كيفية التخطيط

من أسباب عدم نجاح المشاريع هو عدم المعرفة بمبادىء الإدارة، لأنّ أيَّ شيء من دون مبادىء إذا أصاب مرَّة قد لا يصيب مرَّة أخرى، على الإداري أن يطوِّر نفسه لكي يكون لديه القدرة على مواكبة التّطوُّر الاقتصادي والحضاري، فيجب عليه معرفة وظائف الإدارة من تخطيّط، تنظيم، توجيه، رقابة، وسوف نتعرَّف أولاَ على وظيفة التّخطيط.

مفهوم التّخطيط:

وهي أحد الوظائف التّي يقوم بها المدير،وأن يقوم المدير بتحديد الأهداف والسّياسات والإجراءات ووضع البرنامج الزّمني للخطط، وأنّه عملية إتخاذ القرار للمستقبل، وكيف سينجز؟ وما الوقت الذّي يحتاجه للإنجاز؟ ومن سيقوم بإتمام هذا العمل؟ وما هي خطوات إنجاز هذا العمل؟ أي هو الجسر الذّي يبين الوضع الحالي وما نريد أن نكون عليه في المستقبل.

مفهوم الخطة:

هي قائمة بالأهداف والخطوات تكون مقترنة مع فترة زمنية محدّدة لإنجاز الأهداف و الطّرق المستخدمة لإنجازها.

من يقوم بوضع الخطَّة؟

ليس عمل فردي يقوم به شخص واحد، بل هو عمل فريق ويجب أن تكون الخطَّة تمثِّل اقتناعات العاملين في المنظمة، وخاصَّة الإدارة العليا والقسم المسؤول عن عملية التّخطيط والإدارة التّنفيذية، لأنَّ الإدارة العليا ثمثِّل السّلطة والخبرة والرّؤية الشّاملة، أمّا القسم المسؤول عن عملية التّخطيط يكون لديه الفهم الكامل لعمليّة التّخطيّط ويتوفَّر لديه الكثير من المعلومات، أمّا الإدارة التّنفيذية تكون لديها المعرفة الكاملة للواقع وعملية الإنتاج.

أنواع التّخطيط:

يَقسّم التّخطيط إلى أكثر من معيار:

التّخطيط حسب المدى الزمني:

• التّخطيط طويل المدى: وهو تخطيّط يمتد لفترة زمنية مقدارها خمس سنوات وأكثر، وغالباَ يكون للمؤسسة الأم أو وزارات.
  
• التّخطيط متوسط المدى: وهو التّّخطيط الذّي يغطِّي فترة زمنية لا تكون طويلة ولا قصيرة تكون متوسطة، أي تزيد عن سنة وتقل عن خمس سنوات، وعادةَ يرتبط بالإدارة العليا، والمؤسَّسات الاقتصادية.
  
• التّخطيط قصير المدى: وهو التخطيط الَّذي يغطي فترة زمنية قصيرة تقل عن سنة، ويكون لتحقيق هدف عام ، ويكون أقل فترة زمنية نخطِّط لها.
  

حسب نطاق التّأثير:

• تخطيط استراتيجي: وهو يهتم بالمنظمة ككل، ويبدأ التّخطيّط الاستراتيجي من قبل مستوى الإدارة العليا وثم مستويات الإدارة الأخرى، من غاياته وضع خطَّة طويلة المدى تبين المسؤليات للمنظمة ككل.
  
• تخطيّط تكتيكي: يهتم بتنفيذ المهام المحدّدة في الخطة الإستراتيجية، وذلك بتحديد المسؤوليات لإنجاز الخطط ويكون المدى الزمني أقصر من التّخطيط الاستراتيجي.
  
• تخطيّط تشغيلي: وهو يتعلق بالإدارة التّنفيذية، ويستخدم هنا رؤسا القطاعات الفرعية التّخطيط الاستراتيجي لإنجاز المهام، ويستخدم إمّا مرَّة واحدة أو عدّة مرات للوصول إلى درجة الرضا، ويكون المدى الزمني هنا أقل من سنة أو سنة.
  

التّخطيط الشّامل:

هو التّخطيّط الذّي يضع كافة الإمكانيات من عوامل إجتماعية واقتصادية وطبيعية وعمرانية.

التّخطيط النوعي:

هو التّخطيّط الذّي يرتبط بعامل واحد فقط، ويركز عليه يشكل أساسي متجاهل باقي العوامل الأخرى.

أهمية التّخطيط :

• تحديد الأهداف ووضوحها.
  
• تحديد الأولويات بما يتفق مع الاحتياجات.
  
• الاستخدام الأمثل للموارد.
  
• وجود حلول عند مواجهة مشاكل في التّنفيذ، والابتعاد عن الارتجال.
  
• تقليل المخاطر لأنّه يساعد على معرفة المخاطر المستقبلية.
  

مراحل التّخطيط الإداري:

• تحديد الأهداف: يتطلَّب تحديد الهدف ومجاله قد تكون أهداف تسويقية، أو أهداف إنتاجية، أو تمويلية، أو أهداف ربحية…..، ويجب أن نحدد المستوى الإداري الذي سوف يحقق الهدف، سواء كانت الإدارة عليا أو الإدارة الوسطى أو الإدارة المباشرة، فيجب عدم وجود تعارض للأهداف إذا كان للمنظمة أكثر من هدف وترتيبها حسب الأولوية.
  
• تحليل وتقييم الظّروف البيئية: وهو أن يتم تحليل ظروف البيئة الدّاخلية والخارجية للمنظمة، وهي معرفة ما يؤثر على تحقيق الأهداف، وقد تكون إجابية فتعتبر فرص إذا كانت ظروف خارجية للمنظمة و تكون نقاط قوة إذا كانت إمكانات داخل المنظمة، وإذا كانت سلبية فتعتبر تهديدات إذا كانت من ظروف خارجية ونقاط ضعف إذا كانت من داخل المنظمة.
  
• نحديد البدائل: وهو أن يتم وضع طرق بديلة يمكن تطبيقها لتحقيق الأهداف.
  
• تقييم البدائل: وهو أن يتم تحديد مزايا وعيوب كل بديل من البدائل، من خلال مقارنة العوامل لكل بديل.
  
• إختيار البديل المناسب: ويكون البديل الذّي يعتبر أقل عبء، وأقل تكاليف، وأقل مشاكل، ويحقق أعلى دخل.
  
• تقييم النّتائج والتّعديل: بعد اختيار البديل المناسب، يتم جمع البيانات عن مدى تحقيق هذا البديل للهدف المحدَّد، قد يتطلب أحياناَ التّعديل حتّى نتغلب على المشاكل.