يتمثل دور السكرتير في دعم الرئيس في ضمان حسن سير عمل لجنة الإدارة باختصار، السكرتير مسؤول عن ضمان تنظيم الاجتماعات بشكل فعال وتدوين محاضرها والاحتفاظ بسجلات وإدارة فعالة والتمسك بالمتطلبات القانونية للوثائق الحاكمة وقانون العمل الخيري وقانون الشركات والتواصل والمراسلات.
دور السكرتير في تنظيم وإدارة مكتب الرئيس
1- ضمان سير العمل بالشكل المطلوب
- سيقوم السكرتير بنفسه بتنفيذ جميع هذه الواجبات وقد يلعب أيضًا دورًا أكبر في الإدارة اليومية للمنظمة.
- تضم بعض لجان الإدارة أكثر من شخص واحد مسؤول رسميًا عن مهام السكرتارية (مثل سكرتير المحضر وسكرتير المراسلات وسكرتير العضوية).
- يفوض البعض الآخر بعض المسؤوليات الإدارية لمتطوعين من خارج لجنة الإدارة لتخفيف العبء.
- تفويض العديد من الأنشطة (مثل حفظ السجلات وأخذ المحاضر وحفظ المراسلات وتواصل الأنشطة).
- سيكون لكل لجنة إدارة طريقتها الخاصة في القيام بالأشياء، ويمكن أن تعتمد الطريقة التي يتم بها مشاركة العمل أيضًا على المهارات أو الاهتمامات أو مقدار الوقت الذي يجب أن يقدمه الشخص.
- يجب أن يكون وصف دور السكرتير الخاص بك يتطابق مع الديناميكيات الحالية لمؤسستك.
2- ضمان تنظيم الاجتماعات بشكل فعال وتدوين محاضرها
- الاتصال بالرئيس للتخطيط للاجتماعات.
- استلام بنود جدول الأعمال من أعضاء اللجنة.
- تعميم جداول الأعمال والتقارير.
- أخذ المحاضر (ما لم يكن هناك محضر وسكرتير).
- تعميم المحاضر المعتمدة.
- التحقق من تنفيذ الإجراءات المتفق عليها.
- الحفاظ على دور السكرتير في الاجتماعات.
- الاحتفاظ بتفاصيل اتصال محدثة (مثل الأسماء والعناوين وأرقام الهواتف) للجنة الإدارة و (عند الاقتضاء) الأعضاء العاديين في المنظمة.
3- التمسك بالمتطلبات القانونية
- العمل كوصي على وثائق المنظمة الحاكمة.
- التحقق من النصاب الحد الأدنى لعدد الأعضاء الذين ينبغي أن يكونوا حاضرين في الاجتماعات.
- التأكد من أن الانتخابات تتماشى مع الإجراءات المنصوص عليها.
- التأكد من أن أنشطة المنظمة تتماشى مع أهدافها.
- ضمان استيفاء متطلبات قانون الشركات والمؤسسات الخيرية (عند الاقتضاء، ما لم يكن هناك سكرتير منفصل للشركة).
- الجلوس في لجان التقييم والتوظيف والتأديب، حسب الاقتضاء.
- ضمان عقد الاجتماعات شخصيًا أو عبر الإنترنت بما يتماشى مع وثيقة النظام الأساسي.
- إيداع المحاضر والتقارير.
- تجميع قوائم الأسماء والعناوين التي تفيد المنظمة، بما في ذلك تلك الخاصة بالمسؤولين أو المسؤولين المناسبين في المنظمات التطوعية.
- الاحتفاظ بسجل لأنشطة المنظمة.
- الاحتفاظ بمذكرات الأنشطة المستقبلية.
لم يعد مطلوبًا من الشركات الخاصة أن يكون لها سكرتير للشركة، ولكن يجب إبلاغ المختصين إذا لم يتم تعيين سكرتير للشركة ويجب عليك التأكد من أن هذا يتوافق مع النظام الأساسي الخاص بك، ويتحمل هذا المنصب مسؤولية أكبر من السكرتير الفخري لضمان تلبية متطلبات قانون الشركات.
