اقرأ في هذا المقال
يعتمد الأمناء على مجموعة متنوعة من المهارات لمساعدتهم على النجاح في وظائفهم حيث أنه في كثير من الأحيان، قد يكون السكرتارية هم الأفراد المسؤولين عن الحفاظ على إدارة المكتب، والعمليات المكتبية بدقة وسلاسة.
مهام السكرتارية الناجحة
- السكرتير هو محترف إداري يلعب دورًا أساسيًا في الأعمال والبيئات التنظيمية الأخرى.
- الأمناء هم عادةً الأفراد الذين يحافظون على مهام المكتب وينظمونها.
- الأمناء ينفذون الإجراءات ويقومون بواجبات إدارية إضافية، اعتمادًا على طبيعة عملهم.
- اختلاف المهام الإدارية التي يتحملها السكرتير بين الصناعات مثل القانون وقطاعات الشركات.
- الخاصة والهيئات الحكومية.
- قد يكون السكرتير مسؤولاً عن العديد من المهام المشتركة.
الواجبات المشتركة للسكرتير
- العمل كموظف استقبال للترحيب بالعملاء والزوار.
- الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها.
- تنظيم المستندات والأوراق والحفاظ على نظام حفظ الملفات.
- مساعدة المشرفين والموظفين في مشاريع الشركة ومهامها.
في بعض الأحيان هذه المسؤوليات مطلوبة من أعمال السكرتارية، فإن الواجبات الأساسية التي قد يؤديها السكرتير في وظيفته يمكن أن تشمل المزيد من المهام الإدارية، اعتمادًا على المكان الذي يعملون فيه.
ما هي أهم واجبات ومسؤوليات السكرتير
- نظيم المستندات والأوراق والحفاظ على نظام حفظ الملفات.
- تنظيم وتوزيع الرسائل.
- المحافظة على جداول الشركة.
- تنظيم وحفظ المستندات والملفات الخاصة المتعلقة بسرية أعمال الشركة من قبل المدير.
- تحية العملاء والضيوف من رجال الأعمال.
- توثيق المعلومات المالية.
- صيانة وطلب اللوازم المكتبية.
- جدولة الاجتماعات والمؤتمرات.
- مساعدة المديرين التنفيذيين في مهام المشروع.
- الإشراف على الموظفين الجدد.
- التنسيق مع المنظمات الأخرى.
- تنفيذ الإجراءات الإدارية.
- مساعدة المشرفين والموظفين في مشاريع الشركة ومهامها.
يعد السكرتير محترف إداري يلعب دورًا أساسيًا في الأعمال والبيئات التنظيمية الأخرى، حيث أن الأمناء هم عادةً الأفراد الذين يحافظون على مهام المكتب وينظمونها، وينفذون الإجراءات ويقوموا بواجبات إدارية إضافية اعتماداً على طبيعة عملهم.
أن السكرتارية تتطلب أيضاً أن تتولى مجموعة متنوعة من المهام والمسؤوليات المختلفة، فقد يكون من الضروري أن يمتلك السكرتارية مجموعة واسعة من المهارات مثل المهارات الإدارية ومهارات الاتصال ومهارات خدمة العملاء والمهارات الفنية والمهارات التحليلية ومهارات حل المشكلات، وقد يعتمد الأمناء أيضًا على مهارات القيادة لتنظيم وتوجيه موظفي المكتب والإجراءات الإدارية داخل الشركة.
