يوجد العديد من وسائل جمع المعلومات عن المنظّمة قيد الدراسة، حيث يقوم المستشار الإداري بالاستعانة بأكثر من من وسيلة من وسائل جمع المعلومات، فيختار الوسيلة بناءً على المعلومة المطلوبة ومصدرها للقيام بالاستشارة الإدارية.
وسائل جمع المعلومات للاستشارة الإدراية:
1. دراسة الوثائق والسجلات الموجودة:
يستطيع المستشار أن يقوم بالحصول على المعلومات التي يحتاجها لأغراض دراسته، عن طريق دراسة السجلات والوثائق والمستندات المتواجدة في المتظّمة، فهذه الوسيلة من أسرع الوسائل وأسهلها لجمع المعلومات، فالمعلومات التي يريدها المستشار في أغلب الأوقات تكون مبعثرة وموزَّعة في عدد كبير من الملفات والسجلات ولا تقوم بتمثيل الواقع، ومن الممكن ان تكون قديمة ولا تتصف بالدقة في المعلومات التي تقدمها، لكنها بشكل عام تساعد المستشار بإلقاء بعض الأضواء على الجوانب التي يقوم بدراستها.
2. الملاحظة الشخصية للأعمال:
تعتبر الملاحظة الشخصية من أفضل الوسائل لجمع المعلومات عن المنظّمة أثناء الدراسة، حيث يقوم المستشار بنفسه بحضور ما يحصل داخل المنظّمة وبتسجيل الملاحظات الشخصية، عن النقاط الإيجابية والنقاط السلبية التي يتم ملاحظتها عن المنظّمة أثناء تأدية الأعمال.
وتكاليف هذه الوسيلة تعتبر مرتفعة بعض الشيء، فهي تقوم باستهلاك الجزء الأكبر من وقت المستشار ولذلك يُفضّل أن يقتصر اللجوء إلى هذه الوسيلة لدراسة النواحي المهمة عن المنظّمة.
ومن وسائل الملاحظة الشخصية:
- يقوم المستشار بمراجعة العمل الذي يقوم به كل موظف مراجعة كاملة.
- متابعة معاملة محددة منذ بدايتها حتى نهايتها.
- دراسة وسائل الاتصال التي تستخدم في العمل.
- دراسة ترتيب المكتب وتنظيم المستودعات.
- فحص بعض المعاملات المنجزة والمعاملات التي هي في طريقها للإنجاز.
- دراسة ترتيب الملفات والطرق التي يتم حفظ الملفات بها.
- قياس مقدرات العمل الذي تمَّ إنجازها من قبل الموظف أو فريق عمل من الموظفين، خلال فترة زمنية محددة.
- دراسة الظروف المادية للعمل من حيث التدفئة والتبريد والإنارة.
3. المقابلة الشخصية:
المقابلة الشخصية تعتبر من أفضل الوسائل ليتم الحصول على المعلومات، حيث يتوقف نجاحها في الحصول على المعلومات بالدرجة الأولى على مهارة المستشار الذي يقوم بإجراء الدراسة.
وللمقابلة الشخصية مميزات منها:
- تمكن المستشار من جمع المعلومات والتأكد من صحتها في نفس الوقت.
- تُمكّن المستشار في الحصول على معلومات دقيقة؛ لأن المستشار سيوضح للمُقابَل أي تشويش لأي عدم فهم للنقاط والأسئلة المطروحة عليه.
- تتيح فرصة للمستشار بمعرفة شخصية الشخص المُقابَل ومدى نفوذه داخل المنظّمة.
- ضرورية جدًا لجمع المعلومات إذا كان المُقابَل لا يعرف الكتابة والقراءة.
ومن سلبيات المقابلة الشخصية:
- تحتاج عدد كبير من المستشارين للقيام بالمقابلات.
- تحتاج الكثير من المال والجهد المبذول خصوصًا إذا كان المقابَلين في أماكن متفرقة.
- تحتاج وقت كبير لإنجازها بنجاح.
4. الاستبيان:
يعتبر الاستبيان مجموعة من الأسئلة، تعتبر في كثير من الأحيان بديل أقل تكلفة من المقابلات الشخصية لجمع المعلومات.
ومن مزايا الاستبيان:
- جمع المعلومات من أماكن جغرافية متنوعة وخصوصًا في الأماكن النائية.
- لا تحتاج إلى أموال وتكلفة عالية.
- لا تحتاج إلى وقت طويل للحصول على المعلومات.
من سلبيات الاستبيان:
- لا يسمح بفرصة التواصل المباشر بالموظفين الذين تجري عليهم الدراسة.
- يمكن أن يتم تفسير الأسئلة من قِبل الأشخاص بطرق مختلفة.
- لا يمكن اعتماد المعلومات الواردة من الاستبيان.
- من الصعب وضع أسئلة يمكن أن يكون جوابها بغير نعم أو لا.
