إن المعلومات التي يجب أن يؤمنها نظام معلومات الموارد البشرية سواء كان نظام عملي أو نظام تحليلي يجب الاطلاع المستمر على وضع الموارد البشرية، لذلك نجد في جميع المنظمات قاعدة بيانات تعرض وصف للإجراءات المتنوعة في المنظمة وتعتبر القاعدة الرئيسة لنظام معلومات الموارد البشرية.
قاعدة بيانات نظام المعلومات للموارد البشرية
يشير مفهوم قاعدة بيانات نظام معلومات الموارد البشرية على أنها تنظيم منطقي لعدد من الملفات التي تكون محتوياتها مترابطة مع بعضها البعض ومتكاملة، حيث أصبح من السهل الوصول إلى المعلومات لتحقيق الغايات المرجوة، كما تتضمن بيانات لا تقوم بوصف الموظفين فقط و إنما تقوم بصوف المنظمة و الأفراد الموجودين في بيئة المنظمة، وتكون العناصر البيئية هي تلك التي تؤثر على الموارد البشرية بأسلوب أو بآخر مع وجود هذه القاعدة في نظام المعلومات أمرًا مهم، حيث أن هذا يساهم في تحقيق العوائد التالية:
- توفر البيانات اللازمة للاستخدام في الوقت الحالي وفي المستقبل.
- تحقيق ضمان سلامة و صحة البيانات.
- تحقيق توفير البيانات في الوقت الملائم مما يحقق كفاءة القرارات المتخذة.
- القيام بتطوير البيانات سواء للتطبيقات أو للاستفسارات.
ويوجد عدد من النماذج التي تستخدم لتنظيم قاعدة البيانات وتعتبر كلها ذات أهمية عظيمة بالنسبة لنظم معلومات الموارد البشرية، إلا أن من أشهرها و أكثرها استخداما هي قاعدة البيانات العلائقية حيث يتم من خلالها تخزين البيانات في ملفات منفصلة شبيهة بالجداول والتي يكون من الإمكانية القيام بربطها بعناصر عامة أو مجالات مثل الاسم ورقم الهوية ويتم الاحتفاظ بالمعلومات الشخصية للموظف في ملف خاص به.
هذه الهيكلة فهي تختلف مع هيكل الملف التقليدي الذي يتم فيه الاحتفاظ بجميع المعلومات التي تتعلق بالموظف، فقاعدة البيانات العلائقية يتم الاحتفاظ بالمعلومات الشخصية للموظف في ملف محدد بينما يتم الاحتفاظ بمعلومات الراتب في ملف ثاني، ويتم تحقيق الرابط بينهما عن طريق رقم الضمان الاجتماعي، فقد يساهم هذا النوع من نماذج قواعد البيانات أكثر من غيره على تطوير فعالية نظام معلومات الموارد البشرية لأنها تعتبر أداة بسيطة وتتميز بالسرعة لتنظيم البيانات مضاف له توفير عدد غير محدود من مجالات البيانات العلائقية.
