مع زيادة الاعتراف بالعمل الذي يقوم به مدير البرنامج التطوعي في المؤسسة، من المحتمل أن تكون هناك زيادة مماثلة في كمّ العمل المطلوب إنجازه، مثلاً يتعين تقديم تقارير أكثر، كما قد يتعين الوفاء بالمزيد من المتطلبات القانونية، حيث سوف يكون هناك زيادة في عدد الاجتماعات التي يجب حضورها.

كيفية استغلال الوقت للمتطوعين أثناء عملهم:

يجب أن ندرك أنَّ الوقت أحد مواردنا الثمينة، غير القابلة للتجديد، وعلينا أن نستغله لنحقق أفضل تأثير ممكن.


في الحالات التي يحضر فيها المتطوعين دوام عملهم المقرر كل أسبوع أو أسبوعين، سوف يكون من الأهمية بالاطلاع على مكان أن يستطيعوا الوصول إلى مدير البرنامج التطوعي، في الأوقات التي يحضرون فيها إلى الموقع، لذا يجب أن يبذل المديرون كل الجهود من أجل أن يسهّلوا على المتطوعين الوصول إليهم، من خلال تلك الأوقات، أو يفوضوا آخرين للتواصل معهم.

كيفية تخطي المشكلات التي تعوّق إدارة الوقت:

  • تحديد الأهداف أو النتائج المرجو تحقيقها، والعمل على وضع قائمة باﻷنشطة.

  • وضع خطة ﻷنشطة اليوم أو اﻷسبوع أو الشهر، وإعداد قائمة بالمهام حسب الأولوية.

  • تحديد مواعيد وجدول زمني للاجتماعات، بدلاً من عقدها كل ما تطلب الأمر.

  • الاحتفاظ بالحد الأدنى من الأمور الجانبية، في المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، والمناقشات والاجتماعات، ومعرفة ما الذي يجب أن يُقال أو يستمع إليه وإنهاء النقاش في الوقت المناسب.

  • تصنيف المستندات إلى صادر ووارد، والعمل على تقسيم المستندات، التي تحتاج إلى اهتمام فوري، وتفادي تكدس الأوراق على المكتبة بشكل دائم.

  • العمل على تنظيم محيط العمل، وذلك من خلال ترتيب الأثاث والأجهزة، لتقليل الاحتياج إلى التحرك في محيط العمل.

  • العمل على اتباع نظام جيد لترتيب وحفظ الملفات.

  • العمل على معالجة المستندات مرة واحدة فقط، إذا كان ذلك ممكناً، وأي تعامل معها على الفور ثمَّ إرسالها.

  • التأكد من إمكانية وصول الجميع للمعلومات الضرورية، على سبيل المثال من خلال دليل تشغيلي، لئلا يطلب الناس المساعدة باستمرار.

  • تعليم القراءة السريعة، وتطوير المهارات في كتابة التقارير والخطابات ورسائل البريد الإلكتروني، بحيث تكون واضحة وموجزة.

  • لا تسعى إلى تحقيق الكمال، عن طريق إضاعة الوقت في تفاصيل غير مهمة.