رئيس الاجتماع وسكرتيره شخصيتان رئيسيتان في كل الاجتماعات، حيث يختلف كل اجتماع عن الآخر وتكون متطلباته مختلفة، ورغم ذلك فإنهما شخصيتان رئيسيتان في أغلبية الاجتماعات، فالألقاب يمكن أن تختلف، لكن يجب أن يشرف شخص على سير الحوار ويشرف آخر على سير التسجيلات، فالاجتماع الناجح بتطلب كليهما، فمساهمتهما سوية وكل على حدة له دور مهم جدًا.
رئيس الاجتماع:
يجب في العادة أن يكون لرئيس الاجتماع دور فعّال، فهو يعتبر جهاز التحكم الأساسي ويعتبر وضع رئيس الاجتماع مركزي في فعالية الاجتماع، ومساهمته في عمله وتحديده لهذا العمل ودرجة تجاوب أعضاء الاجتماع مع الإدارة. وبالرغم من اختلاف وظيفة رئيس الاجتماع عن وظيفة السكرتير يجب أن يكون هناك تعاون لإنجاح الاجتماع وجعله فعّال ومؤثر، ويجب أن يعرف كل منهم واجباته ويدرك مسؤوليته، ويجب على رئيس الاجتماع أن ينفذ جميع الأدوار التالية:
- تحمل مسؤولية تقدم الاجتماع إلى الاتجاه الذي يكون سبب في حل كل البنود، بشرط أن تكون بنود الاجتماع وأهدافه محدده.
- أن يستشعر النتيجة التي من الواجب الوصول لها في كل بند من بنود الاجتماع، وبالتالي تحقيق أهداف الاجتماع ككل.
- أن يكون رئيس الاجتماع واثق من مناقشة كل بند في جدول الأعمال خلال الاجتماع، وأنه قام بالاستماع إلى كل المشاركين بخصوص البند المطروح، وهذا يمنح المشاركين دفعة إيجابية باتجاه العمل، وليس الدافع السلبي ليبادروا بأنفسهم.
- إعادة الاجتماع نحو الوراء إذا ظهر أنه ابتعد عن الموضوع الأساسي.
- أن يكون واثق من القرارات المتخذة يتم تسجيلها.
- الإشراف على الحوار وعلى الاجتماع نفسه، فرئيس الاجتماع هو المشرف، والمشرف الفعّال هو الذي يسمح للأمر بالحدوث وللنتائج بالتحقق من خلال الأفراد.
سكرتير الاجتماع:
يجب أن يكون مرئي ولكن غير مسموع، فعليه أن يقوم بتقديم الدعم الإداري للاجتماع؛ حتى لا يكون الاجتماع عفوي، ومن أدوار السكرتير في الاجتماع ما يلي:
- تجهيز جدول الأعمال بالتعاون مع رئيس الاجتماع والدعوة للاجتماع.
- التأكد من تكامل العدد القانوني من المجتمعين لبدء الاجتماع وعدم إهدار الوقت في انتظار الآخرين.
- استلام اعتذارات الغياب عن الاجتماع ورفع التقارير بها وتسجيلها.
- تجهيز احتياطي للوثائق حتى يسلمها للمشاركين، والتأكد من حصول الجميع عليها.
- التأكد من الضروريات في مكانها من مشروبات وأدوات كتابة وأقلام ودفاتر وغيرها.
