلية مطبوعة من ملف المشروع، حيث أنك لا تستطيع دائمًا أن تضمن صلاحية الحاسب الآلي في كل الاجتماعات. وقُم بتنظيم ملفات مشروعك، خصّص قسم لكل من:
- المعلومات الخلفية.
- تعريف المشروع.
- تنفيذ المشروع.
- غلق المشروع وإنهائه.
وإذا لزم الأمر فقم بتقسيم ملف المشروع إلى ملفات أكثر تفصيلاً، وبما أنك تتحمل مسؤولية تحديث الملف فأنه من الأفضل أن تعوّد نفسك على إجراء هذا التحديث مرة واحدة كل أسبوع، ولا تنسَ أن تحيط الآخرين بمكان وجود الملف حيث أنه مثير للإحباط أن يبحث المرء عن ملف أُخفي بعيدًا.
