يجب أن يكون السكرتير قادرًا على تنفيذ الأعمال ذات الأولويات المختلفة في الوقت المناسب، حيث أن الإدارة السليمة للوقت ستجعلك أكثر إنتاجية وكفاءة؛ لذلك تعتبر الإنتاجية مسؤولة بشكل مباشر عن تطور الشركة لأن عمل السكرتير سيؤثر على عمل الآخرين أيضًا ويعكس صورة عن الشركة.
كيفية إدارة الوقت للسكرتير
1- ترتيب أولويات المهام الخاصة
يعد السكرتير شخصاً مسؤولاً عن العديد من المهام، فمن المهم جدًا فهم قيمة المهام وتحديد أولوياتها. حيث يمكن فرز المهام وفقًا لأهميتها. وإذا كانت بعض المهام تتطلب إكمال مهام أخرى أولاً، يجب أن تكون على دراية بهذه الاتصالات، وإذ لم يكن السكرتير متأكدًا من الأولويات، ينصح بطلب المساعدة من المسؤول.
2- جدولة المهام الخاصة
سيكون لجميع المهام موعد نهائي محدد، نظرًا لأنه لا يمكن إكمال كل العمل في وقت واحد. وبما أن تعدد المهام غير مثمر فيجب التأكد من جدولة المهام، كما يجب أن تكون مدركًا جيدًا لطبيعة المهام والموعد النهائي. فقد تضطر أيضًا إلى تغيير الأولويات أثناء عمل الجداول. على سبيل المثال، إذا كانت لديك مهمة ذات أولوية منخفضة تتعلق بمكتب حكومي يغلق في منتصف النهار، فلا يمكن جدولتها في المساء.
هناك عدد من برامج جدولة المهام التي ستساعد السكرتير على إنشاء جدول منظم؛ لإتمام المهام مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني والملفات المجدولة وتتبع تقدمك.
3- إدارة عبء العمل الخاص بك
من الواضح أنه يتعين على السكرتير العمل لساعات طويلة تتضمن الأعمال الورقية وشاشات الكمبيوتر. لذلك، من الضروري على السكرتير المحافظة على مستويات الطاقة طوال اليوم. وهناك الكثير من التقنيات التي تساعدك في الحفاظ على تركيز قوي على العمل (تقنية بومودورو، على سبيل المثال). علاوة على ذلك، من الضروري للغاية أن تعرف متى يتوقف السكرتير عن العمل.
4- طلب المساعدة
طلب المساعدة يتم التقليل من شأنه إلى حد ما في كل جانب من جوانب الحياة، حيث أن عمل السكرتير يكون سهلاً للغاية عندما يطلب المساعدة من الآخرين، فمن المهم أن يتذكر السكرتير أنه ليس مثاليًا، مثل أي شخص آخر؛ لذلك ينصح بالمحافظة على بيئة ودية مع الزملاء ويجب أن يكون السكرتير على استعداد للرد بالمثل على مساعدتهم.
