تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ودورها في برامج إعادة هندسة الأعمال

تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في برامج إعادة هندسة الأعمال:

لقد أدى التطور الحاصل والمتسارع في بيئة أعمال المنظمات إلى ارتفاع واعتماد تكنولوجيا المعلومات بوصفها وسيلة استراتيجية، وأنها تعتبر وسيلة حاسمة في الحفاظ على منظمات الأعمال المعاصرة واستمراريتها، كما أن ارتفاع حجم المعلومات المتدفقة أدى إلى ضرورة اعتماد تكنولوجيا ملائمة، إذ أنه في السنوات الثلاثين الأخيرة إن الجنس البشري قد قام بإنتاج قدر كبير من المعلومات التي تزيد عن كمية المعلومات التي تم إنتاجها في الخمسة آلاف السنة الماضية، كما أن (43%) من المدراء حول العالم لديهم اقتناع بأن القرارات الهامة تتأخر بسبب الحاجة إلى الكثير من المعلومات.

وتُعرّف تكنولوجيا المعلومات بأنها أدوات وأساليب وطرق يتم استخدامها في تحويل المدخلات إلى مخرجات، أو هي أداة فعّالة تساهم في توفير المعلومات وتوصيلها إلى المنظمات لإنجاز وتطوير المهام الإدارية في جميع المستويات الإدارية، وتتشمل الأجهزة والآلات والموارد البشرية والبرمجيات، ويرى الباحثين بأن توافر تكنولوجيا معلوماتية متطورة يساعد في تطبيق خطط المنظمة والسياسات خاصة بظهور ما يُسمَّى بتوجهات العولمة وتغيّر رغبات العملاء وتعددها ورغبة المنظمة في الاستمرارية والبقاء، وهذا يحتاج مواجهة التحديات للبيئة الخارجية ومحاولة التنسيق بين المتغيرات المتنوعة.

أهم المزايا التي تحقق في منظمات الأعمال عند استخدام تكنولوجيا المعلومات:

•  تطوير خدمة العملاء عن طريق إمكانية استلام الطلبات من خلال المحطات الطرفية والمحاولة في التمسك به.

• انخفاض التكلفة ويكون عن طريق تحسين كفاءة العمليات، وتحقيق حالة من التعاون بين التشكيلات التنظيمية المتنوعة.

• تساعد تكنولوجيا المعلومات في إمكانية إنتاج منتجات جديدة.

• تحسين قرارات الإدارات والتشكيلات المنظمية الأخرى، عن طريق توفير اللازم من المعلومات وبالجودة والوقت الملائمين.

• القدرة على دعم الموقف التنافسي للمنظمة، والعمل على بناء مجموعة من الحواجز التي تمنع دخول المنافسين إلى الأسواق.

أهمية استخدام تكنولوجيا المعلومات في منظمات الأعمال:

• التقليل في وقت انجاز العمل والجهد اللازم للانجاز عن طريق وجود نظام خزن واسترجاع للمعلومات عند الضرورة.

• المساهمة في معرفة الانحرافات في وقت مُبكر والغاية منها وضع المعالجات الدقيقة لها، كما انعكست البيئة التنافسية العالمية على تكنولوجيا المعلومات وجعلتها ضرورة تنافسية، إذ أصبح السبب الرئيسي في عدم نجاح جزء من منظمات الأعمال في تحقيق أهدافها هو التنافسية وفشل إداراة المنظمة في تبني تقنية معلوماتية ملائمة، ويوجد بعض العوامل التي تؤثر في نجاح تبني تكنولوجيا المعلومات، منها:

1. تطوير مشاركة الأعمال والتكنولوجيا.

2. الحصول على التشجيع من الإدارة العليا.

3. إيجاد بطل لتكنولوجيا المعلومات.

4. تطوير تصور عن تكنولوجيا المعلومات.

عناصر تكنولوجيا المعلومات في الأعمال:

يوجد أربع عناصر رئيسية لتكنولوجيا المعلومات يجب أن تتوافر في أي مجال يراد تطبيقها وكذلك في مجال الأعمال، وهذه العناصر هي:

• أولاً: التجهيزات المادية للحاسوب: وتحتوي على الوحدات التالية: وحدات الإدخال، وحدات التخزين ووحدات الإخراج.

• ثانياً: البرامج: وتحتوي على مايلي: برمجيات نظام التشغيل كنظام تشغيل البرامج التطبيقية التي تستخدم في جعل العمل مكانيكي، أدوات تطوير البرامج مثل ملفات البرمجة.

• ثالثاً: نظام إدارة قواعد البيانات: ويعمل مثل وسيط بين البيانات التي تخزّن في قاعدة البايانات وبين من يقوم باستخدام هذه البيانات، التي تساهم في استرجاع البيانات، وعلاجها والحصول على معلومات التي تقدم الدعم في عملية اتخاذ القرار الملائم وفي الوقت الملائم.

• رابعًا: تكنولوجيا الاتصالات: وتشمل مجموعة من الشبكات المحلية والشبكات العالمية التي تستخدم في توصيل البيانات والمعلومات مثل الإنترنت، وما تقوم بتوفيره من كفاءة وسهولة لتبادل المعلومات من أي مكان.

تعریف نظام الاتصالات:

هي النظام الذي يحقّق التبادلات التي تهدف  للأفكار والآراء والتعليمات، البيانات والمعلومات التي تكون إما بشكل شخصي أو غير شخصي، من خلال استخدام الرموز والإشارات للوصول إلى غايات المنظمة، وذلك عن طريق:

• الوظيفة التشغيلية: تتمثّل في تحويل المدخلات والموارد إلى منتجات من سلعة أو خدمة نهائية تقدم للجمهور.

• الوظيفة التسويقية: تمثّل في عملية البيع والنقل لتقديم الخدمة والسلعة للجمهور.

• وظيفة المخاطرة: تتمثّل في ابتكار الخدمة والسلعة، وهذا من خلال ابتكار أسالیب تسويقها للجمهور.

ولقد نتج عن التطور الصناعي والتكنولوجي الهائل اتجاهات حديثة لتغيير طرق إدارة الأعمال في المنظمات، ومن أهم هذه الأساليب ما يلي:

• الإيمان بضرورة رأس المال الفكري ورأس المال المعرفي.

• الإيمان بضرورة التكنولوجيا بصورة كبيرة في دعم الإدارة تغيير مفاهيم إصدار التعليمات المباشرة والرقابة على العمل.

• الاهتمام على بناء فرق عمل منتجة نشأة التطلعات الجديدة لقوى العمل التي لديها.

• الاهتمام بالموازنة بين حياة الأفراد وعملهم.

• الاهتمام بالسرعة في الإنجاز فالكل يحتاج إلى الإدارة؛ لأنها هي الضمان الوحيد ليتم إنجاز الواجب والوصول إلى نتائج لازمة بناءً على عملية متقنة، وبطريقة عامة تعرف الإدارة في أبسط صورها على أنها العملية التي يتم من خلالها قيادة فريق العمل لتحقيق الغايات المنظمية اللازمة، تتضمن الإدارة مجموعة متنوعة من الوظائف مثل وضع الخطط، وتوزيع الموارد المتاحة لحل المشاكل لاتخاذ القرار المهمة والإشراف على العاملين في الأداء لأعمالهم.

دور تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في برنامج إعادة هندسة الأعمال:

• تصميم النماذج الحديثة للعمليات المرشحة.

• معرفة إعادة الهندسة ومسار عملها.

• تحدید العمليات المرشحة لإعادة الهندسة واختيارها.

• تحديد العوامل التي تساهم على إعادة هندسة العمليات.

• تطبيق وتنفيذ الطرق الحديثة للعمليات والنظم الملازمة لها.

• الإمكانات المالية المتاحة التي دعمت استخدام تكنولوجيا المعلومات.

• تطوير طرائق العمل.

• انخفاض سعر أدوات تكنولوجيا المعلومات وتكلفة التطبيق.

• ارتفاع وعي الأفراد العاملين بأهمية التفاعل الإيجابي معها وفي كل مجالات العمل.

• تقویم أداء العمليات الحالية.