أنواع الرقابة الإدارية
تعريف الإدارة هي وظيفة أداء الأعمال التجارية من خلال استخدام التخطيط والتنظيم الإداري والتوجيه والسيطرة من قبل الآخرين من أجل تحقيق أهداف المنظمة بشكل فعال، مع مراعاة التأثيرات الداخلية والخارجية على بيئة العمل. ونوع المراجعة يمكن تتبع أنواع الضوابط بناءً على مراحل الأداء في المؤسسة. وهناك نقطة انطلاق للأداء داخل المنظمة تتضمن جمع المدخلات المختلفة للأداء في شكل مواد أولية وعمالة وما إلى ذلك، ثم هناك فترة أداء فعلية حيث يتم تحويل مدخلات الأداء إلى مخرجات.
أنواع الضوابط التي يجب ممارستها خلال المراحل الثلاث المختلفة للأداء. وفي المرحلة الأولى من جمع الموارد المطلوبة للإنتاج، يتم تنفيذ ضوابط ما قبل الأداء. التحكم الوقائي لذلك، تضع الضوابط الوقائية شروطًا لمنع ومنع الانحرافات عن المعيار في الهيئة الإدارية والتحكم الوقائي لذلك، تضع الضوابط الوقائية شروطًا لمنع الانحرافات عن المعيار. وتحديد مواصفات الوظيفة، وتحديد علاقات العمل لمنع النزاعات والخلافات ومنع الازدواجية وتحديد المواصفات لشاغلي الوظائف لمنع شغلها من قبل أشخاص غير مناسبين وتحديد مواصفات المواد الخام بحيث يمكن تحديد سياسات التمويل على أساس المورد، من أجل حدد مصدر تمويل.
تتضمن الضوابط الوقائية منع حدوث الانحرافات، بينما تتضمن الضوابط المصاحبة تحديد وتشخيص الانحرافات عن المعايير أثناء مرحلة التشغيل. وغالبًا ما تسمى المتابعة؛ لأنها تتابع الإجراء أثناء التنفيذ وليس بعد اكتمال التنفيذ. ويتم التحكم الداخلي من خلال الملاحظة والمراقبة التي يتم تحديد الانحرافات أثناء العمليات والتي تم تحديد سببها واتخاذ الإجراءات التصحيحية قبل تدهور الإنتاج. وعلى سبيل المثال، في منشأة إمدادات المياه يتم جمع عينات مياه الشرب أثناء تشغيل مراحل الترسيب والتنقية والمعالجة ويتم مقارنة هذه العينات بالمعايير والمواصفات المحددة مسبقًا ويتم تحديد الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية.
على سبيل المثال في مصنع ما يلاحظ المشرف انخفاضاً في جودة الإنتاج أو زيادة في هدر المواد الأولية مقارنة بالمعايير المحددة سلفاً، لذلك يتدخل لمنع استمرار هذه الانحرافات والتعامل معها. وقد تكون الإجراءات التصحيحية تعديلات على أساليب العمل وتعديلات على الآلات، وما إلى ذلك. ومراجعة نهائية إنه يركز على النتيجة النهائية، من هنا فإن التحكم النهائي ليس جيدًا لاتخاذ إجراء تصحيحي؛ لأن العمل قد تم بالفعل، لكن التحكم النهائي مفيد للإجراءات المستقبلية وبالتالي يساعد في منع الأخطاء المستقبلية.
وعلى سبيل المثال، في نهاية السنة فإن الوضع المالي، قد يقوم المديرون بمراجعة التقارير المالية التي لا تساعد في تصحيح أي انحرافات حدثت ولكنها تساعد في تعديل الخطط المختلفة للفترات المستقبلية. وأنواع الرقابة على مواقع الرقابة هناك نوعان من الرقابة بناءً على موقعهم:
- الرقابة الداخلية: هي الرقابة التي يتم تطبيقها في أنواع مختلفة من المؤسسات العامة والخاصة، بما في ذلك المديرين على جميع المستويات، بما في ذلك الموظفون العاملون في المنشأة، بغض النظر عن طبيعة عملهم وترتيبهم لسلم عمل المنظمة.
- الرقابة الخارجية: هي الرقابة التي تمارس خارج أنواع مختلفة من المؤسسات العامة والخاصة وتؤدي وظيفة الرقابة على أساس المؤسسات الخارجية والمتخصصة والتي عادة ما تشير إلى السلطات الحكومية.
أهمية الرقابة الإدارية
يمكن للرقابة الإدارية تحديد آلية العمل، حيث تعمل الرقابة التنفيذية على تحسين أداء الموظفين وليس على أساس بث الخوف بينهم ومطاردة أخطائهم. لذلك لديهم مستويات كبيرة من التأثير على الفعالية والكفاءة ولكنهم عرضة للخطأ البشري وبالتالي يتم استخدامها كحلول مؤقتة بدلاً من الحلول الدائمة. ويتضمن تغييرات في أساليب وإجراءات العمل على النحو التالي:
- سياسة السلامة المكتوبة.
- قواعد السلامة المكتوبة.
- مراقبة السلامة.
- الجداول الزمنية والترتيبات.
عناصر التحكم في الإدارة
تتكون عملية الرقابة الإدارية من العناصر الأساسية التي تسهل عملية تنفيذها ومن أبرزها وأهمها ما يلي:
- وضع معايير الأداء: وهذا يعني إنشاء مقاييس واقعية لضمان مستوى وجودة الأهداف.
- التخطيط المطلوب: أي وضع أهدافًا واضحة جدًا وقابلة للتحقيق.
- مقارنة النتيجة الفعلية بالنتيجة المرجوة: قم بتقييم وتفسير المعلومات لاكتشاف الأخطاء ومعرفة الأسباب الكامنة وراء الأخطاء وتقديم كل التفاصيل.
- مراقبة وتقييم الأداء الفعلي: إنشاء نظام لغرض الإبلاغ عن المعلومات التي يجب أن تكون دقيقة وتتوافق مع جميع الأخطاء المحتملة وتحديد كل خطأ في الوقت المناسب.
- تصحيح وتعديل وإنفاذ القرار الإداري: تنفيذ أفضل وأنسب مسار عمل، مما سيساهم بشكل كبير في تحقيق جميع أهداف الشركة وخاصة وضع القرار الإداري.
