هناك نوعان من القواعد التي يتم تطبيقها في أفرقة الاجتماعات الإدارية، وهي القواعد الرسمية التي قد تكون مفروضة من الخارج، والقواعد التي تقوم المجموعة نفسها بوضعها.
القواعد التي تطبق في أفرقة الاجتماعات الإدارية:
- القواعد الرسمية: إن القواعد الخارجية قد تفرض قانون، كما هو الوضع بالنسبة لاجتماعات الشركات أو اجتماعات الحكومات المحلية، أو من خلال ممارسات موضوعة كما هو الحال بالنسبة لإجراءات الاجتماعات الرسمية، أو قد تُفرض بمعرفة سلطة أعلى في الجهة المعنية مثل مجلس الإدارة أو المجالس الأخرى.
وبعض أنواع الاجتماعات التي يكون فيها الجدل عادة وبائي مثل الاجتماعات السياسية، فهي بحاجة إلى قواعد صارمة تقوم بتغطية جميع الاحتمالات المنظورة، وبالنسبة لأنواع الاجتماعات الأخرى، بما فيها أغلب الاجتماعات الأكثر انتشارًا، لا بُدّ أن تكون هذه القواعد محددة ومبسطة.
ولكن مهما كان الوضع، سواء كانت القواعد تأتي من الخارج أم من الداخل، فإن جميع المجموعات سوف تعمل بشكل أفضل في وجود مجموعة مناسبة من القواعد تکون معروفة ويتم تطبيقها من دون خوف أو محاباة، ومثل هذه القواعد تساهم في إيجاد الشعور بالأمان يمكّن الأعضاء من التركيز على المهمة المطلوبة منهم بغير حاجة، إلى أن ينظروا من فوق أكتافهم، وتضمن أن كل الملتزمين بها لديهم نفس الحقوق في إبداء وجهات نظرهم.
- قواعد الطقوس: إن المجموعات قد تكتسب أسلوب خاص في عمل الأشياء قد يكون مختلف عمّا ورد في الكتاب الرسمي. ومثل هذه القواعد يمكن أن تتم صياغتها في شكل رسمي وتدوينها، ويمكن أن تكون قائمة فقط بحكم الممارسة، كأن يقال بحزم للموظفين الجدد: (إن الأسلوب الذي تتبعه هنا هو …)، والمجموعات القائمة منذ فترة طويلة سوف تحدد الطقوس الخاصة بها، أما المجموعات التي تنشأ لمرة واحدة فقط والمجموعات غير الناجحة، فسوف تتصرف بناءً للقواعد التي يمليها عليها قائد الاجتماع والمشاركين في الاجتماع الأكثر تأثير.
وللطقوس أهمية كبرى بالنسبة للمجموعات القائمة منذ فترة طويلة، التي تشعر بقلق كبير من ناحية هويتها أو ربما غير متأكدة من هذه الهوية، وهذه الطقوس يتم وضعها في الغالب من قِبل الجمعيات السرية وشبه السرية، والمجموعات الأخرى التي تستشعر الحاجة إلى تأكيد الذات في مواجهة عالم عدائي وعندما تكون هذه الطقوس قائمة بالفعل، فإنها قد تكتسب أهمية كبرى والجزاء، الذي يلحق بأعضاء المجموعة الذين يتجاوزنها قد يكون عنيفًا.
- قواعد قبول الأعضاء الجدد: إن أغلب المجموعات القائمة منذ فترة زمنية طويلة قد تصبح قلقة بعض الشيء إزاء نقاء ووضع الأعضاء لديها وتميزهم، مثل النوادي المقتصرة على فئة محددة من أن يتسلل إليها النوع الخطأ من الأشخاص، ولهذا السبب فإن أحد أقوى الطقوس قد يكون مرتبط بديمومة المجموعة، وباختيار وضم الأعضاء الجدد وشاغلي المناصب والقادة.
فحفلات قبول الأعضاء الجدد ليست إلا أمثلة على ما سبق لكنها لا تُعقد بشكل مفتوح، ولكن في هذه المجموعات كما في غيرها هناك حاجة ضرورية إلى إخضاع الأعضاء الجدد لنوع من التجربة أو الاختبار، وسوف يتم فحصهم واختبارهم، وأحيانًا يكون هذا بأسلوب دقيق وغير مباشر، وأحيانًا أخرى بشكل صريح وإبقاؤهم على مسافة محددة إلى أن يبينوا جدارتهم بالانتماء للمجموعة، فإن تقديم القادم الجديد من قِبل شخص يحظى بالاحترام سوف يفعل الكثير لأختصار فترة الاختبار.
- قواعد الانتماء لزملاء الدراسة القدامى: إن ظاهرة الانتماء لزملاء الدراسة القدامى لم تمت ولن تموت أبدًا، فهذه المسألة ليس لها علاقة فقط بالذهاب إلى المدرسة الحكومية الملائمة، وإنما تنطبق على كل الطبقات الاجتماعية، وأي مجموعة سوف تصغى بانتباه وفي الغالب بشكل لا شعوری، إلى ما يقوله القادم الجديد وإلى الكيفية التي يقول بها.
كما سوف يسعى أعضاؤها إلى استنباط أي معلومات تدل على خلفيته أو معتقداته، وعلى الأفراد الذين يعرفهم وذلك لضمان على أنه يستحق الانضمام إليهم. هذا الفحص يمكن أن يكون دقيق للغاية، وكلمة واحدة يمكن أن تعطي القادم الجديد الفرصة للانضمام إلى المجموعة أو أن تقضي على هذه الفرصة تمامًا.
- قواعد العقوبات: إن الطرق التي تستخدمها المجموعات لضمان اتباع وتنفيذ القواعد الخاصة بالاجتماع تتوقف على مدى الرسمية للمجموعة، والمجموعات الرسمية سوف يكون لها سلطات محددة في قوانينها، يمكن من خلالها أن يطلب إلى الأعضاء الذين تجاوزوا الحدود أن يصمتوا أو أن يجلسوا.
ويمكن أيضًا تعليق عضويتهم أو حرمانهم منها، أما المجموعات غير الرسمية فسوف تعتمد على الضغوط الاجتماعية التي يمكنها ممارستها، ليس فقط ضمن نطاق اجتماعات للمجموعة، ولكن أيضًا خارج الاجتماع وبالنسبة للعديد من المجموعات الراسخة فإن مثل هذه الضغوط يمكن أن تكون أبعد مدى و أقوى من إجراءات التأديب الرسمية.
