إن كلمة سكرتير مشتق من الكلمة اللاتينية “أمناء” والتي تعني سري للغاية، يشير السر إلى شيء لم يتم الكشف عنه أو الاحتفاظ بسرية شيء ما، والسكرتير هو الشخص الذي يؤدي مثل هذه الأنشطة ذات الطبيعة السرية، ولكن في العصر الحديث، لا يتعامل السكرتير مع الأسرار فقط بل يقوم بالمراسلات والتوثيق والتسجيل والوظائف المتعلقة بالاجتماعات والإشراف والوظائف الإدارية المختلفة.
الأنواع الرئيسية لوظيفة السكرتير
1. سكرتير شخصي أو خاص
يُعرف السكرتير الذي يساعد فردًا فيما يتعلق بنشاطه الشخصي بالسكرتير الشخصي أو الخاص بشكل عام، يقوم الأشخاص البارزون مثل الوزراء أو القادة السياسيون أو المحامون أو الأطباء بتعيين سكرتير شخصي لمساعدة نشاطهم.
2. سكرتير الشركة
يتم تعيين سكرتير الشركة لأداء المهام الوزارية أو الإدارية لشركة مساهمة، ويكون هو المسؤول الرئيسي المتفرغ ويعمل بموجب أوامر مجلس الإدارة.
3. سكرتير النادي
تقوم المنظمات غير التجارية ومنظمات الرعاية الاجتماعية والنوادي الثقافية والرياضية بتعيين سكرتير لإدارة هذه المخاوف بشكل صحيح، وأحيانًا يتولى أحد أعضاء النادي دور السكرتير دون أي مقابل.
4. سكرتير جمعية تعاونية
يقوم سكرتير جمعية تعاونية بالوظيفة الروتينية وقد يكون أي عضو في اللجنة التنفيذية للجمعية.
5. سكرتير سفارة
هنا يكون السكرتير بجوار السفير ويتم تعيينه من قبل حكومة بلاده، وهو يساعد السفير في إجراء العمليات ويؤدي تحت سلطة السفير.
6. سكرتير نقابة
يُعرف الشخص الذي يدير الأنشطة التشغيلية لمنظمة العمل ويتحكم فيها باسم سكرتير النقابة، حيث أنه يرتب الاجتماع، ويحضر محضر الاجتماع، ويحتفظ بسجل للدفاتر الحسابية.
7. أمين هيئة الحكم الذاتي
يعين مجلس الاتحاد والمؤسسات البلدية ومجلس المقاطعة، سكرتيرًا للإشراف على التشغيل اليومي لهذه الهيئات.
8. سكرتير وزاري
يوجد في كل وزارة في الحكومة مسؤول تنفيذي رئيسي يُعرف باسم سكرتير مثل وزير الخارجية ووزير الداخلية ووزير التعليم، والسكرتير الوزاري الذي يدير الجهاز الحكومي نيابة عن الوزير المعني.
9. أمين منظمة سياسية
يجوز اختيار أو انتخاب سكرتير الحزب السياسي من قبل أعضاء الحزب الذين يتمتعون بمكانة مهمة في الحزب، حيث يقوم بتخطيط وتنفيذ السياسات، وينظم الأنشطة المتعلقة بالاجتماعات ويعمل كمتحدث رسمي.
إن سكرتير الشركة ملزم قانونًا بالمسؤوليات والواجبات، حيث أنه يقوم بتسجيل جميع ملفات ووثائق الشركة وترتيب اجتماع نظامي وإعداد التقرير القانوني وتقديمه إلى مسجل الشركة في الوقت المناسب.
أنواع السكرتارية
1. السكرتارية الإدارية
مهام السكرتاريا الإدارية
- تنظيم المواعيد والاجتماعات
- إدارة البريد الإلكتروني والهاتف
- حفظ وتنظيم الملفات
- تحضير التقارير والعروض التقديمية
- تقديم خدمات العملاء
المهارات المطلوبة في السكرتاريا الإدارية
- مهارات تنظيمية ممتازة.
- مهارات تواصل قوية.
- مهارات كتابة ومهارات حاسوبية.
- مهارات خدمة العملاء.
- إتقان اللغة العربية والإنجليزية.
2. السكرتارية التنفيذية
مهام السكرتارية التنفيذية
- تقديم الدعم الإداري للرؤساء التنفيذيين وكبار الإداريين.
- إدارة المشاريع الخاصة.
- تحضير التقارير الاستراتيجية.
- تنظيم السفر والفعاليات.
- تمثيل الشركة في بعض الأحيان.
المهارات المطلوبة في السكرتارية التنفيذية
- مهارات تنظيمية ممتازة ومهارات تواصل قوية.
- مهارات كتابة ومهارات حاسوبية متقدمة.
- مهارات تحليلية ومهارات حل المشكلات.
- مهارات تواصل قوية ومهارات شخصية ممتازة.
- إتقان اللغة العربية والإنجليزية.
3. السكرتارية الطبية
مهام السكرتارية الطبية
- تنظيم المواعيد والاجتماعات للمرضى.
- إدارة السجلات الطبية.
- تحضير التقارير الطبية.
- تقديم خدمات العملاء للمرضى.
- التواصل مع شركات التأمين.
المهارات المطلوبة في السكرتارية الطبية
- مهارات تنظيمية ممتازة ومهارات تواصل قوية.
- مهارات كتابة ومهارات حاسوبية.
- مهارات خدمة العملاء.
- المعرفة الطبية الأساسية.
- إتقان اللغة العربية والإنجليزية.
4. السكرتارية القانونية
مهام السكرتارية القانونية
- تقديم الدعم الإداري للمحامين.
- كتابة الوثائق القانونية.
- تنظيم الملفات القانونية.
- تحضير التقارير القانونية.
- تقديم خدمات العملاء للموكلين.
المهارات المطلوبة في السكرتارية القانونية
- مهارات تنظيمية ممتازة ومهارات تواصل قوية.
- مهارات كتابة ومهارات حاسوبية.
- مهارات بحثية ومهارات تحليلية.
- المعرفة القانونية الأساسية.
- إتقان اللغة العربية والإنجليزية.
5. السكرتارية الفنية
مهام السكرتارية الفنية
- تقديم الدعم الإداري للفنانين.
- تنظيم مواعيد العمل.
- إدارة العقود.
- تنظيم السفر والفعاليات.
- تمثيل الفنان في بعض الأحيان.
المهارات المطلوبة في السكرتارية الفنية
- مهارات تنظيمية ممتازة ومهارات تواصل قوية.
- مهارات كتابة ومهارات حاسوبية.
- مهارات تحليلية ومهارات حل المشكلات.
- مهارات تواصل قوية ومهارات شخصية ممتازة.
- المعرفة الفنية الأساسية.
- إتقان اللغة العربية والإنجليزية.
هذه بعض أنواع السكرتارية وقد تختلف المهام والمهارات المطلوبة حسب نوع العمل وطبيعة المؤسسة.
