كلمة سكرتير تعني السرية التامة، فلا يوجد مكتب في وقتنا الحاضر يخلو من وجود سكرتير يعمل على تنظيم وتنفيذ كافة الاعمال المكتبية.
السكرتاريا التنفيذية
السكرتير التنفيذي هو من أهم الأشخاص الذين يستطيعون القيام بالوظائف الرئيسية في الهيكل الإداري، ويُعَد السكرتير التنفيذي الذي يقوم بإنجاز أغلبية الأعمال هو البنية الأساسية وحجر الأساس في تطوير سير العمل في المؤسسة وفي الهيكل الإداري.
لذا تُعَد السكرتارية التنفيذية بمثابة الساعد الأيمن لأصحاب الأعمال؛ لكونها تقوم بإدارة الأعمال وجدولة المهام وجميع المراسلات المرتبطة بالشركات والتحقق من البريد الصادر والوارد.
مهام السكرتير التنفيذي
يقوم السكرتير التنفيذي بالقيام بجميع الأعمال المرسلة إليه، ويكون ذلك بتدقيق البريد الصادر والوارد وتسلم البريد يومياً، ومن ثم القيام بتفقد البريد وبعد ذلك يقوم السكرتير التنفيذي بتقديمه إلى المدير وفقاً للأهمية.
ومن ثوم يقوم السكرتير بإعادة توزيع البريد على الموظفين والقيام بحفظ البريد في أرشيف العمل حسب الحاجة.
ويقوم السكرتير التنفيذي أيضاً بدراسة الاتصالات الهاتفية وإعداد دليل مهم بالهواتف وعناوين المراجعين، واستقبال المكالمات الهاتفية الواردة، ومعرفة المتصل والغاية من اتصاله، ثم يقوم بإجراء اتصال إلى الجهة المُختصة، وتحويل الاتصال للمدير، ومن ثم كتابة المكالمات حسب الضرورة وعرضها للمدير.
ومن الأمور الضرورية التي يقوم بها السكرتير التنفيذي تجهيز المراسلات الصادرة والعمل على إنشاء كافة المستندات والأوراق والعمل على كتابة وطباعة النماذج التي تطلب منه؛ من أجل القيام باستقبال المشاركين في الاجتماع، والعمل على تنظيم سير العمل وذلك عن طريق عقد الاجتماع داخل المنشأة، ويقوم السكرتير التنفيذي بترتيب أمور قاعات الاجتماع، وتنظيم سير العمل ومن ثم يقوم بتوجيه بطاقات الدعوة للموظفين لغايات الاجتماع، ويقوم السكرتير التنفيذي بكتابة جميع الملاحظات وتقديمها للمدير.
ويقوم السكرتير التنفيذي بترتيب المواعيد مع المدير العام وتدوين ملاحظات الزوار، وعرض قائمة المواضيع على المدير، تجهيز كافة المعلومات للمدير، ترتيب مواعيد السفر بدقة وعناية، جمع المعلومات المتعلقة بالسفر، القيام بحجز السفر ومُتابعته كافة المعلومات، وإعداد ملف السفر، إخبار الجهة التي سوف تستضيفه عن موعد وصول المدير وإلغاء الزيارة حسب رغبة المدير.
ومن مهام السكرتير التنفيذي النسخ والتصوير وتدقيق جميع المعاملات من وإلى داخل المنشآت والشركات.
يقوم السكرتير التنفيذي للمدير المسؤول بالمؤسسة حسب مركزه سواء كان رئيس شركة أو مدير تنفيذي في إدارة الوقت؛ وذلك لضرورة إدارة الوقت في جميع المنشآت كافةً من خلال تنظيم الأوقات لإنجاز الأعمال على مدار الساعة.
وفي النهاية نستنتج أن السكرتاريا التنفيذية تعتبر بأنها البُنية الأساسية في إدارة المكاتب، والسكرتير التنفيذي يقوم بمهام ووظائف مهمة في المكتب ومساعدة المدير على أداء أعماله بالشكل الصحيح مع إدارة الوقت.
