نظام معلومات إدارة الموارد البشرية ونجاح استراتيجياته

يقوم تطوير أي استراتيجية من استراتيجيات المنظمة ونجاحها على توفر المعلومات ودقتها، حيث تقوم هذه المعلومات على توضيح الطريق لواضعي الاستراتيجيات، وتقوم بدعمهم برؤية فعلية وحقيقية عن المجال الذي يضعون له استراتيجية.

ما هو نظام معلومات إدارة الموارد البشرية

إن إدارة الموارد البشرية هي إحدى إدارات المنظمة الأساسية التي بات لها استراتيجية خاصة بها وتعتبر جزء من استراتيجية المنظمة، فهي تحتاج إلى تصميم نظام معلومات محوسب خاص بها ويساهم في تصميم استراتيجيتها، بناءً على المعلومات الكافية على درجة الصحة والدقة.

إن نظام معلومات إدارة الموارد البشرية عبارة عن عملية منظمة يتم عن طريقها الحصول الدائم على البيانات التي لها علاقة بجميع شؤون الموارد البشرية في المنظمة، لاستعمالها أساس وقاعدة في عملية اتخاذ القرارات التي تتعلق بها، ويتم استخدام الحاسوب من أجل استلام هذه البيانات والقيام بعلاجها إلكترونيًا، وتحويلها فيما بعد إلى معلومات سليمة تستخدم في اتخاذ القرارات في ما يخص الموارد البشرية وتخزينها وتكون جاهزة عند الحاجة بأسرع وقت.

ومدخلات نظام معلومات إدارة الموارد البشرية تتمثل في البيانات التي تتعلق بالموارد البشرية التي يجب إدخالها للحاسوب ومعالجتها؛ حتى تصبح ملائمة للاستعمال فهي عبارة عن مادة خام بالنسبة لعمل نظام المعلومات، ومن هذه البيانات:

• بيانات ذاتية للموظفين، والتي تتضمن تاريخ التعيين، تاريخ الترقيات، وتاريخ العلاوات، وقرارات التأديب وقرارات النقل الوظيفي وغيرها الكثير.

• بيانات تقييم الأداء، والتي تتضمن نقاط القوة والضعف في أداء المورد البشري ومدى تطوره.

• بيانات السيرة الذاتية، والتي تتضمن على اسم الموظف والعنوان ورقم الهاتف والحالة العائلية وغيرها.

• بيانات التعلم والتدريب، والتي تتضمن البرامج التعليمية والتدريبية التي قام بها المورد البشري، والبرامج المتوقعة خلال وظيفته.

• بيانات عن الوضع الصحي، والتي تتضمن الأمراض التي عانى منها الموظف أو أي عملية جراحية قام بها والإجازات المرضية.

وعملية إدخال البيانات إلى الحاسوب وجمعها تحتاج إلى تحديد من هو الشخص الذي يقوم بجمع البيانات، ومتى يتم جمعها، وكيفية جمعها، وكيفية إدخالها للحاسوب هل بطريقة يدوية أم عن طريق النسخ أم إدخال الوثيقة نفسها حيث يقوم بقراءتها الحاسوب ويخزن بياناتها.

أما في ما يخص المعالجة الآلية للبيانات يكون بعد إدخال البيانات للحاسوب الذي يتضمن نظام المعلومات المعالج، ويتم علاج هذه البيانات بطريقة الكترونية وإضافتها على قاعدة المعلومات المتواجدة على الحاسوب لكي يتم الحفظ، تكون هذه المعلومات المخزنة مصنّفة ومرتبة في ملفات بدقة عالية، هذه هذه المهمة تتم بسرعة تكون بعدها المعلومات قابلة للاستعمال.

أما مخرجات النظام فإن أي عنصر في المنظمة  يحتاج المعلومات في مجال الموارد البشرية، بقدرته أن يحدد النوع الذي يريده ويطلبها من ملفها في ذاكرة الحاسوب، حيث يكون لكل ملف رمزه الخاص  وتظهر المعلومة اللازمة بشكل مرئي على شاشة الحاسوب، عندما يتأكد المستخدم منها، بقدرته أن يطلبها من الحاسوب التي ينسخه عن طريق الطابعة.

ويكون نظام معلومات إدارة الموارد البشرية يتكون من أنظمة فرعية أخرى مثل نظام معلومات الاستقطاب، ونظام معلومات المتقدمين لطلب التوظيف، ونظام معلومات الاختيار، ونظام معلومات تقييم الأداء.

استخدامات نظام معلومات إدارة الموارد البشرية

أما فيما يخص طرق استخدامات نظام معلومات الموارد البشرية، فيتم استخدامه وفق أحد الطرق الثلاثة التالية:

• الاستخدام المركزي: ومن خلال هذا الاتجاه لا يسمح لأي عنصر أن يدخل على النظام حتى يحصل على أي معلومات يريدها، إلا بعد أن يكون لديه تصريح مسبق ويكون له الحق بالوصول إلى البيانات.

• استخدام لا مركزي مطلق: ومن خلال هذا الاتجاه يحق له الدخول للنظام وأن يحصل على المعلومات اللازمة لأي عنصر بشري يعمل في المنظمة، وهذه الطريقة تُطبّق بطريقة خاصة في منظمات الأعمال التي يكون لها أكثر من فرع في مواقع جغرافية عديدة.

• استخدام لا مركزي نسبي: وهو بسبب سرية بعض المعلومات التي لها علاقة بالموارد البشرية والتزام المنظمة بسرية المعلومات وعدم تعرضها للمسؤولية في نشر المعلومات، ويقوم بحجب كيفية الوصول لهذه المعلومات الشخصية، حيث لا يمكن الوصول لها إلا من خلال سماح مُسبق وبناءً على إجراءات أمنية محددة، ومن أهم هذه الإجراءات ما يأتي:

1. تحديد نوع المعلومات التي من غير الممكن الوصول لها وهي معلومات سرية تحتاج أذن سابق.

2. أن يتم تحديد من يكون له الحق في أن يدخل النظام.

3. أن يتم تحديد الجهة التي يكون لها الحق في منح التصريح بالدخول للنظام.

4. أن يتم تحديد المعلومات المصرح عليها بدون أذن مسبق.

هل نظام معلومات إدارة الموارد البشرية نشاط داعم لنجاح لاستراتيجياتها

تكوين استراتيجية إدارة الموارد البشرية يحتاج معلومات وبيانات دقيقة يتم من خلالها تكوين الاستراتيجيات الخاصة بها، ويتم من خلال نظام المعلومات للموارد البشرية توفير المعلومات اللازمة التي تخص البيئة الداخلية والخارجية، وبالتالي يساهم هذا النظام في تكون الاستراتيجية وبالتالي يكون له دور في نجاح تطبيق استراتيجية إدارة الموارد البشرية.