تحتاج كل شركة صغيرة إلى نظام صرف نقدي يتعامل بكفاءة وأمان مع المدفوعات النقدية للشركة، حيث ترتبط الحسابات الدائنة أو (A /P)، ارتباطاً وثيقاً بالمدفوعات النقدية.
نظام الصرف النقدي
تتم معالجة معظم المعاملات في الشركات أو المنظمات من خلال الحسابات الدائنة عند إجراء الدفع النقدي، حيث أنّ التوثيق الصحيح هو جزء من وظيفة الصرف النقدي الفعّالة، ويجب تسجيل جميع المدفوعات النقدية في السجلات المالية للشركة، ويُعدّ وجود ضوابط داخلية جيدة أمراً مهماً في المدفوعات النقدية ويُساعد على ضمان الدفع النقدي للمعاملات المشروعة.
وإنّ وظيفة الحسابات الدائنة هي المسؤولية عن الموافقة على المدفوعات على معاملات البائعين والدائنين للشركة، حيث تُوافق الحسابات الدائنة على معاملات الدفع فقط عند وجود المستندات الداعمة للمعاملة، نظراً لأنّ الحسابات الدائنة تُطابق الأعمال الورقية اللازمة للموافقة على المعاملة، فمن الأفضل ألاّ تسجل الدفعة الفعلية للبائع أو الدائن لمنع دفع المعاملات الاحتيالية أو غير الصالحة.
وإنّ معظم المدفوعات النقدية هي مدفوعات الفواتير، على سبيل المثال عند شراء المخزون يجب أن تحتوي المعاملة على فاتورة، إلى جانب أمر الشراء وإثبات إيصال البضائع، قبل إجراء الدفع على المعاملة، وبالنسبة للخدمة يجب أن تُشير الفاتورة إلى عقد يوضح تفاصيل اتفاقية العمل بين الطرفين، ومن المُمكن أن تكون المستندات المفقودة علامة على معاملة غير مكتملة، مثل عدم تسليم المنتجات أو الخدمات، أو نشاط احتيالي.
وعند استلام عنصر ذو قيمة بسعر محدد، يتم تسجيله كائتمان في حساب التزام أو حساب نقدي، ويتم دفع المعاملات الائتمانية المسجلة كخصوم في تاريخ مستقبلي، وبمجرد استلام المستندات اللازمة، يتم خصم الالتزام وتقيد المبالغ النقدية لمبلغ السداد، ويتبع تسجيل المعاملة في السجلات المالية إنشاء شيك أو دفع إلكتروني يصدر للبائع.
بالإضافة إلى ذلك فإنّ الضوابط الداخلية الجيّدة في المدفوعات النقدية أمر بالغ الأهمية لمنع فقدان النقود، ومن الناحية المثالية لا ينبغي لموظفي الحسابات الدائنة (A /P)، أن يكونوا مسؤولين عن المدفوعات النقدية، لمنع دفع المعاملات غير الصالحة، ومن المُمكِن لهذا الفصل بين الواجبات حماية الحساب النقدي.
وإذا كان العمل صغيراً جداً بالنسبة لهذا الترتيب، فيجب على الموظف غير المشترك في الحسابات الدائنة (A /P)، تسوية الحساب المصرفي كل شهر وإجراء عمليات تدقيق عشوائية للدفعات النقدية لتقييم ما إذا كانت المدفوعات النقدية للمعاملات الصالحة.
