إدارة الأعمال

لكي تنجح عملية تجميع الأنشطة أو تقسيمها في الأقسام الإدارية، هناك مجموعة من الشروط التي يجب أن يقوم المنظم بمراعاتها، وأن يقوم ببذل الجهد اللازم حتى يحصل على أفضل النتائج التي تناسب منظمته.

أنواع التنظيم التي تقوم منظّمات الأعمال باستخدامها متنوعة، ومن هذا الأنواع هو التنظيم الشبكي وهومن أحد الأنواع الحديثة التي تقوم المنظّمات بتطبيقها.

التنظيم الإداري المركب هو أحد الطرق التنظيم المتبعة في المنظّمات، التي يتم استخدامها لعملية التنسيق بين المهام وتوزيعها على الموظفين بطريقة مناسبة.

عند تصميم خريطة تنظيمة يوجد مجموعة من المعلومات الأساسية والضرورية التي يجب مصمم الخريطة التنظيمة بذكرها مهما كان نوع الخريطة التي تم تصميمها؛ حتى تساعد على تحقيق الهدف المرجو منها.

هدف الخرائط التنظيمية إلى توضيح الفكرة عن هيكل المنظّمات التي تمثلها، فيجب أن تتمتع هذه الخرائط بالدّقة ولكي تتجنب حدوث المشاكل والأخطاء عند التصميم يجب أن تقوم بإتباع قواعد محددة عند التصميم.

يقوم المحلل لإداري بجمع المعلومات اللازمة له والضرورية بعن المنظّمة، يقوم ببدء عملية رسم الخريطة التنظيمية للمنظّمة، فيقوم بمجموعة من الخطوات حتى يحصل على الخريطة التنظيمية.

عند القيام بتصميم الخرائط التنظيمية يجب القيام بمجموعة من الطرق لجمع معلومات تصميم الخرائط التنظيمية؛ حتى يتم تصميم الخرائط بناءً على معلومات صحيحة وسليمة.

يأتي بعدها مرحلة جمع المعلومات اللازمة لرسم الخريطة التنظيمية فهي متنوعة، ولكن يجب أن يتم معرفة من الذي سوف يقوم بعملية تصميم الخرائط التنظيمية.

يمكن تقسيم المستشارين الإدريين حسب علاقتهم بالمنظّمة إلى نوعين رئيسسين هما المستشاريين الداخليين والمستشاريين الخارجيين، ولكن من هو المستشار الداخلي؟

تبين قواعد السلوك للمستشار الإداري المبادئ التي يجب أن يلتزم بها الأعضاء المنضمين لجمعيات المستشاريين الإداريين،قواعد السلوك للمستشار الإداري.

يوجد بعض من المؤهلات العلمية التي يجب أن يتمتع بها المستشار الإداري التي يجب أن تتوفر من العوامل المساعدة للمستشار الإداري عند قيامه بأعماله، ويؤدي لنجاحه المهام المطلوبة منه. 

يقوم المستشار الإداري بالدراسات ويقدم التوصيات لإيجاد الحلول للمشاكل التي تواجهها المنظّمة، ويجب أن يتمتع بمهارات وقدرات خاصة به كمستشار إداري حتى يكون استشاري ناجح.

عند القيام باتخاذ القرارات أو إيجاد حل لمشكلة ما داخل المنظّمة يتم جمع الحقائق والمعلومات عن طريق التحليل والإستشارات من خلال مستشار إداري من داخل المنظّمة أو خارجها.

أجهزة التنظيم والأساليب هي أجهزة استشارية ولا تعتبر أجهزة تنظيمية، فليس لدى أجهزة التنظيم والاساليب صلاحيات تُلزم الإدارة بتنفيد المقترحات الصادرة عنها وتوصياتها.

العلاقة بين الإدارة المركزية للتنظيم والأساليب وبين وحدات التنظيم هي علاقة استشارية فنية، وتكون مشابهة لنفس العلاقة بين الإدارة المركزية للتنظيم والأساليب في وزارة.

التنظيم الإداري هو أحد وظائف الإدارة مثل وظيفة التخطيط والرقابة والتوجية، فهو لا يقل أهمية عن أي وظيفة أخرى، فله مجموعة من المميزات التي تحقق الفائدة للمنظّمات.

حتى يكون التقرير مميز ويحقق الغرض منه ويحقق النجاح المطلوب يجب على المستشار الإداري أن يحقق متطلبات تقرير الاستشارة الإدارية عند قيامة بكتابة التقرير.

يقوم المستشار الإداري أثناء تنفيذه لمهمة الاستشارة لإدارية بإعداد مجموعة من التقارير التي يقوم بتقديمها للمنظّمة الطالبة للاستشارة الإدارية حتى ينجز مهمامه بالطريقة الصحيحة.

يستطيع المستشار أن يقوم بالحصول على المعلومات التي يحتاجها لأغراض دراسته، عن طريق دراسة السجلات والوثائق والمستندات المتواجدة في المتظّمة

عندما يبحث المستشار عن المعلومات يكون لديه مجموعة من المصادر حتى يحصل على معلومته التي يحتاجها للاستتشارة

قبل اختيار وتقييم المستشارين يتم قبلها مرحلة الإعداد الداخلي قبل اختيار المستشارين؛ حتى يتم تجهيز قائمة بأسماء المستشارين المرشحين وبعدها تتم عملية التقييم والاختيار للمستشار.

تتضمن مرحبة الإعداد الداخلي لاختيار المستشارين مجموعة من الخطوات، وهي تعتبر أحد مراحل إعداد الاستشارة الإدارية لجهة حكومية ولكن جهة الاستشارة غير حكومية.

التنظيم هو أحد وظائف الإدارة، يميز علماء الإدارة بين نوعين من التنظيم وهما التنظيم الرسمي والتنظيم غير الرسمي.

لكي تصل المنظّمة إلى أهدافها، قبل البدء بإنشاء المنظّمة يبدأ الرئيس الإداري بإختيار التنظيم الذي يراه مناسب ويقوم بوضع الخطة التنظيمية للمنظّمة.

العنصر الإنساني من أهم عناصر التنظيم الإداري ويجب عدم تهميش هذا العنصر عند القيام ببناء هيكل المنظّمة، فهة أساس التنظيم الإداري وهو سبب في نجاح أو فشل التنظيم.

بين بناء الهيكل التنظيمي في المنظّمة وتحديد الوحدات الإدارية فيه والأقسام، يجب القيام بعملية التنسيق بين هذه الأقسام حتى لا يحدث ازدواجية بين المهام.

يتم إطلاق وحدة إدارية على جزء من المنظّمة وبعض الأوقات على المنظّمة بشكل عام، الوحدة الإدارية قد تكون مسمى قسم أو إدارة في المنظّمة وقد تطلق على مصلحة كبيرة أو مؤسسة كبيرة.

المنظّمات بشكل عام تحتاج بإستمرار القيام بالتعديل على هيكلها التنظيمي، حتى يتنانسب مع التغيرات والتعديلات التي تطرأ على المنظّمة، فيجب مراجعة الخريطة التنظيمية.

بعد بذل الجهد والمال والوقت لإعدادها لا يتم تنفيذها، ويوجد أسباب لعدم تنفيذ هذه التوصيات يجب أن يقوم المستشار الإداري بمراعاتها حتى لا يفشل.

المستشار الإداري والمدير الإداري يلجأون في بعض الأحيان إلى وسائل عديدة للتقليل من مقاومة التغيير؛ لكي يحصلون على تعاون الموظفين وتأيدهم للتغيير.