أصبح البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من الاتصال في حياتنا الشخصية والمهنية. إن معرفة آداب البريد الإلكتروني المناسبة أمر مهم لإحداث انطباع جيد لدى المستلم والتأكد من تلقي رسالتك بشكل إيجابي.
آداب السلوك في استعمال البريد الإلكتروني
فيما يلي بعض النقاط الأساسية التي يجب مراعاتها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني:
- استخدم سطر موضوع واضحًا وموجزًا: يجب أن يمنح سطر الموضوع المستلم فكرة عن موضوع البريد الإلكتروني ويشجعه على فتحه.
- استخدم تحية احترافية: إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما لأول مرة ، فابدأ بتحية رسمية مثل “عزيزي [اسم المستلم]” ، ما لم يُطلب منك تحديدًا خلاف ذلك.
- كن على دراية بنبرة صوتك: استخدم دائمًا نبرة مهذبة واحترافية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. تجنب استخدام الأحرف الكبيرة أو علامات التعجب أو الكلمات العامية التي يمكن أن تكون غير مهنية أو غير رسمية بشكل مفرط.
- اجعلها قصيرة ومباشرة: احترم وقت المستلم واجعل رسائل البريد الإلكتروني موجزة. استخدم النقاط أو القوائم المرقمة لتسهيل قراءة رسالتك.
- التدقيق اللغوي قبل الإرسال: تحقق جيدًا من بريدك الإلكتروني بحثًا عن الأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية والأخطاء الأخرى قبل الضغط على زر الإرسال. استخدم التهجئة والقواعد الصحيحة لتكوين انطباع جيد.
- تجنب استخدام الاختزال أو الرموز التعبيرية: على الرغم من أن الاختزال والرموز التعبيرية قد تكون مناسبة في رسائل البريد الإلكتروني الشخصية ، إلا أنها قد تكون غير مهنية في بيئة العمل.
- الرد على الفور: عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا ، حاول الرد في أسرع وقت ممكن. هذا يدل على أنك تحترم وقت المرسل ويساعد في استمرار المحادثة.
- استخدم إغلاقًا واضحًا: أنهِ بريدك الإلكتروني بختام مهذب مثل “مع خالص التقدير” أو “مع أطيب التحيات”. سيترك هذا انطباعًا إيجابيًا لدى المتلقي.
باتباع هذه الإرشادات ، يمكنك التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك احترافية وفعالة وتحترم وقت المستلم. تعتبر آداب البريد الإلكتروني الجيدة مهارة مهمة يمكن أن تساعدك على بناء علاقات أقوى والتواصل بشكل أكثر فعالية في كل من حياتك الشخصية والمهنية.
