العلاقة التي تربط المؤتمر الصحفي بالعلاقات العامة:

 

‏يكون من الضروري التركيز على أنَّ المؤتمرات الصحفية تعتبر من أهم الأنشطة الرئيسية التي تقوم بها العلاقات العامة؛ وذلك من أجل إيصال وتوضيح المعلومات الإعلامية المهمة من خلال استخدام كافة الوسائل الإعلامية، بالإضافة إلى استخدام وقت قصير وموجز في إيصالها، مع أهمية التركيز على أنشطة المؤتمرات الصحفية والتي تعتبر أساسية في عملية تنظيم العلاقات العامة، حيث تسعى هذه العلاقات إلى إنشاء مجموعة من البرامج والخطط المهمة؛ وذلك من أجل تلبية حاجات عقد المؤتمر الصحفي.

 

‏وبالتالي فإنَّ العلاقات العامة تساهم في تقديم الاهتمام ومن ثم العمل على إنشاء بعض ‏الخطط والمستلزمات الصحفية التي يتطلب توفيرها في أوقات الأزمات والمشكلات الحصرية، ‏مع أهمية اختيار الأوقات المناسبة من أجل إتاحة الفرصة أمام الشخصيات الصحفية والإعلامية للإجابة على التساؤلات الصحفية المتنوعة، ومن ثمَّ العمل على تحويل كافة القرارات الإعلامية؛ وذلك من أجل تقديم وتغيير المعلومات الإعلامية المساهمة في تغيير المجالات والأنشطة الصحفية المتنوعة.

 

‏كما تعتبر المؤتمرات والندوات الإعلامية بمثابة جهاز من الأجهزة التي تنظمها العلاقات العامة بشكل عام؛ بحيث يعتبر نجاح المؤتمر الصحفي من نجاح أجهزة العلاقات العامة، حيث يتمثل ذلك من خلال اتباع العديد من الوسائل والأساليب العلمية التي لا بُدَّ من مراعاتها عند عقد المؤتمرات الصحفية المهمة.

 

‏كما تسعى العلاقات العامة ‏إلى تقديم كافة التفصيلات المرتبطة بتطبيق سيناريو المؤتمر الصحفي، وذلك قبل وقوع الأحداث الإعلامية، مع أهمية قدرتها على تقديم التوقعات حيال الأحداث البشرية أو الطبيعية، والتي تشتمل على عنصر المفاجأة سواء كان بشكل إيجابي أو سلبي، كما لا بُدَّ من التركيز على أنَّ العلاقات العامة تقدم الوسائل المنظمة للأحداث الإعلامية وذلك من خلال اعتماد العلاقات العامة ‏على الأسباب والمبررات المرتبطة بسهولة التغطية الإعلامية والاستعداد لها بشكل مسبق.

 

‏وعليه يكون من الضروري التركيز على أنَّ رجال العلاقات العامة يسعون إلى استغلال خاصية التغطية الإخبارية السهلة استغلالاً إعلامياً، وذلك بما يحقق الأهداف والمنافع الإعلامية، سواء كان ذلك مرتبط في شهرة المؤسسة المشاركة أو شهرة المنظمة الصحفية في هذا المؤتمر، كما يجب مراعاة مجموعة من القواعد التي يحتويها رجل العلاقات العامة في المؤتمر ومنها:

 

  • ‏لا بُدّ من أن يكون هناك استعداد كامل وشامل من قبل رئيس المؤسسة الإعلامية وذلك من خلال الرد على كافة التساؤلات الإعلامية المتواجدة في صندوق التساؤلات، وذلك على اعتبار أنَّ هذه التساؤلات جزء لا يمكن الاستغناء عنه في المؤتمر الصحفي.

 

  • ‏من الضروري استخدام المطبوعات والمنشورات المرتبطة في المؤتمر الإعلامي، ومن ثم العمل على تقديمها على كافة أعضاء المؤتمر.